Überstunden nachweisen: Wer muss im Streit was beweisen?

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Über Überstunden wird meist erst am Ende eines Arbeitsverhältnisses gestritten, oft für Jahre rückwirkend. Dann zählt, wer was vortragen muss und welche Unterlagen es noch gibt. Eine Einordnung der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts für Inhaber kleiner Betriebe.

Der Grundsatz: Wer etwas fordert, muss es darlegen

Nach § 611a Abs. 2 BGB schuldet der Arbeitgeber die vereinbarte Vergütung. Ist eine bestimmte Arbeitszeit vereinbart, deckt der Lohn zunächst nur diese Normalarbeitszeit ab. Für Stunden darüber hinaus muss er nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) nur zahlen, wenn er sie veranlasst hat oder sie ihm zuzurechnen sind: Der Arbeitgeber muss sich zusätzliche Arbeit nicht aufdrängen lassen, und Beschäftigte können ihren Lohn nicht durch freiwillige Mehrarbeit selbst bestimmen.

Auch § 612 Abs. 1 BGB ändert daran nichts. Danach gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Arbeit den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten ist. Ohne Veranlassung durch den Arbeitgeber fehlen nach dem BAG genau diese Umstände; einen allgemeinen Grundsatz, dass jede Mehrleistung zu vergüten ist, gibt es nicht.

Umgekehrt genügt die Veranlassung allein nicht immer. Fehlt eine Vergütungsabrede, braucht es eine objektive Vergütungserwartung. Die fehlt nach dem BAG, wenn Dienste höherer Art geschuldet sind oder insgesamt eine deutlich herausgehobene Vergütung gezahlt wird; davon ist regelmäßig auszugehen, wenn das Entgelt die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung überschreitet (Urteil vom 22. Februar 2012 – 5 AZR 765/10).

Prozessual gilt die alte Regel: Wer von einem anderen etwas fordert, muss die Tatsachen darlegen und im Streitfall beweisen, auf die er seinen Anspruch stützt. Im Überstundenprozess sind das zwei getrennte Voraussetzungen — die Leistung der Überstunden und ihre Veranlassung durch den Arbeitgeber.

Die abgestufte Darlegungslast: Wer wann was vortragen muss

Weil es für Beschäftigte schwer sein kann, Überstunden zu belegen, verteilt das BAG die Last bei der ersten Voraussetzung auf zwei Stufen.

Erste Stufe: die Beschäftigten

Es genügt, schriftsätzlich vorzutragen, an welchen Tagen man von wann bis wann gearbeitet oder sich auf Weisung zur Arbeit bereitgehalten hat. Damit ist zugleich behauptet, in dieser Zeit die geschuldete Arbeit erbracht zu haben. Nach dem BAG reicht dafür auch der Verweis auf elektronische Arbeitszeitnachweise, die der Arbeitgeber abgezeichnet hat (Urteil vom 26. Juni 2019 – 5 AZR 452/18).

Zweite Stufe: der Arbeitgeber

Dann muss der Arbeitgeber substantiiert erwidern: welche Arbeiten er zugewiesen hat und an welchen Tagen die Person diesen Weisungen von wann bis wann nicht nachgekommen ist. Ein pauschales „Das stimmt nicht" genügt nicht. Trägt er nichts vor oder lässt er sich nicht im Einzelnen ein, gelten die vorgetragenen Stunden nach § 138 Abs. 3 ZPO als zugestanden.

Die Stufen betreffen nur, ob und wie lange gearbeitet wurde. Für die Veranlassung bleibt die Last bei den Beschäftigten. Eine sekundäre Darlegungslast des Arbeitgebers lehnt das BAG ausdrücklich ab, denn Beschäftigte können aus eigener Wahrnehmung schildern, wie die Überstunden veranlasst wurden.

