Häufige Fragen

Zeitflex ist eine Zeiterfassung mit eingebauter Lohnvorbereitung für kleine Betriebe in Deutschland. Ihre Leute stempeln im Handy-Browser, an einem Tablet am Eingang oder am PC; Zeitflex rechnet Pausen, Rundung und Zuschläge minutengenau, prüft die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und übergibt den fertigen Monat als DATEV- oder CSV-Datei an das Lohnbüro. Die Lohnabrechnung selbst macht Zeitflex nicht.

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG — unionsrechtskonform ausgelegt nach dem EuGH-Urteil C-55/18 („CCOO“) — ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Diese Pflicht gilt bereits jetzt, unabhängig von einer Gesetzesnovelle. Eine gesetzliche Pflicht, elektronisch aufzuzeichnen, gibt es derzeit nicht: Die Bundesregierung plant sie laut Koalitionsvertrag 2025, einen Entwurf dazu hat das Bundesarbeitsministerium bis zum 28.09.2026 nicht veröffentlicht.

Zeitflex zeichnet Beginn, Ende und Dauer elektronisch auf und protokolliert jede Änderung.

Ja — für Minijobber sogar schon länger: § 17 Abs. 1 MiLoG verlangt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Zeitflex bewahrt Zeiteinträge deshalb 24 Monate auf.

Dazu kommt der Minijob-Wächter in jedem Tarif, auch im Free-Tarif: Die Geringfügigkeitsgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt (Mindestlohn × 130 ÷ 3, aufgerundet) — 2026 sind das bei 13,90 € 603 € im Monat. Der Wächter rechnet die erfassten Stunden mit dem Stundenlohn hoch und warnt die Führung bei 80, 95 und 100 Prozent, bevor eine Aushilfe darüber rutscht. Der Wert kommt aus derselben Rechenlogik wie die Auswertung — nirgends im Produkt steht eine zweite Zahl.

Ja. Zeitflex kennt vier Arbeitszeitmodelle: feste Zeiten, Schicht, Gleitzeit mit Kernzeit und Vertrauensarbeitszeit. Sie hinterlegen Sollstunden je Modell und bei Gleitzeit die Kernzeit; Plus- und Minusstunden führt das Gleitzeitkonto (siehe „Führt Zeitflex ein Überstunden- oder Gleitzeitkonto?“).

Wichtig: Die Erfassungspflicht gilt trotzdem — auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer aufgezeichnet werden. Vertrauensarbeitszeit heißt „keine feste Anwesenheit“, nicht „keine Aufzeichnung“. Im Büro reicht dafür ein Klick im Browser.

Ja, ab dem Starter-Tarif. Die Arbeitszeit-Prüfung vergleicht erfasste Zeiten mit den Grenzen des Arbeitszeitgesetzes — höchstens 10 Stunden am Tag, 48 Stunden in der Woche, mindestens 11 Stunden Ruhezeit, gesetzliche Pausen — und bei Beschäftigten unter 18 mit dem Jugendarbeitsschutzgesetz: 8 Stunden am Tag, 40 in der Woche, 30 Minuten Pause ab mehr als 4½ Stunden, 60 Minuten ab mehr als 6 Stunden.

Sie sehen die Meldungen im Bereich „Arbeitszeit-Prüfung“. Fehlt bei einer Person das Geburtsdatum, findet keine Jugendschutz-Prüfung statt — das zeigt Zeitflex an, statt es zu verschweigen. Eine Rechtsberatung ersetzt die Prüfung nicht.

