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Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) gehört zum Zoll und darf angekündigt oder unangekündigt kommen. Ob eine Prüfung glatt verläuft, entscheidet sich aber nicht am Prüfungstag, sondern am ersten Arbeitstag jeder neuen Kraft: Die Sofortmeldung muss raus sein, bevor die Person anfängt, der schriftliche Hinweis auf die Ausweispflicht muss unterschrieben vorliegen, und ab dem ersten Tag läuft die Frist für die Arbeitszeitaufzeichnung. Dieser Beitrag nennt die elf Branchen im Wortlaut, die Fristen mit Fundstelle, die Bußgeldrahmen und das, was Sie bei einer Prüfung auf den Tisch legen. Arbeitszeiten vollständig aufzeichnen und bei einer Prüfung vorlegen: Zeitflex ab 0 € starten.
Was ist die Sofortmeldung und wer muss sie abgeben?
Die Sofortmeldung ist die Meldung des Beschäftigungsbeginns an die Datenstelle der Rentenversicherung, die § 28a Abs. 4 SGB IV für elf Wirtschaftsbereiche verlangt. Sie enthält vier Angaben: Familien- und Vornamen, die Versicherungsnummer (ist sie nicht bekannt: Tag und Ort der Geburt und die Anschrift), die Betriebsnummer des Arbeitgebers und den Tag der Beschäftigungsaufnahme. Mehr steht nicht im Gesetz, und mehr braucht die Meldung auch nicht.
Die Aufzählung der Branchen ist abschließend. Wortgleich steht sie in § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, dort für die Pflicht, den Ausweis mitzuführen. Am 28. Oktober 2026 im Gesetzestext nachgelesen, Bereich für Bereich:
| Branche | Sofortmeldung | Ausweis |
|---|---|---|
| Baugewerbe | ja | ja |
| Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe | ja | ja |
| Personenbeförderungsgewerbe | ja | ja |
| Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste | ja | ja |
| Schaustellergewerbe | ja | ja |
| Gebäudereinigungsgewerbe | ja | ja |
| Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen | ja | ja |
| Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks nach § 2 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten in der Fleischwirtschaft | ja | ja |
| Prostitutionsgewerbe | ja | ja |
| Wach- und Sicherheitsgewerbe | ja | ja |
| Friseur- und Kosmetikgewerbe | ja | ja |
Die beiden rechten Spalten sind nicht zufällig gleich: § 28a Abs. 4 SGB IV und § 2a Abs. 1 SchwarzArbG zählen dieselben elf Bereiche in derselben Reihenfolge auf, und § 17 Abs. 1 MiLoG verweist für die Aufzeichnungspflicht ausdrücklich auf § 2a SchwarzArbG. Eine Liste, an der drei Pflichten hängen. Für die Praxis heißt das: Wer melden muss, muss auch auf den Ausweis hinweisen und die Arbeitszeit aufzeichnen. Die Gebäudereinigung ist dabei (Nr. 6), das Fleischerhandwerk ausdrücklich nicht (Nr. 8).
Bei Leiharbeit verteilen sich die Pflichten. Leiharbeitskräfte, die in eine dieser Branchen überlassen werden, müssen nach dem Merkblatt des Zolls ihren Ausweis mitführen, und der Verleiher muss sie schriftlich darauf hinweisen. Die Arbeitszeit zeichnet nach § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG der Entleiher auf, also der Betrieb, in dem gearbeitet wird.
Bis wann muss die Sofortmeldung raus?
Spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, sagt § 28a Abs. 4 Satz 1 SGB IV. Das ist keine Tagesfrist, sondern ein Zeitpunkt: vor der ersten Arbeitsminute. Die Minijob-Zentrale formuliert es für Minijobs genauso, nämlich vor Beginn der Beschäftigung, spätestens unmittelbar vor Arbeitsbeginn. Fünf weitere Fristen hängen daran, und sie laufen unterschiedlich lang:
| Pflicht | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Sofortmeldung | spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, also vor der ersten Arbeitsminute | § 28a Abs. 4 Satz 1 SGB IV |
| Anmeldung zur Sozialversicherung | mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung | § 6 DEÜV |
| Schriftlicher Hinweis auf die Ausweispflicht | nachweislich und schriftlich vor der ersten Dienst- oder Werkleistung | § 2a Abs. 2 SchwarzArbG |
| Hinweis aufbewahren | für die Dauer der Tätigkeit, auf Verlangen vorlegen | § 2a Abs. 2 SchwarzArbG |
| Arbeitszeit aufzeichnen | bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages | § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG |
| Aufzeichnungen aufbewahren | mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt | § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG |
Die Sofortmeldung ersetzt die gewöhnliche Anmeldung also nicht. Das Gesetz sagt das ausdrücklich: Sie gilt nicht als Meldung nach § 28a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB IV. Deshalb stehen beide in der Tabelle, mit verschiedenen Fristen. Für Minijobs schreibt die Minijob-Zentrale ebenso, dass die Sofortmeldung zusätzlich zur Anmeldung bei ihr nötig ist.