Beides kann sich aber überlappen. Schildern Beschäftigte die Überstunden substantiiert und dazu im Einzelnen die betrieblichen Ursachen, die die Normalarbeitszeit gesprengt haben, reicht das auf der ersten Stufe auch für die Veranlassung. Dann muss der Arbeitgeber konkret darlegen, warum diese Ursachen nicht vorlagen oder warum die Arbeit trotzdem in der Normalarbeitszeit zu schaffen gewesen wäre (BAG 5 AZR 474/21).

Anordnung, Billigung, Duldung: die zweite Voraussetzung

Überstunden sind dem Arbeitgeber zuzurechnen, wenn er sie angeordnet, gebilligt oder geduldet hat oder wenn sie zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig waren. Für jede dieser Formen verlangt das BAG einen eigenen, konkreten Vortrag:

Erst wenn die Kenntnis feststeht, muss der Arbeitgeber darlegen, was er unternommen hat, um ungewollte Überstunden zu unterbinden. Die bloße Anwesenheit im Betrieb begründet nach dem BAG keine Vermutung, dass Überstunden notwendig waren.

Wie konkret das sein muss, zeigt das Urteil vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21): Ein Auslieferungsfahrer mit vier bis acht Touren am Tag hätte erklären müssen, warum der Tourenplan keine Pausen zuließ; der pauschale Satz, sonst wären die Aufträge nicht zu schaffen gewesen, genügte nicht. In der Parallelentscheidung vom selben Tag (5 AZR 474/21) mahnt derselbe Senat aber, die Grundsätze nicht schematisch ohne Blick auf Tätigkeit und Abläufe im Betrieb anzuwenden, und hob ein Urteil auf, das die Anforderungen überspannt hatte.

Kehrt die Pflicht zur Zeiterfassung die Beweislast um?

Nein. Die Frage lag nahe: Der Europäische Gerichtshof verlangt seit dem 14. Mai 2019 (C-55/18), dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber zu einem „objektiven, verlässlichen und zugänglichen System" zur Messung der täglichen Arbeitszeit verpflichten, auch weil sich ohne ein solches System Überstunden kaum verlässlich ermitteln und Rechte kaum durchsetzen ließen.

Das Arbeitsgericht Emden folgerte schon am 9. November 2020 aus dieser unionsrechtlichen Pflicht, im Fall des Fahrers müsse sich die Darlegungslast ändern. Das BAG hat das am 4. Mai 2022 verworfen: Die Pflicht zur Messung der Arbeitszeit hat keine Auswirkung auf die Darlegungs- und Beweislast im Überstundenvergütungsprozess. Der Grund: Die Arbeitszeitrichtlinie und das Unionsrecht dahinter dienen dem Gesundheitsschutz, nicht der Vergütung. Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsschutzes und vergütungspflichtige Arbeitszeit sind zu unterscheiden. Erst danach, am 13. September 2022, leitete das BAG die Erfassungspflicht für deutsche Arbeitgeber aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab (1 ABR 22/21). Dieser Beschluss betrifft allein die Erfassungspflicht; zu Überstundenvergütung und Beweislast äußert er sich nicht.

Die Zeitaufzeichnung des Fahrers wies für Januar 2016 bis Juli 2018 ein Plus von 348 Stunden aus (Rn. 4). Vergütet wurden ihm am Ende nur 78,25 Überstunden, die der Arbeitgeber zum Ende des Arbeitsverhältnisses für den Monat Juni 2019 selbst abgerechnet hatte (Rn. 4 und 8); im Übrigen blieb die Klage erfolglos, weil der Fahrer die Veranlassung der Stunden nicht dargelegt hatte. Zwei Sätze des Urteils betreffen jeden Betrieb mit Zeiterfassung:

• Aufzeichnen ist nicht Billigen. Die bloße Erfassung von Kommen und Gehen enthält keine Erklärung, Überstunden zu genehmigen; dass der Arbeitgeber die Zeiten nicht um Pausen korrigierte, war keine Billigung.
• Aufzeichnen ist nicht Kenntnis. Allein die technische Aufzeichnung begründet keine Kenntnis von einer bestimmten Überstundenleistung. Hätte der Fahrer die Aufzeichnungen mit einem Hinweis verbunden, etwa dass Pausen nicht möglich seien, hätte der Arbeitgeber dem nachgehen und gegebenenfalls einschreiten müssen.