Arbeitszeiten und Abwesenheiten bewahrt Zeitflex 24 Monate auf (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG), gesperrte Lohnperioden und Exportprotokolle 6 Jahre ab Jahresende (§ 41 EStG, § 147 AO), das Änderungsprotokoll 36 Monate. Für Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Lohnunterlagen sind das Mindestfristen: Zeitflex löscht sie nach ihrem Ablauf nicht automatisch — die Daten bleiben, solange Ihr Betrieb besteht. Automatisch entfernt werden nach ihren Fristen AU-Dateien (24 Monate nach Ende der Abwesenheit), Standort-Momentaufnahmen (6 Monate), das Änderungsprotokoll (36 Monate), Vertragsunterlagen (Vorgabe 120 Monate), Fotodokumentation (60 Monate), sonstige Dokumente der Ablage (36 Monate) und Nachrichten im Team-Chat (höchstens 90 Tage); die Stammdaten ausgeschiedener Mitarbeitender werden nach 3 Monaten pseudonymisiert (Vorgabe).

Fest hinterlegt sind die Fristen für Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Lohnunterlagen, AU-Dateien (auch die 24 Monate), Standort-Momentaufnahmen, das Änderungsprotokoll, die Fotodokumentation und sonstige Dokumente; dafür gibt es keine Einstellung. Vier Fristen stellt der Inhaber selbst ein, unter Einstellungen im Reiter „Aufbewahrung“: Vertragsunterlagen, Unterweisungsnachweise und Bewerbungsunterlagen eingestellter Personen frei, auch kürzer, und den Verpflegungsmehraufwand der Reisekosten nur länger als die gesetzlichen 72 Monate. Dazu lässt sich die Frist bis zur Pseudonymisierung nur verlängern (bis 120 Monate) und die des Team-Chats je Gruppe nur verkürzen (7, 30 oder 90 Tage). Die Aufbewahrung ist Ihre Pflicht als Arbeitgeber, Zeitflex ist nur Auftragsverarbeiter.

Wenn es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat gibt: ja. Elektronische Zeiterfassung ist eine technische Einrichtung, die Verhalten und Leistung überwachen kann — § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Zeitflex ist deshalb so gebaut, dass Sie wenig zu verhandeln haben: Der Team-Chat ist standardmäßig aus, die Standortprüfung ist ein bewusster Opt-in je Betrieb, Mitarbeitende sehen ihre eigenen Zeiten. Was Sie mit dem Betriebsrat vereinbaren, ersetzt Zeitflex nicht — es hält sich nur daran.

Papier ist nicht verboten. Beginn, Ende und Dauer je Person und Kalendertag, lesbar festgehalten und aufbewahrt, erfüllen die Pflicht auch auf einem Blatt. Teuer wird nicht das Papier, sondern das Fehlen.

Für alle Minijobber und für alle Beschäftigten in den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes — Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Friseur- und Kosmetikgewerbe — gilt zusätzlich § 17 MiLoG: Aufzeichnung binnen sieben Tagen, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre, Bußgeld bis 50.000 €. Geprüft wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, und zwar unangekündigt.

Der praktische Unterschied liegt in der Nachvollziehbarkeit: Ein Zettel, der später mit anderer Tinte geändert wurde, ist als Nachweis schwer zu verteidigen. Zeitflex überschreibt eine Zeit nie — jede Korrektur legt eine neue Fassung an und behält die alte, mit Person, Zeitpunkt und einem Grund von 5 bis 500 Zeichen. Ohne Grund lehnt Zeitflex die Änderung ab.

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit hat eine Kernfrage: Wann hat wer wie lange gearbeitet? Gemeint sind Beginn, Ende und Dauer je Person und Kalendertag. Entgeltangaben gehören nicht in dieses Dokument; verlangt die Prüfung zusätzlich Lohnunterlagen, kommen die aus der Lohnabrechnung Ihrer Kanzlei.

Im Pro-Tarif gibt Zeitflex dafür die Prüfungsmappe (Zoll) als eine PDF-Datei je Monat aus: ein Betriebsprotokoll mit einer Zeile je Person, ein Blatt je Person mit einer Zeile je Kalendertag, sämtliche Korrekturen mit Vorher, Nachher, Grund, Person und Zeitpunkt, ein Unterschriftenfeld und Fußnoten mit Rechtsgrundlage und Ortszeit. Auf jedem Blatt steht, ob und wann der Monat abgeschlossen und gesperrt wurde — genau das will ein Prüfer wissen. Voraussetzung ist ein gesperrter Monat: Für nie abgeschlossene Monate gibt es keine Mappe.

