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Am Monatsende treffen zwei Sichten aufeinander. Der Chef hat Stundenzettel, Urlaubszettel und ein paar Notizen. Die Kanzlei braucht daraus Zahlen, die sie ohne Rückfrage in ein Lohnprogramm übernehmen kann. Dieser Leitfaden beschreibt den Weg dazwischen: was das Lohnbüro wirklich braucht, warum es früher fragt, als man denkt, und an welchen Stellen die Übergabe im Kleinbetrieb meistens hakt.
Der Ablauf eines Monats
Die Aufgaben sind klar verteilt. Der Betrieb erfasst und prüft, die Kanzlei rechnet ab und meldet. Lohnvorbereitung ist alles, was vor der Übergabe passiert — und davon hängt ab, ob die Abrechnung beim ersten Durchlauf stimmt.
- ErfassenBeschäftigte zeichnen Beginn, Ende und Pausen auf, dazu Urlaub und Krankheit. Je zeitnäher, desto weniger muss am Monatsende rekonstruiert werden.
- Prüfen und korrigierenFehlende Ausstempelungen, offene Urlaubsanträge, Tage ohne Pause: Was jetzt auffällt, kostet einen Anruf. Was erst nach der Abrechnung auffällt, kostet eine Korrektur im Folgemonat.
- AbschließenDer Monat wird festgeschrieben. Danach ändert niemand mehr still eine Zahl, die schon abgerechnet ist.
- ÜbergebenStunden, Zuschläge, Abwesenheiten und Stammdatenänderungen gehen als Datei oder Liste an das Lohnbüro.
- Abrechnen und meldenDie Kanzlei erstellt die Abrechnungen, führt die Lohnkonten, übermittelt Lohnsteuer-Anmeldung und Beitragsnachweis und meldet Beginn und Ende von Beschäftigungen.
Was das Lohnbüro jeden Monat braucht
Eine Rückfrage entsteht auch dann, wenn nichts fehlt, aber etwas in der falschen Form ankommt: eine Monatssumme, wo die Kanzlei Stunden nach Zeitfenster braucht, oder „Anna war krank" ohne Datum. Diese vier Gruppen gehören in jede Übergabe:
| Angabe | In welcher Form | Wozu |
|---|---|---|
| Stunden | Je Person die bezahlten Stunden des Monats, bei Stundenlohn einzeln; Überstunden getrennt, wenn sie anders vergütet werden | Arbeitslohn im Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 EStG, § 4 Abs. 2 Nr. 3 LStDV) |
| Zuschläge | Stunden je Zeitfenster: Nacht, Sonntag, Feiertag — nicht nur der Eurobetrag | Steuerfreiheit nach § 3b EStG, Aufzeichnung steuerfreier Bezüge (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV) |
| Abwesenheiten | Urlaub und Krankheit mit Von-bis-Datum, halbe Tage als halbe Tage | Entgeltfortzahlung bis sechs Wochen (§ 3 Abs. 1 EntgFG), Urlaubsentgelt nach dem Schnitt der letzten 13 Wochen (§ 11 Abs. 1 BUrlG) |
| Stammdatenänderungen | Eintritt, Austritt, neuer Lohnsatz, andere Wochenstunden — jeweils mit dem Datum, ab dem es gilt | Richtiger Arbeitslohn ab dem Stichtag (§ 4 Abs. 2 Nr. 3 LStDV), Meldungen zu Beginn und Ende der Beschäftigung (§ 28a Abs. 1 SGB IV); geänderte Anschrift oder Steuermerkmale: Grundangaben im Lohnkonto (§ 4 Abs. 1 LStDV) |
Bei Abwesenheiten zählt der Zeitraum mehr, als viele denken. Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall läuft bis zur Dauer von sechs Wochen; ob sie endet, kann das Lohnbüro nur mit Datum erkennen. In den ersten vier Wochen eines Arbeitsverhältnisses besteht noch kein Anspruch (§ 3 Abs. 3 EntgFG) — bei einer neuen Aushilfe braucht das Lohnbüro dafür auch das Eintrittsdatum. Und das Urlaubsentgelt bemisst sich nach dem durchschnittlichen Verdienst der letzten dreizehn Wochen vor dem Urlaub, ohne den zusätzlich für Überstunden gezahlten Verdienst (§ 11 Abs. 1 BUrlG) — spürbar vor allem bei Stundenlohn und schwankenden Zuschlägen. Eine dauerhafte Lohnerhöhung in diesem Zeitraum oder während des Urlaubs zählt mit; auch deshalb braucht das Lohnbüro ihr Datum. Wer Urlaub nur als „3 Tage" meldet, zwingt die Kanzlei, nachzufragen.
