Zollprüfung in den § 2a-Branchen: Sofortmeldung, Ausweispflicht und Arbeitszeitaufzeichnung

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) gehört zum Zoll und darf angekündigt oder unangekündigt kommen. Ob eine Prüfung glatt verläuft, entscheidet sich nicht am Prüfungstag, sondern vorher: am ersten Arbeitstag jeder neuen Kraft und an jedem Tag, an dem Arbeitszeit anfällt. Dieser Beitrag geht die drei Pflichten der Reihe nach durch, zeigt sie an einem Beispiel mit echten Fristen und sagt, was Sie auf den Tisch legen.

Welche Branchen betroffen sind

§ 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) nennt die Wirtschaftsbereiche abschließend. Im Wortlaut:

1. im Baugewerbe,
2. im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
3. im Personenbeförderungsgewerbe,
4. im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste,
5. im Schaustellergewerbe,
6. im Gebäudereinigungsgewerbe,
7. bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
8. in der Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks nach § 2 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten in der Fleischwirtschaft,
9. im Prostitutionsgewerbe,
10. im Wach- und Sicherheitsgewerbe,
11. im Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Die Gebäudereinigung ist dabei (Nr. 6). Dieselbe Aufzählung steht wortgleich in § 28a Abs. 4 SGB IV für die Sofortmeldung, und § 17 Abs. 1 MiLoG verweist für die Aufzeichnungspflicht ausdrücklich auf § 2a SchwarzArbG. Eine Liste also, an der drei Pflichten hängen. Bei Leiharbeit verteilen sich die Pflichten: Leiharbeitskräfte, die in eine dieser Branchen überlassen werden, müssen nach dem Merkblatt des Zolls ihren Ausweis mitführen, und der Verleiher muss sie schriftlich darauf hinweisen. Die Arbeitszeit zeichnet nach § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG der Entleiher auf.

Die Sofortmeldung

Nach § 28a Abs. 4 SGB IV melden Arbeitgeber dieser Branchen den Tag des Beginns einer Beschäftigung spätestens bei deren Aufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung. Die Meldung enthält vier Angaben: Familien- und Vornamen, die Versicherungsnummer (falls nicht bekannt: Tag und Ort der Geburt und die Anschrift), die Betriebsnummer des Arbeitgebers und den Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Die Sofortmeldung ersetzt die gewöhnliche Anmeldung zur Sozialversicherung nicht; das Gesetz sagt ausdrücklich, dass sie nicht als Meldung nach Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 gilt, also nicht als Anmeldung bei Beschäftigungsbeginn. Für Minijobs schreibt die Minijob-Zentrale, dass die Sofortmeldung zusätzlich zur Anmeldung bei ihr nötig ist, und zwar vor Beginn der Beschäftigung, spätestens unmittelbar vor Arbeitsbeginn. Die Aushilfe, die am Samstagabend „nur mal eben" einspringt, ist also vor ihrer ersten Minute zu melden.

Abgegeben wird die Meldung aus der Lohnsoftware oder vom Lohnbüro. Zeitflex gibt keine Sofortmeldung ab und übermittelt nichts an die Rentenversicherung. Wer das Lohnbüro beauftragt, braucht deshalb einen festen Weg, auf dem eine Neueinstellung dort ankommt, bevor die Person anfängt.

Ausweis und schriftlicher Hinweis

§ 2a Abs. 1 SchwarzArbG verpflichtet alle Personen, die in diesen Branchen Dienst- oder Werkleistungen erbringen, ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen und dem Zoll auf Verlangen vorzulegen. Das trifft nach dem Merkblatt des Zolls nicht nur Arbeitnehmer, sondern etwa auch Selbstständige. Zwei Einzelheiten aus dem Merkblatt, die im Alltag zählen: Der Ausweis muss nicht am Körper getragen werden, er gilt als mitgeführt, wenn er unmittelbar am Ort der Prüfung eingesehen werden kann. Und er muss im Original vorliegen, weil eine Kopie nicht zeigt, ob das Dokument echt und gültig ist.

Für den Betrieb kommt § 2a Abs. 2 hinzu: Sie müssen jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer vor der ersten Leistung nachweislich und schriftlich auf die Mitführungspflicht hinweisen, diesen Hinweis für die Dauer der Tätigkeit aufbewahren und ihn bei einer Prüfung auf Verlangen vorlegen. Naheliegend ist ein kurzes Blatt, das die Pflicht in einem Satz erklärt und das die Person mit Datum unterschreibt — die Unterschrift belegt, dass und wann der Hinweis gegeben wurde. Ein mündlicher Hinweis bei der Einarbeitung genügt dem Wortlaut nicht.