Abgegeben wird sie aus der Lohnsoftware oder vom Lohnbüro. Zeitflex gibt keine Sofortmeldung ab und übermittelt nichts an die Rentenversicherung. Genau hier reißt die Kette im Alltag: Die Zusage fällt am Freitagabend, gearbeitet wird am Samstag, und das Lohnbüro erfährt davon am Montag. Dann ist die Frist vorbei. Wer das Lohnbüro melden lässt, braucht einen festen Weg, auf dem eine Neueinstellung dort ankommt, bevor die Person anfängt: eine Mail oder ein Anruf am Tag der Zusage, nicht zum Monatsende mit den Stunden. Dasselbe gilt für die Aushilfe, die „nur mal eben" einspringt, und für eine kurzfristige Beschäftigung von einem einzigen Tag.
Ausweis und schriftlicher Hinweis
§ 2a Abs. 1 SchwarzArbG verpflichtet alle Personen, die in diesen Branchen Dienst- oder Werkleistungen erbringen, ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen und den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorzulegen. Das trifft nach dem Merkblatt des Zolls nicht nur Arbeitnehmer, sondern etwa auch Selbstständige. Zwei Einzelheiten aus dem Merkblatt zählen im Alltag: Der Ausweis muss nicht am Körper getragen werden, er gilt als mitgeführt, wenn er unmittelbar am Ort der Prüfung eingesehen werden kann. Und er muss im Original vorliegen, weil eine Kopie nicht zeigt, ob das Dokument echt und gültig ist. Wer im Objekt eines Kunden oder auf einer Baustelle arbeitet, braucht ihn also dort, nicht im Betrieb (ob die Fahrt dorthin schon Arbeitszeit ist, steht im Beitrag zur Fahrt zur Baustelle).
Für den Betrieb kommt § 2a Abs. 2 hinzu: Sie müssen jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer vor der ersten Leistung nachweislich und schriftlich auf die Mitführungspflicht hinweisen, diesen Hinweis für die Dauer der Tätigkeit aufbewahren und ihn bei einer Prüfung auf Verlangen vorlegen. Naheliegend ist ein kurzes Blatt, das die Pflicht in einem Satz erklärt und das die Person mit Datum unterschreibt. Die Unterschrift belegt, dass und wann der Hinweis gegeben wurde. Ein mündlicher Hinweis bei der Einarbeitung genügt dem Wortlaut nicht, auch wenn er gut gemeint ist.
Die Arbeitszeitaufzeichnung
§ 17 Abs. 1 MiLoG verlangt für alle Beschäftigten in den § 2a-Branchen und für Minijobs in jeder Branche, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Minijobs in Privathaushalten nach § 8a SGB IV sind ausgenommen. Werden Leiharbeitskräfte in eine dieser Branchen überlassen, trifft die Aufzeichnungspflicht den Entleiher (§ 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG). Nach § 17 Abs. 2 MiLoG halten Sie die für die Mindestlohnkontrolle nötigen Unterlagen im Inland und in deutscher Sprache bereit, auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung. Was das für Minijobs heißt, steht ausführlich im Beitrag zum Stundenzettel nach § 17 MiLoG. Wie sich Beginn und Ende am Tablet erfassen lassen, zeigt der Beitrag Stempeluhr am Tablet.
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung nimmt einige Beschäftigte aus: Wer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von mehr als 4.461 Euro brutto bezieht, fällt nicht unter § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG; bei mehr als 2.974 Euro gilt das auch, wenn Sie dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt haben. Ausgenommen sind außerdem im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Für diese Personen müssen Sie dann die Unterlagen bereithalten, aus denen sich die Ausnahme ergibt (§ 1 Abs. 3 MiLoDokV).