Ohne Pro-Tarif haben Sie dieselben Angaben, nur nicht als ein Dokument: Der Stundenzettel zeigt in jedem Tarif je Person und Tag Beginn, Ende, Pause und Dauer samt Änderungsverlauf. Personen, die inzwischen ausgeschieden sind, fehlen nicht — die Mappe zieht ihre Liste aus dem eingefrorenen Stand des Monats und zeigt sie nach der Pseudonymisierung unter einem Pseudonym mit allen Tageszeilen.

Bei der Registrierung wählen Sie Tarif, Zahlweise und Mitarbeiterzahl und hinterlegen Ihre Zahlungsdaten bei Stripe. Danach läuft Ihr Konto 14 Tage kostenlos mit dem vollen Umfang Ihres Tarifs — abgebucht wird in dieser Zeit nichts. Vor der ersten Abbuchung erhalten Sie eine Erinnerung per E-Mail.

Kündigen Sie vorher mit einem Klick, läuft Ihr Konto im Free-Tarif weiter (ein Nutzer, Stempeluhr, Stundenzettel, Abwesenheiten, Minijob-Wächter); tun Sie nichts, bucht Stripe den gewählten Tarif für Ihre aktiven Mitarbeiter. Alle in der Testphase erfassten Zeiten bleiben in beiden Fällen erhalten.

Die 14 Tage zählen ab Anlage Ihres Betriebs — wer später bucht, testet nur die verbleibenden Tage; Kündigen und neu abschließen startet sie nicht neu.

Wer über einen Empfehlungslink gekommen ist, testet 30 Tage statt 14. Gerechnet wird genauso, ab Anlage des Betriebs; alles Übrige — Zahlungsdaten, Erinnerung, erste Abbuchung — ist identisch.

Ja. Wählen Sie bei der Registrierung den Free-Tarif: ein Nutzer, Stempeluhr, Stundenzettel, Abwesenheiten und Minijob-Wächter — ohne Karte, ohne Testfrist, ohne Ablauf. Die Testphase mit Zahlungsdaten gibt es nur, wenn Sie Starter oder Pro wählen. Aufsteigen können Sie jederzeit im Konto.

Drei Dinge.

1. Erstens den Betrieb: Name, Bundesland (für die Feiertage) und Branche — die Branche setzt nur Voreinstellungen wie Zuschläge, Arbeitszeitmodelle und Begriffe („Baustelle“, „Tour“, „Filiale“), Sie können alles ändern.
2. Zweitens Ihre Mitarbeiter: eine Einladung per E-Mail, 14 Tage gültig.
3. Drittens die erste Stempelung im Browser des Handys.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Hilfe-Center unter app.zeitflex.de/hilfe.

Ja. Der Import nimmt .xlsx- und .csv-Dateien, erkennt Spalten am Inhalt und verarbeitet auch mehrere Tabellenblätter. Sie ordnen die Spalten einmal zu und prüfen die Vorschau, bevor etwas gespeichert wird. Die Anleitung: „Daten aus Excel oder einem anderen Programm importieren“ im Hilfe-Center.

Noch nicht. Eine App für iPhone und Android ist in Vorbereitung, aber noch nicht eingereicht. Heute läuft Zeitflex vollständig im Browser des Handys und lässt sich zum Startbildschirm hinzufügen — mit Symbol, Vollbild und Offline-Stempeln. Sobald sich das ändert, steht es hier.

Ja, auf Englisch. Jede Person stellt ihre Sprache selbst ein; die App, die E-Mails aus der App und das Hilfe-Center folgen dieser Wahl. Die Vertragstexte (AGB, AVV, Datenschutz) gelten in der deutschen Fassung. Der Support antwortet auf Deutsch. Wenn Ihr Team eine weitere Sprache braucht, sagen Sie es uns — versprechen können wir heute nichts.