Die Zeiterfassung wirkt also nicht über die Beweislast, sondern über die Tatsachen: Beschäftigte können sich auf der ersten Stufe auf sie stützen, und ein Arbeitgeber, der die Zeiten selbst aufzeichnet, hat genau die Tage und Uhrzeiten vorliegen, zu denen er im Einzelnen Stellung nehmen muss.

Was ein freigegebener Monatsabschluss und ein Änderungsprotokoll leisten — und was nicht

Ein gesperrter Monat und ein Änderungsprotokoll ändern nicht die Rechtslage, wohl aber, was sich später belegen lässt.

Was es leistet: Ein gesperrter Monat hält fest, welche Zeiten bei der Abrechnung galten. Ein Änderungsprotokoll zeigt, wer wann was mit welcher Begründung geändert hat. Das hilft beiden Seiten, und wie glaubhaft ein Vortrag ist, beurteilt das Gericht frei (§ 286 Abs. 1 ZPO). Aufzeichnungen, die sich nicht spurlos ändern lassen, sind dafür eine bessere Grundlage als eine Tabelle, die jeder überschreiben kann.

Was es nicht leistet: Weder der Abschluss noch das Protokoll beweisen, wer Überstunden veranlasst hat. Sie zeigen gestempelte Zeit, keine Weisung und kein mündliches „Das muss heute noch raus". Sie beweisen auch nicht, dass in der gestempelten Zeit durchgehend gearbeitet wurde; im Fall des Fahrers bestritt der Arbeitgeber genau das mit Blick auf Pausen.

Ausschlussfristen und Verjährung

Ansprüche auf Überstundenvergütung verjähren nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Person von den begründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.

Viel früher greifen oft Ausschlussfristen aus Arbeits- oder Tarifvertrag: Wer einen Anspruch nicht fristgerecht geltend macht, verliert ihn. Ihre Länge steht im Vertrag, nicht im Gesetz.

Die folgenden Gründe betreffen vorformulierte Arbeitsverträge. Tarifliche Ausschlussfristen unterliegen dieser Kontrolle Allgemeiner Geschäftsbedingungen nicht (§ 310 Abs. 4 Satz 1 BGB). In 5 AZR 474/21 scheiterte eine arbeitsvertragliche Klausel doppelt:

• Sie stand ohne Hervorhebung in einem Paragrafen über Tätigkeit, Probezeit und Kündigung und war damit überraschend im Sinne des § 305c Abs. 1 BGB. Eine solche Klausel wird gar nicht erst Vertragsbestandteil.
• Zudem nahm sie in einem nach dem 31. Dezember 2014 geschlossenen Vertrag den gesetzlichen Mindestlohn nicht aus, obwohl dessen Geltendmachung nach § 3 MiLoG weder beschränkt noch ausgeschlossen werden kann. Das verstößt gegen das Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB und macht die Klausel insgesamt unwirksam.

Im selben Urteil fiel auch eine Klausel, nach der Überstunden „in vertretbarem Rahmen" mit dem Gehalt abgegolten sein sollten: intransparent (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB), weil nicht erkennbar ist, welche Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sein sollen, und als Individualabrede auch nicht bestimmt genug. Ob Ihre eigenen Klauseln halten, klärt nur der konkrete Wortlaut mit Ihrer Rechtsberatung.

Rechenbeispiel: eine Woche, drei Gesetze, zwei Fristen

Vereinbart sind 40 Stunden an fünf Tagen. Eine Beschäftigte arbeitet in einer Märzwoche des Jahres 2024 von Montag bis Freitag jeweils 9,5 Stunden, Pausen nicht eingerechnet.

Ob die 7,5 Stunden bezahlt werden müssen, sagt keine dieser Zahlen; das hängt an Veranlassung und Vertrag. Beachten Sie aber: Die Mindestaufbewahrung von zwei Jahren endet hier im März 2026, eingeklagt werden kann bis Ende 2027.