Eine Erleichterung gibt es für ausschließlich mobile Tätigkeiten, etwa die Zustellung, den Gütertransport oder die Personenbeförderung. Gibt der Betrieb dort Beginn und Ende der Arbeitszeit nicht vor und teilen die Beschäftigten ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich ein, genügt nach § 1 der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) die Aufzeichnung der Dauer. Alle drei Voraussetzungen müssen zusammen vorliegen; sobald Sie Schichten vorgeben, ist die Erleichterung weg.
Gilt für Ihren Betrieb eine Arbeitsbedingung nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, deren Einhaltung der Zoll kontrolliert, verlangt § 19 Abs. 1 AEntG dieselbe Aufzeichnung, bei stundenbezogenen Zuschlägen zusätzlich Beginn, Ende und Dauer der zuschlagsberechtigten Zeit mit Angabe des jeweiligen Zuschlags. Bei Bauleistungen sind die Unterlagen auf Verlangen auf der Baustelle bereitzuhalten (§ 19 Abs. 2 AEntG). Technisch ist das kein großer Unterschied, solange jede Schicht beim Stempeln entsteht und nicht Tage später aus dem Gedächtnis: Stempeln per Handy, Tablet und Browser löst genau diesen Teil.
Rechenbeispiel: der erste Einsatz einer Reinigungskraft
Ein Reinigungsbetrieb stellt eine Minijobberin ein. Ihre erste Schicht ist am Montag, 2. November 2026, von 6:00 bis 9:30 Uhr im Bürogebäude eines Kunden. So ergeben sich die Pflichten und Fristen aus dem Gesetz:
| Pflicht | Frist im Beispiel | Grundlage |
|---|---|---|
| Sofortmeldung | abgegeben spätestens bei Arbeitsaufnahme, also vor 6:00 Uhr am 2. November 2026 (nach der Minijob-Zentrale: vor Beginn der Beschäftigung, spätestens unmittelbar vor Arbeitsbeginn) | § 28a Abs. 4 SGB IV |
| Anmeldung bei der Minijob-Zentrale | zusätzlich zur Sofortmeldung, mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn | § 6 DEÜV |
| Schriftlicher Hinweis | unterschrieben vor Schichtbeginn, aufbewahrt, solange sie für den Betrieb arbeitet | § 2a Abs. 2 SchwarzArbG |
| Ausweis | im Original am Einsatzort, auch beim Kunden | § 2a Abs. 1 SchwarzArbG |
| Aufzeichnung | 6:00 bis 9:30 Uhr, Dauer 3 Stunden 30 Minuten, erfasst spätestens bis Montag, 9. November 2026, 24:00 Uhr | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Aufbewahrung | mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt, also frühestens ab dem 10. November 2028 vernichten | § 17 Abs. 1 MiLoG |
Zum Vergleich der Objektleiter desselben Betriebs: Er bezieht ein verstetigtes Monatsentgelt von 4.500 Euro brutto. Das liegt über der Grenze von 4.461 Euro, § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG gelten für ihn nicht; bereithalten müssen Sie dann die Unterlagen, die dieses Entgelt belegen. Die allgemeine Pflicht, Arbeitszeit zu erfassen, bleibt davon unberührt, denn sie folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz, wie der Beitrag zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erklärt. Und die Entgeltgrenze in § 1 Abs. 1 MiLoDokV nennt nur das Mindestlohngesetz: Gilt für Ihren Betrieb eine Arbeitsbedingung nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, deren Einhaltung der Zoll kontrolliert, befreit sie nicht von der Aufzeichnung nach § 19 Abs. 1 AEntG.
So läuft eine Prüfung ab
Welche Betriebe geprüft werden, entscheidet der Zoll nach einer Risikobewertung; zusätzlich prüft er ausdrücklich auch Fälle ohne Risikohinweis (§ 2 Abs. 5 SchwarzArbG). Den Ablauf regeln vor allem die §§ 3 und 5 SchwarzArbG:
- BetretenDie Prüfer dürfen angekündigt oder unangekündigt Geschäftsräume und Grundstücke betreten, nicht aber Wohnungen, und zwar während der Arbeitszeit der dort Tätigen oder der Geschäftszeit. Arbeiten Ihre Leute bei Dritten, etwa im Objekt eines Kunden, gilt das dort entsprechend (§ 3 Abs. 1 und 2).
- PersonenbefragungWer angetroffen wird, gibt auf Verlangen Personalien an, zeigt den Ausweis und macht Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, zum Beispiel zu Arbeitszeit, Entlohnung und Arbeitsvertrag (zoll.de, „Pflichten bei Prüfungen").