Zeitflex hat Voreinstellungen für Handwerk & Bau, Elektro/Sanitär/Heizung/Klima, Büro/Agentur/IT, Gastronomie & Hotel, Pflege & Soziales, Einzelhandel, Gebäudereinigung & Facility, Logistik & Transport, Arztpraxis & Therapie, Sicherheitsdienst, Fitness/Beauty/Wellness, Landwirtschaft & Garten — und „Sonstige Betriebe“. Die Branche legt nur Startwerte fest (Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, Begriffe, eingeschaltete Module); Pausen, Zuschläge und Rundung passen Sie jederzeit selbst an.

Ein Gerät mit einem aktuellen Browser, mehr nicht. Es gibt nichts zu installieren, keinen Server, keine Lizenzdatei. Zeitflex lässt sich auf dem Handy zum Startbildschirm hinzufügen und startet dann mit eigenem Symbol im Vollbild; ein Wand-Tablet läuft im Vollbild quer. Für die drei Wege — eigenes Handy, Wand-Terminal, PC im Büro — reicht derselbe Zugang.

Eine Mindestversion nennen wir bewusst nicht: Wir führen keine geprüfte Browser-Liste, und eine erfundene Zusage wäre schlimmer als keine. Was wir konkret sagen können: Auf iPhone und iPad kommen Benachrichtigungen erst an, wenn Zeitflex als Symbol auf dem Startbildschirm liegt, und erst ab iOS 16.4 — das steht auch in der Anwendung. Kann Ihr Browser keine Benachrichtigungen, sagt Zeitflex das an Ort und Stelle, statt stillzuhalten.

Eine App im App Store oder bei Google Play gibt es noch nicht.

Nein. Ein Zugang gehört zu genau einem Betrieb; einen Betriebswechsler gibt es nicht. Wer zwei Firmen führt, legt zwei Registrierungen an — jede mit einer eigenen E-Mail-Adresse. Dieselbe Adresse ein zweites Mal lehnt die Registrierung ausdrücklich ab, und zwar aus einem guten Grund: Zwei Konten zur selben Adresse machen die Anmeldung mehrdeutig, und Sie kämen in keines von beiden hinein.

Filialen innerhalb eines Betriebs sind etwas anderes: Dafür gibt es Projekte, Baustellen oder Kostenstellen, denen Ihre Leute ihre Zeit beim Stempeln zuordnen — in jedem Tarif. Abgerechnet wird weiterhin je aktivem Mitarbeiter, nicht je Standort.

Die einzige Ausnahme ist die Steuerkanzlei: Ein Kanzlei-Zugang betreut beliebig viele Mandanten — nicht als Mitglied der Betriebe, sondern über einzeln erteilte und einzeln widerrufbare Mandate.

Nein — und das sagen wir lieber vorher. Die 14 Tage hängen am Bezahlvorgang: Wer bei der Registrierung Starter oder Pro wählt, hinterlegt seine Zahlungsdaten und bekommt 14 Tage kostenlos. Wer den Free-Tarif wählt, startet ohne Karte und ohne Testphase — dafür ohne Ablauf.

Dasselbe gilt, wenn Sie Starter oder Pro wählen und den Bezahlvorgang dann abbrechen: Ihr Betrieb ist angelegt, läuft aber als Free weiter, und es startet keine Testuhr. Sie können jederzeit im Konto aufsteigen; die 14 Tage zählen dann noch ab dem Tag, an dem Ihr Betrieb angelegt wurde, nicht ab dem Aufstieg.

Was in keinem dieser Fälle passiert: Es werden keine Daten gelöscht und keine Mitarbeiter deaktiviert. Ihre Aufzeichnungspflicht läuft weiter, also läuft die Aufzeichnung weiter.

Nein. Es gibt keine Grundgebühr — Sie zahlen nur je aktivem Mitarbeiter (zzgl. MwSt.): Starter 1,49 €, Pro 2,49 € pro Mitarbeiter und Monat. Beispiel: 8 Mitarbeiter im Pro-Tarif = 8 × 2,49 € = 19,92 €/Monat.