Was Zeitflex dabei übernimmt — und was nicht

Zeitflex liefert die Tatsachen, nicht die rechtliche Bewertung.

Was Zeitflex übernimmt:

• Ihre Leute stempeln im Handy-Browser, an einem Tablet am Eingang mit persönlicher PIN oder am PC.
• Mitarbeitende sehen ihre Zeiten vollständig, ändern können sie sie nicht. Korrigieren und nachtragen dürfen nur Inhaber und Führung, und nur mit einer Begründung von 5 bis 500 Zeichen. Die alte Fassung bleibt erhalten, jede Korrektur steht 36 Monate im Änderungsprotokoll.
• Das Überstundenkonto (ab Starter) rechnet Woche für Woche Ist gegen Soll und summiert das Saldo auf. Im Browser sehen Beschäftigte ihre Wochen im Stundenzettel; die Konten aller Personen sehen Inhaber und Führung in den Berichten (nur Pro). Wie das rechnet: Gleitzeit und Überstundenkonto.
• Der Monatsabschluss (ab Starter) prüft vor dem Sperren offene Stempelungen und Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz. Ein gesperrter Monat ist nicht mehr änderbar, auch nicht durch den Inhaber; wer wann gesperrt hat, ist protokolliert. Überstunden stehen als Spalte in PDF-Lohnübersicht und CSV-Export. Ablauf: Monatsabschluss Schritt für Schritt,Korrekturen danach: Korrekturen nach der Sperre.

Was Zeitflex nicht übernimmt:

• Zeitflex hält fest, wann gestempelt wurde, nicht, wer Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet hat.
• Zeitflex rechnet keinen Überstundenzuschlag, zahlt nichts aus und lässt nichts verfallen. Ob Überstunden bezahlt, ausgeglichen oder gekappt werden, entscheidet Ihr Betrieb im Vertrag. Die Lohnabrechnung selbst macht Ihr Lohnbüro.
• Zeitflex kennt Ihre vertraglichen Ausschlussfristen nicht und überwacht keine Verjährung. Bei Arbeitszeitgrenzen und Minijob-Grenze warnt Zeitflex früh, entscheidet aber nicht und ersetzt keine Rechtsberatung.
• Arbeitszeiten bewahrt Zeitflex mindestens 24 Monate auf und löscht sie nicht, solange Ihr Betrieb besteht. Das Änderungsprotokoll dagegen wird nach 36 Monaten gelöscht, also unter Umständen bevor ein Anspruch verjährt ist. Einzelheiten: Aufbewahrungsfristen.
• Drei Monate nach dem Austritt ersetzt Zeitflex Name, E-Mail und Personalnummer durch ein Pseudonym; die Zeiten bleiben, die Zuordnung zur Person nicht. Wer mit einem Streit rechnet, zieht vorher den Vollexport oder die Datenauskunft der Person. Ablauf: Ein Mitarbeiter geht.

Häufige Fragen

Quellen

• BAG, Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21 (Darlegungslast, Veranlassung, keine Änderung durch die Erfassungspflicht)
• BAG, Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 474/21 (Parallelentscheidung: keine schematische Anwendung, Ausschlussfrist, Pauschalabgeltung)
• BAG, Urteil vom 26. Juni 2019 – 5 AZR 452/18 (abgezeichnete Arbeitszeitnachweise: Darlegung und Billigung)
• BAG, Urteil vom 22. Februar 2012 – 5 AZR 765/10 (objektive Vergütungserwartung, Beitragsbemessungsgrenze)
• BAG, Urteil vom 10. April 2013 – 5 AZR 122/12 (Anordnung, Billigung, Duldung; Anwesenheit genügt nicht)
• BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG)
• EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18 (CCOO), dazu die Pressemitteilung Nr. 61/19 des Gerichtshofs
• § 611a BGB, § 612 BGB, § 195 BGB, § 199 BGB, § 305c BGB, § 310 BGB
• § 3 ArbZG, § 4 ArbZG, § 16 ArbZG, § 3 MiLoG, § 3 ArbSchG