- Prüfung der GeschäftsunterlagenDie Prüfer sehen Unterlagen und Daten ein, aus denen sich Umfang, Art und Dauer der Beschäftigung ergeben. Das kann vor Ort geschehen, später schriftlich oder elektronisch innerhalb einer angemessenen Frist oder an der Amtsstelle (§ 3 Abs. 1a, § 5 Abs. 1). Liegen Unterlagen bei Ihrer Steuerkanzlei, müssen Sie sie zugänglich machen.
Sie sind verpflichtet, die Prüfung zu dulden und mitzuwirken. Auskünfte, die Sie oder Ihre Angehörigen im Sinne von § 15 der Abgabenordnung der Gefahr einer Verfolgung wegen einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit aussetzen würden, dürfen Sie verweigern (§ 5 Abs. 1 Satz 2 SchwarzArbG).
Was Sie vorlegen
| Unterlage | Grundlage | Woher sie kommt |
|---|---|---|
| Ausweis im Original | § 2a Abs. 1 SchwarzArbG | jede angetroffene Person selbst |
| Schriftlicher Hinweis je Person | § 2a Abs. 2 SchwarzArbG | Ihre Personalunterlagen |
| Beginn, Ende, Dauer je Tag | § 17 Abs. 1 MiLoG, ggf. § 19 Abs. 1 AEntG | Ihre Zeiterfassung |
| Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen | § 17 Abs. 2 MiLoG | Betrieb, Lohnbüro |
| Meldeunterlagen, darunter die Sofortmeldung | § 28a SGB IV, § 2 Abs. 1 Nr. 1 SchwarzArbG | Lohnsoftware, Lohnbüro |
| Nachweis einer Entgelt-Ausnahme | § 1 Abs. 3 MiLoDokV | Lohnbüro |
Legen Sie die Arbeitszeitaufzeichnungen so vor, dass der Prüfer je Person und Kalendertag Beginn, Ende und Dauer sieht, und zwar ohne Rückfragen. Weitere Antworten auf Fragen aus dem Betriebsalltag stehen in den häufigen Fragen zur Zeiterfassung.
Bußgeldrahmen
Die folgenden Beträge sind die Höchstbeträge, die das jeweilige Gesetz androht, nachgelesen am 28. Oktober 2026. Bei fahrlässigem Handeln kann das Höchstmaß nur zur Hälfte ausgeschöpft werden, wo das Gesetz Vorsatz und Fahrlässigkeit gleich bedroht, so im Mindestlohngesetz und im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 17 Abs. 2 OWiG). Umgekehrt darf eine Geldbuße das Höchstmaß übersteigen, wenn es nicht reicht, um den wirtschaftlichen Vorteil aus dem Verstoß abzuschöpfen (§ 17 Abs. 4 OWiG). Wie hoch eine Geldbuße im Einzelfall ausfällt, setzt die Behörde fest.
| Verstoß | bis zu | Grundlage |
|---|---|---|
| Sofortmeldung fehlt oder kommt zu spät | 25.000 Euro | § 111 Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe b, Abs. 4 SGB IV |
| Aufzeichnung fehlt, zu spät oder nicht zwei Jahre aufbewahrt | 50.000 Euro | § 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG |
| Prüfung nicht geduldet, keine Mitwirkung | 30.000 Euro | § 8 Abs. 2 Nr. 3 Buchstabe a, Abs. 5 SchwarzArbG |
| Ausweis nicht mitgeführt oder nicht vorgelegt (die Person selbst) | 5.000 Euro | § 8 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 5 SchwarzArbG |
| Schriftlicher Hinweis fehlt oder wird nicht vorgelegt | 1.000 Euro | § 8 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 5 SchwarzArbG |
Der teuerste Posten ist damit nicht die vergessene Meldung, sondern die fehlende Arbeitszeitaufzeichnung. Das ist auch die Pflicht, die täglich anfällt, während die Sofortmeldung nur bei einer Einstellung ansteht. Wer eines von beiden zuerst in Ordnung bringt, fängt sinnvoll bei der Aufzeichnung an.
Wobei Zeitflex hilft, und wobei nicht
Zeitflex ist eine Zeiterfassung mit eingebauter Lohnvorbereitung für kleine Betriebe in Deutschland. Ihre Leute stempeln im Handy-Browser, an einem Tablet am Eingang oder am PC; Zeitflex rechnet Pausen, Rundung und Zuschläge minutengenau, prüft die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und übergibt den fertigen Monat als DATEV- oder CSV-Datei an das Lohnbüro. Die Lohnabrechnung selbst macht Zeitflex nicht.