Stammdatenänderungen gehen am leichtesten verloren, weil sie nicht im Stundenzettel stehen. Eine Lohnerhöhung, die mündlich zum Ersten vereinbart wurde, kennt das Lohnbüro erst, wenn es jemand schreibt. Eine neue Aushilfe muss es kennen, bevor die erste Abrechnung läuft: Der Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der ersten folgenden Lohnabrechnung zu melden, spätestens sechs Wochen nach Beginn (§ 6 DEÜV). In einigen Branchen reicht das nicht — dort ist der Beginn spätestens bei Arbeitsaufnahme zu melden, als Sofortmeldung (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Dazu gehören unter anderem Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik einschließlich Lieferdiensten, Gebäudereinigung sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Arbeitet Ihr Betrieb in einer dieser Branchen, sagen Sie der Kanzlei eine Neueinstellung vor dem ersten Arbeitstag, nicht erst zum Monatsende.
Warum die Kanzlei so genau fragt: das Lohnkonto
Hinter vielen Rückfragen steht eine Pflicht, die den Arbeitgeber trifft, auch wenn die Kanzlei sie im Lohnprogramm erledigt. Nach § 41 Abs. 1 EStG ist am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. Bei jeder Lohnzahlung sind Art und Höhe des Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge und die einbehaltene Lohnsteuer einzutragen.
§ 4 LStDV sagt, was genau hineingehört. Absatz 1 nennt die Grundangaben, darunter Name, Geburtstag, Wohnort und die Besteuerungsmerkmale. Absatz 2 nennt, was bei jeder Lohnabrechnung festzuhalten ist: Tag der Lohnzahlung und Lohnzahlungszeitraum, der Arbeitslohn getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und — mit wenigen Ausnahmen — die steuerfreien Bezüge. Genau deshalb reicht der Kanzlei bei Zuschlägen keine Pauschalsumme: Was steuerfrei bleiben soll, muss sich auf tatsächlich geleistete Stunden zurückführen lassen.
Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Die Stundenaufzeichnungen, aus denen die Zahlen stammen, sind die Grundlage dafür — was Sie übergeben, sollten Sie also später noch belegen können.
Rechenbeispiel: eine Nachtschicht nach § 3b EStG
Wie viel an der Form hängt, zeigt eine einzige Schicht. Angenommen, eine Aushilfe arbeitet an einem Mittwoch von 22:00 bis 6:00 Uhr mit einer Pause von 2:00 bis 2:30 Uhr. Das sind 7,5 Stunden Arbeitszeit; § 4 ArbZG verlangt bei mehr als sechs bis zu neun Stunden mindestens 30 Minuten Pause, die Schicht hält das ein. Der Grundlohn beträgt im Beispiel 16,00 Euro je Stunde, der Arbeitsvertrag sieht Nachtzuschläge in Höhe der steuerfreien Sätze vor.