Keine Einrichtungsgebühr, keine Schulungspauschale, kein Aufpreis für den Steuerberater-Zugang oder den Support, keine Mengenstaffel — der Preis je Mitarbeiter ist von eins bis hundert derselbe. Im Monatstarif gibt es keine Mindestlaufzeit; bei jährlicher Zahlung beträgt die Laufzeit zwölf Monate, dafür zahlen Sie zehn Monatsraten für zwölf Monate — zwei Monate gratis.

• Free (ein Nutzer): Stempeluhr, Stundenzettel, Abwesenheiten, Minijob-Wächter.
• Starter (1,49 €): dazu CSV-Export, Zuschlagsregeln, Gleitzeitkonto, Arbeitszeit-Prüfung, Monatsabschluss mit PDF-Lohnübersicht und Steuerberater-Zugang.
• Pro (2,49 €): dazu DATEV-Export, Dienstplan, Standort beim Stempeln, Projektauswertung mit Budget und Deckungsbeitrag, Berichte und Prüfungsmappe, Webhooks.

Bis 100 aktive Mitarbeiter in Starter und Pro. Was Ihr Tarif nicht enthält, sehen Sie als Inhaber trotzdem mit einem Schloss im Menü — nichts ist versteckt.

Berechnet wird jeder im Konto angelegte und nicht deaktivierte Mitarbeiter-Zugang. Eine Aushilfe mit fünf Stunden kostet damit dasselbe wie eine Vollzeitkraft: 2,49 € im Pro-Tarif — bei fünf Stunden Einsatz rund 50 Cent je Arbeitsstunde.

Wer nicht mehr für Sie arbeitet — Saisonende, ausgeschiedene Aushilfe, Elternzeit —, den deaktivieren Sie; die Sitzmenge wird automatisch angepasst und gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum. Sind vorübergehend alle Mitarbeiter deaktiviert — Saisonpause, Betriebsferien —, wird die Mindestmenge von einem Sitz abgerechnet.

Ja. Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, in Deutschland derzeit 19 Prozent. Zeitflex richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB; als vorsteuerabzugsberechtigter Betrieb ist die Umsatzsteuer für Sie in der Regel ein durchlaufender Posten.

Beim Bezahlvorgang ermittelt Stripe die Umsatzsteuer nach Ihrem Sitzland, und Sie können Ihre USt-IdNr. hinterlegen; die Umsatzsteuer weist Stripe auf der Rechnung aus.

Ein Wechsel nach oben gilt sofort, und es entsteht kein zweiter Vertrag. Bleibt die Zahlweise gleich — etwa von Starter auf Pro —, erscheint die Differenz für den Rest der laufenden Periode anteilig auf der nächsten Rechnung. Wechseln Sie von monatlicher auf jährliche Zahlung, verrechnet Stripe die Differenz; Betrag und Zeitpunkt sehen Sie auf der Rechnung.

Ein Wechsel nach unten — kleinerer Tarif oder zurück auf Monatszahlung — greift erst zum Ende der bezahlten Laufzeit, ohne anteilige Verrechnung; bis dahin behalten Sie den bisherigen Umfang.

Bis 100 aktive Mitarbeiter buchen Sie Zeitflex vollständig selbst. Ab 101 endet der Self-Service: Dann vereinbaren wir Konditionen individuell — Kontakt statt Bezahlseite unter info@zeitflex.de.

Wächst ein bestehender Betrieb über die Grenze hinaus, wird weiterhin die Höchstmenge von 100 Sitzen abgerechnet und niemandem die Zeiterfassung abgeschaltet; die Aufzeichnungspflicht nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG läuft schließlich weiter.