Dabei hilft Zeitflex:
- Bei der Aufzeichnung nach § 17 MiLoG. Beginn und Ende entstehen beim Stempeln, nicht Tage später aus dem Gedächtnis. Am Tablet-Terminal stempeln Aushilfen mit einer PIN; fällt dort das Netz aus, arbeitet das Tablet bis zu 72 Stunden weiter (Stempeln per Handy, Tablet oder Browser).
- Nachvollziehbare Korrekturen. Ändern dürfen nur Inhaber und Führung, und nur mit einer Begründung von 5 bis 500 Zeichen; die alte Fassung bleibt im Änderungsprotokoll.
- Die Prüfungsmappe (Zoll) im Tarif Pro: ein PDF je abgeschlossenem Monat mit einem Blatt je Person, einer Zeile je Kalendertag und allen Korrekturen samt Grund (Zollprüfung: was Sie vorlegen). Die Aufzeichnung selbst gibt es in jedem Tarif.
- Ein Ort für den unterschriebenen Hinweis. Inhaber und Führung können das Blatt als PDF oder Foto zum Beispiel zusammen mit dem Arbeitsvertrag im Ordner „Verträge" ablegen (Dokumente und Nachweise ablegen).
Das macht Zeitflex nicht: Zeitflex gibt keine Sofortmeldung und keine Anmeldung zur Sozialversicherung ab, das bleibt bei Ihrer Lohnsoftware oder Ihrem Lohnbüro. Zeitflex erstellt keine Lohnabrechnung, prüft keine Ausweise und ist keine Rechtsberatung: Es warnt früh, entscheiden müssen Sie. Und ein System, in das niemand stempelt, ist keine Aufzeichnung. Die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber.
Für wen sich das nicht lohnt: Wer allein arbeitet und niemanden beschäftigt, braucht weder Sofortmeldung noch Aufzeichnung nach § 17 MiLoG und damit auch keine Zeiterfassung im Team. Wer dagegen in einer der elf Branchen regelmäßig Aushilfen einstellt, hat mit vollständig gestempelten Zeiten den Arbeitszeitnachweis bei einer Prüfung griffbereit; die Pflicht selbst bleibt beim Arbeitgeber.
Stempeluhr, Stundenzettel und Monatsabschluss mit Beispieldaten in der Demo; was welcher Tarif enthält, steht auf der Preisseite. Starter 1,49 €, Pro 2,49 € je aktivem Mitarbeiter und Monat, netto, Stand 28. Oktober 2026.
Häufige Fragen
Gilt die Sofortmeldung auch für Minijobber und Aushilfen für einen Tag?
In den Branchen des § 2a SchwarzArbG ja, ohne Ausnahme für kurze Einsätze. Die Minijob-Zentrale nennt die Sofortmeldung ausdrücklich zusätzlich zur Anmeldung bei ihr und verlangt sie vor Beginn der Beschäftigung, spätestens unmittelbar vor Arbeitsbeginn. Auch die Aushilfe, die an einem Samstagabend einspringt, muss vor ihrer ersten Minute gemeldet sein. Die Dauer des Einsatzes spielt dabei keine Rolle.
Was passiert, wenn die Sofortmeldung eine Stunde zu spät kommt?
Dann ist die Meldung nicht rechtzeitig erstattet. Eine Ordnungswidrigkeit ist das nach § 111 Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe b SGB IV, wenn es vorsätzlich oder leichtfertig geschieht; einfache Fahrlässigkeit nennt die Vorschrift anders als § 21 MiLoG nicht. Der Rahmen reicht bis 25.000 Euro (§ 111 Abs. 4 SGB IV), die Höhe setzt die Behörde fest. Melden Sie sofort nach, sobald Sie es merken.
Muss der Ausweis im Original mitgeführt werden?
Ja. Nach dem Merkblatt des Zolls genügt eine Kopie nicht, weil sie nicht zeigt, ob das Dokument echt und gültig ist. Am Körper tragen muss die Arbeitskraft den Ausweis aber nicht: Er gilt als mitgeführt, wenn er unmittelbar am Ort der Prüfung eingesehen werden kann, also etwa in der Jacke oder im Fahrzeug vor dem Objekt.
Gehört die Gebäudereinigung zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG?