§ 3b EStG lässt Zuschläge für Nachtarbeit (20 bis 6 Uhr) bis 25 % des Grundlohns steuerfrei. Wird die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen, sind es für die Arbeit zwischen 0 und 4 Uhr 40 % (§ 3b Abs. 3 Nr. 1 EStG). Der Grundlohn wird dabei mit höchstens 50 Euro je Stunde angesetzt; 16,00 Euro liegen darunter.
| Zeitfenster | Stunden | Satz | Je Stunde | Zuschlag |
|---|---|---|---|---|
| 22:00–24:00 | 2,0 | 25 % | 4,00 € | 8,00 € |
| 0:00–4:00 ohne Pause | 3,5 | 40 % | 6,40 € | 22,40 € |
| 4:00–6:00 | 2,0 | 25 % | 4,00 € | 8,00 € |
| Summe | 7,5 | 38,40 € |
Steuerfrei sind in diesem Beispiel höchstens 38,40 Euro. Wer der Kanzlei nur „7,5 Nachtstunden" meldet, verschenkt entweder die 40-Prozent-Stufe oder löst eine Rückfrage aus; wer die Pause nicht mitliefert, lässt offen, welche halbe Stunde nicht bezahlt wird. Das Lohnbüro braucht dieselbe Schicht deshalb in drei Zeilen, nicht in einer.
Der Stichtag: warum das Lohnbüro vor Monatsende fragt
Viele Inhaber wundern sich, dass die Kanzlei die Stunden haben möchte, bevor der Monat vorbei ist. Der Grund steht im Sozialgesetzbuch. Nach § 23 Abs. 1 SGB IV sind die Beiträge in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wurde; ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Das Gesetz lässt eine Vereinfachung zu: Der Arbeitgeber kann stattdessen den Betrag in Höhe der Beiträge des Vormonats zahlen; der verbleibende Restbetrag wird dann ebenfalls zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig (§ 23 Abs. 1 Satz 3 SGB IV). Beiträge auf eine Einmalzahlung im Vormonat zählen dabei nicht mit. Für die Beiträge braucht die Kanzlei die laufenden Stunden mit diesem Verfahren nicht schon vor Monatsende. Welches Verfahren für Ihren Betrieb gilt, stimmen Sie mit ihr ab. Den Beitragsnachweis muss der Arbeitgeber nach § 28f Abs. 3 SGB IV zwei Arbeitstage vor der Fälligkeit übermitteln.
Die Lohnsteuer folgt einem anderen Takt: Anmeldung und Abführung spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums, in der Regel des Kalendermonats (§ 41a Abs. 1 und 2 EStG). Bei geringer Lohnsteuer im Vorjahr kann der Zeitraum ein Vierteljahr oder das ganze Jahr sein.
Daraus ergeben sich in der Praxis je nach Verfahren der Kanzlei zwei Termine: ein früher für die voraussichtlichen Beiträge und einer nach Monatsende für die endgültigen Zahlen. Rechnet die Kanzlei mit den Beiträgen des Vormonats, entfällt dieser Grund für einen frühen Termin. Welchen Abgabetermin Ihre Kanzlei setzt, hängt auch davon ab, wann Sie den Lohn auszahlen. Lassen Sie sich den Termin einmal schriftlich geben und legen Sie Ihren eigenen Monatsabschluss so, dass er davor liegt — mit einem Tag Luft für Rückfragen.
Typische Rückfragen — und wie Sie sie vermeiden
Jede dieser Fragen einer Kanzlei am Monatsende lässt sich vor der Übergabe beantworten:
- „Wer ist Personalnummer 3?" Die Nummer im Stundenzettel ist eine andere als im Lohnprogramm. Übernehmen Sie einmal die Personalnummern der Kanzlei, statt eigene zu vergeben.
- „Hat am 14. jemand vergessen auszustempeln?" Ein Arbeitstag mit 16 Stunden ist fast immer ein Erfassungsfehler. Solche Tage vor der Übergabe klären, nicht danach.
- „Sind das Stunden mit oder ohne Pause?" Geben Sie bezahlte Stunden an und sagen Sie dazu, dass die Pausen abgezogen sind.
- „Ab wann gilt der neue Lohn?" Jede Stammdatenänderung mit Gültigkeitsdatum melden, auch wenn sie mitten im Monat liegt.
- „Urlaub oder krank?" Abwesenheiten mit Art und Zeitraum, nicht als Summe.