Die Arbeitszeitaufzeichnung

§ 17 Abs. 1 MiLoG verlangt für alle Beschäftigten in den § 2a-Branchen und für Minijobs in jeder Branche, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Minijobs in Privathaushalten nach § 8a SGB IV sind ausgenommen. Werden Leiharbeitskräfte in eine dieser Branchen überlassen, trifft die Aufzeichnungspflicht den Entleiher (§ 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG). Nach § 17 Abs. 2 MiLoG halten Sie die für die Mindestlohnkontrolle nötigen Unterlagen im Inland und in deutscher Sprache bereit, auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung.

Die Mindestlohn­dokumentations­pflichten­verordnung nimmt einige Beschäftigte aus: Wer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von mehr als 4.461 Euro brutto bezieht, fällt nicht unter § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG; bei mehr als 2.974 Euro gilt das auch, wenn Sie dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt haben. Ausgenommen sind außerdem im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Für diese Personen müssen Sie dann die Unterlagen bereithalten, aus denen sich die Ausnahme ergibt (§ 1 Abs. 3 MiLoDokV).

Eine Erleichterung gibt es für ausschließlich mobile Tätigkeiten, etwa die Zustellung, den Gütertransport oder die Personenbeförderung. Gibt der Betrieb dort Beginn und Ende der Arbeitszeit nicht vor und teilen die Beschäftigten ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich ein, genügt nach § 1 der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) die Aufzeichnung der Dauer. Das gilt für § 17 MiLoG ebenso wie für § 19 AEntG.

Gilt für Ihren Betrieb eine Arbeitsbedingung nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, deren Einhaltung der Zoll kontrolliert, verlangt § 19 Abs. 1 AEntG dieselbe Aufzeichnung — und bei stundenbezogenen Zuschlägen zusätzlich Beginn, Ende und Dauer der zuschlagsberechtigten Zeit mit Angabe des jeweiligen Zuschlags. Bei Bauleistungen sind die Unterlagen auf Verlangen auf der Baustelle bereitzuhalten (§ 19 Abs. 2 AEntG).

Rechenbeispiel: der erste Einsatz einer Reinigungskraft

Ein Reinigungsbetrieb stellt eine Minijobberin ein. Ihre erste Schicht ist am Montag, 5. Oktober 2026, von 6:00 bis 9:30 Uhr im Bürogebäude eines Kunden. So ergeben sich die Pflichten und Fristen aus dem Gesetz:

Zum Vergleich der Objektleiter desselben Betriebs: Er bezieht ein verstetigtes Monatsentgelt von 4.500 Euro brutto. Das liegt über der Grenze von 4.461 Euro, § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG gelten für ihn nicht; bereithalten müssen Sie dann die Unterlagen, die dieses Entgelt belegen. Die allgemeine Pflicht, Arbeitszeit zu erfassen, bleibt davon unberührt — sie folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz, wie der Beitrag zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erklärt. Und die Entgeltgrenze in § 1 Abs. 1 MiLoDokV nennt nur das Mindestlohngesetz: Gilt für Ihren Betrieb eine Arbeitsbedingung nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, deren Einhaltung der Zoll kontrolliert, befreit sie nicht von der Aufzeichnung nach § 19 Abs. 1 AEntG.

So läuft eine Prüfung ab

Welche Betriebe geprüft werden, entscheidet der Zoll nach einer Risikobewertung; zusätzlich prüft er ausdrücklich auch Fälle ohne Risikohinweis (§ 2 Abs. 5 SchwarzArbG). Den Ablauf regeln vor allem die §§ 3 und 5 SchwarzArbG:

1. BetretenDie Prüfer dürfen angekündigt oder unangekündigt Geschäftsräume und Grundstücke betreten, nicht aber Wohnungen — während der Arbeitszeit der dort Tätigen oder der Geschäftszeit. Arbeiten Ihre Leute bei Dritten, etwa im Objekt eines Kunden, gilt das dort entsprechend (§ 3 Abs. 1 und 2).
2. PersonenbefragungWer angetroffen wird, gibt auf Verlangen Personalien an, zeigt den Ausweis und macht Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, zum Beispiel zu Arbeitszeit, Entlohnung und Arbeitsvertrag (zoll.de, „Pflichten bei Prüfungen").
3. Prüfung der GeschäftsunterlagenDie Prüfer sehen Unterlagen und Daten ein, aus denen sich Umfang, Art und Dauer der Beschäftigung ergeben. Das kann vor Ort geschehen, später schriftlich oder elektronisch innerhalb einer angemessenen Frist oder an der Amtsstelle (§ 3 Abs. 1a, § 5 Abs. 1). Liegen Unterlagen bei Ihrer Steuerkanzlei, müssen Sie sie zugänglich machen.