Ja, über das Empfehlungsprogramm. Unter „Empfehlen“ finden Sie einen persönlichen Link, einen sprechenden Code und einen QR-Code. Registriert sich ein Betrieb darüber, wird er Ihnen zugeordnet; 30 Tage nach seiner ersten erfolgreichen Zahlung werden 50 € Guthaben gebucht. Die Empfehlungsprämie ist ein fester Betrag, für jeden Betrieb derselbe, höchstens 300 € im Kalenderjahr. Das Guthaben wird mit Ihrer nächsten Rechnung verrechnet. Der geworbene Betrieb testet über den Link 30 Tage statt 14 — Zahlungsdaten hinterlegt er wie jeder andere auch, und einen zusätzlichen Gratismonat gibt es dazu nicht.

Die 30 Tage Karenz sind der eigentliche Missbrauchsschutz: Wer sich selbst wirbt, müsste einen Monat lang echtes Geld zahlen. Was wir dafür nicht tun: Werbe-E-Mails an Dritte verschicken. Eine Adressliste nehmen wir nicht entgegen — Werbung per E-Mail ohne Einwilligung des Empfängers ist nach § 7 UWG unzulässig, auch wenn ein Bestandskunde den Kontakt herstellt (BGH, 12.09.2013, I ZR 208/12). Der geteilte Link ist der Weg.

Das Guthaben ist für Ihren Betrieb eine Betriebseinnahme und je nach Steuerstatus umsatzsteuerlich relevant. Bitte klären Sie das mit Ihrer Steuerkanzlei — steuerlich beraten dürfen und wollen wir nicht.

Die Abrechnung läuft über Stripe. Welche Zahlungsarten zur Auswahl stehen, sehen Sie im Bezahlvorgang selbst; Rechnungsanschrift ist Pflicht, weil eine ordnungsgemäße Rechnung sie braucht (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG). Eine USt-IdNr. können Sie hinterlegen; hat ein Betrieb aus dem EU-Ausland eine gültige, weist die Rechnung keine Steuer aus.

Ihre Rechnungen finden Sie als Inhaber in den Einstellungen unter „Abo & Abrechnung“ — je Zeile ein PDF, zunächst die letzten zwölf, aufklappbar auf 36. Dieselbe Liste steht im Stripe-Kundenportal, wo Sie auch Anschrift, USt-IdNr. und Zahlungsmethode ändern. Die Links werden nie gespeichert, sondern bei jedem Aufruf frisch geholt.

Laden Sie die PDF herunter, wenn Sie sie aufbewahren wollen: Rechnungen unterliegen § 147 AO, also zehn Jahren. Nur der Inhaber sieht diesen Bereich — ein Manager sieht den Reiter, darf dort aber nichts.

Nichts Dramatisches, und vor allem nichts Sofortiges. Scheitert eine Abbuchung, bekommt der Inhaber eine E-Mail, der Vorgang wird protokolliert — und Ihr Zugang bleibt bestehen. Es gibt keinen sofortigen Wechsel in einen kleineren Tarif und keine Sperre. Stripe wiederholt den Einzug über etwa drei Wochen mehrfach; erst wenn dort alle Versuche gescheitert sind und das Abo endet, fällt Ihr Betrieb in den Free-Tarif.

Auch dann wird nichts gelöscht und niemand deaktiviert. Die Aufzeichnungspflicht hängt an keinem Abo: Ihre Leute stempeln weiter, die Zeiten bleiben. Was im Free-Tarif wegfällt, sind Ausgabe und Auswertung — Export, Zuschlagsregeln, Monatsabschluss.

Dasselbe gilt bei einer Rückbuchung: Der Betrieb wird markiert und wir melden uns, gesperrt wird er nicht.

Nein. Drei Wege, alle im selben Konto: im Browser des eigenen Handys (zum Startbildschirm hinzufügen), an einem Tablet als Wand-Terminal mit persönlicher PIN — das Terminal stempelt bis zu 72 Stunden ohne Internet weiter — oder mit einem Klick im Browser am PC. Personen ohne E-Mail-Adresse stempeln mit PIN am Terminal. Die Stempelung landet immer im gleichen Stundenzettel.