- „Da fehlen noch zwei Stunden aus dem Vormonat." Einen schon abgerechneten Monat nicht umschreiben. Die Differenz im laufenden Monat nachtragen, mit Bezug auf den alten, und die Kanzlei informieren — sie entscheidet, wie sie korrigiert.
- „Die Umlaute sind kaputt." Eine Exportdatei, die in einer Tabellenkalkulation geöffnet und neu gespeichert wurde, kommt oft verändert an. Laden Sie die Datei herunter und leiten Sie sie ungeöffnet weiter.
LODAS oder Lohn und Gehalt?
DATEV bietet für die Lohnabrechnung zwei Programme an: LODAS und Lohn und Gehalt. Beide verarbeiten Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten, erwarten beim Einlesen aber unterschiedliche Dateien. Für Sie als Betrieb zählt nur eine Frage: Welches Programm nutzt Ihre Kanzlei für Ihren Betrieb? Die Antwort bekommen Sie mit einem Anruf.
Bei diesem Anruf lassen Sie sich drei weitere Angaben geben: die Beraternummer der Kanzlei, Ihre Mandantennummer und die Lohnarten — also welche Nummer für Grundstunden, Überstunden und jeden Zuschlag steht. Diese Lohnarten legt die Kanzlei fest, nicht das Programm, mit dem Sie erfassen. Stimmt eine davon nicht, meldet das Lohnprogramm beim Einlesen einen Fehler, und die Datei geht zurück.
Arbeitet Ihre Kanzlei nicht mit DATEV, ist eine allgemeine CSV-Datei der übliche Weg; das Lohnprogramm ordnet die Spalten dann beim Import zu.
Die Rolle des Kanzlei-Zugangs
In vielen Betrieben geht die Monatsdatei per E-Mail an die Kanzlei. Das funktioniert, hat aber drei Schwächen: Anhänge gehen unter, niemand weiß, welche Fassung die aktuelle ist, und nach einer Korrektur schickt jemand eine zweite Datei, die im Postfach neben der ersten liegt.
Ein eigener, lesender Zugang für die Kanzlei dreht das um. Die Kanzlei holt sich die Dateien abgeschlossener Monate selbst, sieht, ob ein Monat schon abgeschlossen ist, und erkennt, was sich seit dem letzten Export geändert hat. Wichtig ist dabei die Richtung: Die Kanzlei liest, sie bucht nicht. Stunden korrigieren oder einen Monat sperren bleibt Sache des Betriebs — sonst wäre unklar, wer für eine Zahl einsteht.
Zwei Grenzen gehören dazu. Erstens Datensparsamkeit: Für die Lohnvorbereitung braucht die Kanzlei Art und Zeitraum der Krankheit, nicht das Attest. Zweitens der Widerruf: Wechseln Sie die Kanzlei, entziehen Sie der alten zuerst den Zugang und laden erst dann die neue ein.
Was Zeitflex dabei übernimmt — und was nicht
Zeitflex ist eine Zeiterfassung mit eingebauter Lohnvorbereitung für kleine Betriebe in Deutschland. Ihre Leute stempeln im Handy-Browser, an einem Tablet am Eingang oder am PC; Zeitflex rechnet Pausen, Rundung und Zuschläge minutengenau, prüft die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und übergibt den fertigen Monat als DATEV- oder CSV-Datei an das Lohnbüro. Die Lohnabrechnung selbst macht Zeitflex nicht.