Sie sind verpflichtet, die Prüfung zu dulden und mitzuwirken. Auskünfte, die Sie oder Ihre Angehörigen im Sinne von § 15 der Abgabenordnung der Gefahr einer Verfolgung wegen einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit aussetzen würden, dürfen Sie verweigern (§ 5 Abs. 1 Satz 2 SchwarzArbG).

Was Sie vorlegen

Bußgeldrahmen

Die folgenden Beträge sind die Höchstbeträge, die das jeweilige Gesetz androht. Bei fahrlässigem Handeln kann das Höchstmaß nur zur Hälfte ausgeschöpft werden, wo das Gesetz Vorsatz und Fahrlässigkeit gleich bedroht, so im Mindestlohngesetz und im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 17 Abs. 2 OWiG). Umgekehrt darf eine Geldbuße das Höchstmaß übersteigen, wenn es nicht reicht, um den wirtschaftlichen Vorteil aus dem Verstoß abzuschöpfen (§ 17 Abs. 4 OWiG). Wie hoch eine Geldbuße im Einzelfall ausfällt, setzt die Behörde fest.

Wobei Zeitflex hilft — und wobei nicht

Zeitflex ist eine Zeiterfassung mit eingebauter Lohnvorbereitung für kleine Betriebe in Deutschland. Ihre Leute stempeln im Handy-Browser, an einem Tablet am Eingang oder am PC; Zeitflex rechnet Pausen, Rundung und Zuschläge minutengenau, prüft die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und übergibt den fertigen Monat als DATEV- oder CSV-Datei an das Lohnbüro. Die Lohnabrechnung selbst macht Zeitflex nicht.

Dabei hilft Zeitflex:

• Bei der Aufzeichnung nach § 17 MiLoG. Beginn und Ende entstehen beim Stempeln, nicht Tage später aus dem Gedächtnis. Am Tablet-Terminal stempeln Aushilfen mit einer PIN; fällt dort das Netz aus, arbeitet das Tablet bis zu 72 Stunden weiter (Stempeln per Handy, Tablet oder Browser).
• Nachvollziehbare Korrekturen. Ändern dürfen nur Inhaber und Führung, und nur mit einer Begründung von 5 bis 500 Zeichen; die alte Fassung bleibt im Änderungsprotokoll.
• Die Prüfungsmappe (Zoll) im Tarif Pro: ein PDF je abgeschlossenem Monat mit einem Blatt je Person, einer Zeile je Kalendertag und allen Korrekturen samt Grund (Zollprüfung: was Sie vorlegen). Die Aufzeichnung selbst gibt es in jedem Tarif.
• Ein Ort für den unterschriebenen Hinweis. Inhaber und Führung können das Blatt als PDF oder Foto zum Beispiel zusammen mit dem Arbeitsvertrag im Ordner „Verträge" ablegen (Dokumente und Nachweise ablegen).

Das macht Zeitflex nicht: Zeitflex gibt keine Sofortmeldung und keine Anmeldung zur Sozialversicherung ab — das bleibt bei Ihrer Lohnsoftware oder Ihrem Lohnbüro. Zeitflex erstellt keine Lohnabrechnung, prüft keine Ausweise und ist keine Rechtsberatung: Es warnt früh, entscheiden müssen Sie. Und ein System, in das niemand stempelt, ist keine Aufzeichnung — die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber.

Häufige Fragen

Quellen

Alle Angaben am 28. September 2026 an diesen Stellen nachgelesen:

• § 2a SchwarzArbG — Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren
• § 2 SchwarzArbG — Prüfungsaufgaben, § 3 — Befugnisse, § 5 — Duldungs- und Mitwirkungspflichten, § 8 — Bußgeldvorschriften
• § 28a SGB IV — Meldepflicht, Abs. 4: Sofortmeldung und § 111 SGB IV — Bußgeldvorschriften
• § 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten und § 21 MiLoG — Bußgeldvorschriften
• § 1 MiLoDokV — Einschränkung der Dokumentationspflichten
• § 1 MiLoAufzV — Aufzeichnung bei ausschließlich mobilen Tätigkeiten
• § 6 DEÜV — Frist der Anmeldung
• § 17 OWiG — Höhe der Geldbuße
• § 19 AEntG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
• Zoll: Merkblatt zur Sofortmeldepflicht, zur Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren und zur Hinweispflicht des Arbeitgebers (Stand: 30. Dezember 2025, PDF)
• Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 369)
• Zoll: Pflichten bei Prüfungen
• Minijob-Zentrale: Sofortmeldung im Minijob