Ja. Das Gebäudereinigungsgewerbe steht als Nummer 6 in § 2a Abs. 1 SchwarzArbG und an derselben Stelle in § 28a Abs. 4 SGB IV. Sofortmeldung, Ausweispflicht mit schriftlichem Hinweis und die Aufzeichnung nach § 17 Abs. 1 MiLoG gelten dort für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobs.
Kann Zeitflex die Sofortmeldung abgeben?
Nein. Zeitflex zeichnet die Arbeitszeit auf und bereitet den Monat für das Lohnbüro vor. Sofortmeldung und Anmeldung zur Sozialversicherung kommen aus Ihrer Lohnsoftware oder von Ihrer Steuerkanzlei. Wenn das Lohnbüro meldet, brauchen Sie einen festen Weg, auf dem eine Neueinstellung dort ankommt, bevor die Person anfängt: eine Mail am Tag der Zusage, nicht zum Monatsende mit den Stunden.
Wie lange muss ich Aufzeichnungen und Hinweise aufheben?
Die Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt (§ 17 Abs. 1 MiLoG), den schriftlichen Hinweis auf die Ausweispflicht für die Dauer der Tätigkeit (§ 2a Abs. 2 SchwarzArbG). Zeitflex hält Arbeitszeiten und Abwesenheiten 24 Monate vor; danach läuft täglich eine Löschung oder Anonymisierung (zeitflex.de/funktionen.html, Stand 28. Oktober 2026). Exportieren Sie deshalb rechtzeitig, wenn Sie Unterlagen länger brauchen (Aufbewahrungsfristen).
Quellen
- Sofortmeldung: § 28a SGB IV (Abs. 4: Meldung spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, die elf Wirtschaftsbereiche, vier Angaben, gilt nicht als Anmeldung)
- § 111 SGB IV (Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe b und Abs. 4: Geldbuße bis fünfundzwanzigtausend Euro bei fehlender oder verspäteter Sofortmeldung)
- Ausweis und Hinweis: § 2a SchwarzArbG (Abs. 1: Mitführungs- und Vorlagepflicht, wortgleiche Branchenliste; Abs. 2: nachweislich schriftlicher Hinweis vor der ersten Leistung)
- § 2 SchwarzArbG (Prüfungsaufgaben, Abs. 5: Prüfung auch ohne Risikohinweis)
- § 3 SchwarzArbG (Befugnisse beim Betreten von Grundstücken und Geschäftsräumen)
- § 5 SchwarzArbG (Duldungs- und Mitwirkungspflichten, Auskunftsverweigerung nach § 15 AO)
- § 8 SchwarzArbG (Abs. 2 und 5: dreißigtausend Euro bei fehlender Mitwirkung, fünftausend für den Ausweis, tausend für den Hinweis)
- Aufzeichnung: § 17 MiLoG (Abs. 1: Beginn, Ende, Dauer bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages, mindestens zwei Jahre aufbewahren; Abs. 2: Unterlagen im Inland in deutscher Sprache)
- § 21 MiLoG (Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3: Geldbuße bis fünfzigtausend Euro)
- § 1 MiLoDokV (Entgeltgrenzen 4.461 und 2.974 Euro, Angehörige, Nachweispflicht nach Abs. 3)
- § 1 MiLoAufzV (ausschließlich mobile Tätigkeiten: Aufzeichnung nur der Dauer)
- § 19 AEntG (gleiche Aufzeichnung, Zuschlagszeiten, Unterlagen auf der Baustelle)
- Anmeldung und Geldbuße: § 6 DEÜV (Anmeldung mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn)
- § 17 OWiG (Höhe der Geldbuße, Halbierung bei Fahrlässigkeit, Abschöpfung des Vorteils)
- Behörden: Zoll: Merkblatt zur Sofortmeldepflicht und zu Ausweispapieren (Stand: 30. Dezember 2025, PDF: Original statt Kopie, Einsicht am Ort der Prüfung, Leiharbeit)
- Zoll: Pflichten bei Prüfungen (Personenbefragung; nannte am 28. Oktober 2026 noch die alte Branchenliste)
- Minijob-Zentrale: Sofortmeldung im Minijob (Sofortmeldung zusätzlich zur Anmeldung, vor Beginn der Beschäftigung; Änderung der Branchenliste zum 30. Dezember 2025)
- Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (vom 22. Dezember 2025, BGBl. 2025 I Nr. 369, ausgegeben am 29. Dezember 2025)