Für den Ablauf oben heißt das konkret:
- Prüfen und abschließen: Der Monatsabschluss (ab Starter) listet offene Stempelungen, fehlende Ausstempelungen, offene Anträge und Arbeitszeitverstöße auf, rechnet dann je Person und sperrt den Monat. Ein gesperrter Monat lässt sich nicht wieder öffnen; Korrekturen laufen als Nachtrag im laufenden Monat, mit Pflichtbegründung im Änderungsprotokoll. Monatsabschluss · Korrekturen nach der Sperre
- Übergeben: CSV, ein eigenes Lohnprofil (eine CSV nach einem Spaltenprofil, das Sie in den Einstellungen für Ihr Lohnprogramm anlegen) und die PDF-Lohnübersicht ab Starter, DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt im Pro-Tarif. Die Feldzuordnung des DATEV-Exports ist noch nicht von einem Lohnbüro fachlich abgenommen — lassen Sie die erste Datei deshalb zur Probe einlesen, bevor ein echter Lohnlauf daran hängt. DATEV-Export einrichten
- Kanzlei-Zugang (ab Starter): ausschließlich lesend, mit drei einzeln schaltbaren Rechten; die Stammdaten sind in der Voreinstellung aus. Atteste, Dokumente und Standorte sieht die Kanzlei nie, der Widerruf wirkt sofort. Steuerkanzlei einladen
Was Zeitflex nicht macht: keine Lohnabrechnung, keine Lohnsteuer, keine Sozialversicherungsbeiträge, keinen Beitragsnachweis und keine Meldungen an Krankenkassen — auch keine Sofortmeldung. Das bleibt beim Lohnbüro oder in Ihrem Lohnprogramm. Und Zeitflex berät nicht: Es warnt früh bei Pausen- und Ruhezeitgrenzen, entscheidet aber nicht, wie ein Einzelfall rechtlich zu behandeln ist.
Die Demo zeigt den Monatsabschluss mit Beispieldaten, von der Sperre bis zur Exportdatei — ohne Anmeldung. Was die Tarife kosten, steht auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Muss ich ein Lohnkonto führen, wenn die Kanzlei abrechnet?
Die Pflicht aus § 41 Abs. 1 EStG trifft den Arbeitgeber. Geführt wird das Lohnkonto in der Praxis im Lohnprogramm der Kanzlei; Ihr Teil ist, die Grundlagen vollständig und belegbar zu liefern.
Reicht es, der Kanzlei die Monatssumme der Stunden zu schicken?
Bei festem Monatsgehalt ohne Zuschläge kann das genügen — fragen Sie Ihre Kanzlei. Sobald Stundenlohn, Zuschläge oder Abwesenheiten im Spiel sind, nicht: Steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG hängen an den Stunden im jeweiligen Zeitfenster, und Krankheit und Urlaub braucht das Lohnbüro mit Datum.
Was tun, wenn nach der Abrechnung ein Fehler auffällt?
Den abgerechneten Monat nicht umschreiben. Tragen Sie die Differenz im laufenden Monat nach, vermerken Sie, worauf sie sich bezieht, und rufen Sie früh in der Kanzlei an. Wie die Korrektur abgerechnet wird, entscheidet das Lohnbüro.
Braucht die Kanzlei die Krankmeldungen meiner Leute?
Für die Abrechnung braucht sie Art und Zeitraum der Abwesenheit, weil die Entgeltfortzahlung bis zu sechs Wochen läuft (§ 3 Abs. 1 EntgFG) und in den ersten vier Wochen eines Arbeitsverhältnisses noch nicht besteht (§ 3 Abs. 3 EntgFG). Ob sie darüber hinaus Unterlagen anfordert, klärt sie mit Ihnen; ein Attest gehört nicht in eine Monatsdatei.
Quellen
Alle Normen in der am 28. September 2026 abgerufenen Fassung bei gesetze-im-internet.de:
- § 41 EStG — Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug
- § 4 LStDV — Lohnkonto
- § 41a EStG — Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
- § 3b EStG — Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
- § 23 SGB IV — Fälligkeit der Beiträge
- § 28a SGB IV — Meldepflicht
- § 6 DEÜV — Anmeldung
- § 1 SvEV — Dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt nicht zuzurechnende Zuwendungen
- § 28f SGB IV — Aufzeichnungspflicht, Beitragsnachweis
- § 3 EntgFG — Anspruch auf Entgeltfortzahlung
- § 11 BUrlG — Urlaubsentgelt
- § 4 ArbZG — Ruhepausen