Ja. Die App speichert jede Stempelung lokal auf dem Gerät und sendet sie automatisch nach, sobald wieder Internet da ist — egal ob Funkloch auf der Baustelle, Kellerküche, Nachtschicht auf Station, Tour im Lieferwagen oder Lagerhalle ohne Empfang. Gezählt wird die Uhrzeit des Stempelns, nicht die des Nachsendens. Nur wenn der Server eine Stempelung nicht annehmen kann — etwa weil derselbe Tag inzwischen im Büro abgeschlossen wurde —, zeigt die App das an, und Sie klären es dort.

Dann trägt der Inhaber oder eine Führungskraft die Zeit nach oder korrigiert sie — Mitarbeitende selbst können ihre Zeiten nicht ändern. Ist jemand 14 Stunden am Stück eingestempelt, erinnert Zeitflex die Führung. Jede Korrektur wird mit Original, Änderung, Zeitpunkt und Person im Änderungsprotokoll festgehalten und 36 Monate aufbewahrt; das ist die Nachvollziehbarkeit, die eine Prüfung verlangt. Wie das geht: „Vergessene Stempelung korrigieren“ im Hilfe-Center.

Das entscheiden Sie je Betrieb: automatisch abziehen oder nur warnen. Die gesetzliche Vorgabe (§ 4 ArbZG) sind 30 Minuten ab mehr als 6 Stunden und 45 Minuten ab mehr als 9 Stunden; Ihre Leute können Pausen auch selbst stempeln. Fehlt eine Pflichtpause, meldet es die Arbeitszeit-Prüfung. Für Jugendliche gelten die strengeren Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes.

Ja: keine Rundung, 5 oder 15 Minuten, betriebsweit einstellbar. Die Rundung wirkt auf die Lohnrechnung, den Stundenzettel im Detail und die Exporte — Dashboard, Berichte, Team-Übersicht und Dienstplan zeigen weiterhin die tatsächlich gestempelte Zeit. Zeitflex rundet dabei immer zugunsten der Beschäftigten: Die Netto-Arbeitszeit eines Tages wird auf das nächste 5- oder 15-Minuten-Raster aufgerundet, nie abgerundet. Eine Rundung zulasten der Beschäftigten gibt es in Zeitflex nicht — und wäre in der Regel auch arbeitsrechtlich unzulässig.

Ja. Sie wählen Ihr Bundesland bei der Registrierung; Zeitflex kennt die gesetzlichen Feiertage je Bundesland und berücksichtigt sie bei den Feiertagszuschlägen.

Ja, in jedem Tarif: Sie legen Projekte oder Baustellen an, Ihre Leute wählen sie beim Stempeln. Die Auswertung — Budget, Auftragssumme, Hochrechnung der Lohnkosten, Deckungsbeitrag, Budget-Warnungen und der Export je Projekt — ist Teil des Pro-Tarifs.

Ja, ab dem Starter-Tarif als Modul „Gleitzeitkonto“. Es ist ein einziges Konto — kein zweites neben einem Überstundenkonto —, das Soll und Ist je Woche gegenüberstellt und Plus- oder Minusstunden fortschreibt. Sie können Ober- und Untergrenzen vereinbaren. Den kumulierten Saldo je Mitarbeiter sehen Sie in den Berichten (ab Pro); eine automatische Meldung, sobald eine Grenze erreicht ist, gibt es derzeit nicht — Sie sehen den Stand dort selbst nach. Ob Stunden verfallen, ausgezahlt oder abgefeiert werden, entscheidet Ihr Betrieb, nicht Zeitflex.

Weil eine Aufzeichnung, die jeder rückwirkend selbst ändern darf, als Nachweis nichts mehr wert ist — auch nicht für die Beschäftigten selbst, etwa im Streit um Überstunden. § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG verlangen nachvollziehbare Aufzeichnungen.

Mitarbeitende sehen ihre Zeiten deshalb vollständig im Stundenzettel, aber ohne Knopf zum Ändern — auch nicht für den eigenen Eintrag. Korrigieren und Nachtragen dürfen ausschließlich Inhaber und Führung, und nur mit einem Grund von mindestens 5 und höchstens 500 Zeichen; ohne Grund lehnt Zeitflex die Änderung ab. Die alte Fassung bleibt erhalten, und jede Korrektur steht mit Original, Änderung, Zeitpunkt und Person 36 Monate im Änderungsprotokoll.

Wer eine falsche Zeit bemerkt, meldet sie also der Führung; der Weg steht unter „Vergessene Stempelung korrigieren“. Bleibt eine Stempelung länger als 14 Stunden offen, erinnert Zeitflex beide Seiten — die betroffene Person allerdings ausdrücklich ohne die Aufforderung, jetzt auszustempeln: Das würde alle Stunden seit dem Morgen als Arbeit aufzeichnen.

Als ein Arbeitstag, nicht als zwei Halbtage. Zeitflex ordnet eine Schicht dem Kalendertag zu, an dem eingestempelt wurde: Eine Nacht von 22 bis 6 Uhr ist der Arbeitstag des Vorabends. Die Dauer ist die tatsächlich verstrichene Zeit, auf ganze Minuten gerundet — gerechnet wird intern in koordinierter Weltzeit und nur für die Anzeige auf die Ortszeit Europe/Berlin abgebildet. Andere Zeitzonen kennt Zeitflex nicht.

Bei den Zuschlägen ist es bewusst anders: Die werden minutenweise dem jeweiligen Kalendertag zugeschlagen, weil ein Sonntags- oder Feiertagszuschlag am Datum hängt und nicht am Schichtbeginn. Innerhalb einer Minute gewinnt je Kategorie der höchste Satz, und Nacht- sowie Sonn- und Feiertagszuschlag werden addiert; zwischen 0 und 4 Uhr gelten also 40 Prozent, nicht 25 plus 40 — vorausgesetzt, die Schicht hat vor 0 Uhr begonnen (§ 3b Abs. 3 EStG); beginnt sie erst nach 0 Uhr, bleiben es 25 Prozent. Sonntag und Feiertag schließen sich gegenseitig aus — der Feiertag gewinnt.

Die gesetzliche Prüfung von Höchstarbeitszeit und Ruhezeit gruppiert genauso wie die Arbeitszeit, also ebenfalls nach dem Tag des Einstempelns.

Gezählt wird, was wirklich gearbeitet wurde — ohne Sonderregel, ohne Nachtrag. Weil Zeitflex die Dauer aus den tatsächlichen Zeitstempeln rechnet und nicht aus der Differenz zweier Wanduhrzeiten, hat eine Schicht von 23 bis 6 Uhr in der Märznacht real sieben Stunden und in der Oktobernacht real neun. Genau das steht im Stundenzettel, und genau das geht in Lohn und Zuschläge ein.

Für die Dienstplanung gilt die Umkehrung, und auch dort ist der Grenzfall entschieden: Eine Schicht, die auf die im März übersprungene Stunde fällt, rückt nach vorn; eine Schicht in der im Oktober doppelt vorkommenden Stunde gilt in ihrer ersten Nennung, also noch in der Sommerzeit.

Ja, in jedem Tarif. Die Führung legt in den Einstellungen ein Gerät an und bekommt genau einmal einen Kopplungscode aus acht Zeichen samt QR-Code, 60 Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Das Tablet tauscht ihn gegen ein Gerätetoken; ohne dieses Token zeigt der Terminal-Bildschirm nichts als die Kopplung — keine Namen, nicht einmal den Betriebsnamen. Danach tippt jede Person ihre Kachel an und gibt ihre PIN ein; neue PINs haben sechs Stellen, bestehende vierstellige bleiben gültig und werden zur Erneuerung markiert.

Zur Sicherheit: PIN und Kopplungscode liegen nur als Hash in der Datenbank, das Gerätetoken ebenfalls. Fünf Fehlversuche innerhalb von fünf Minuten sperren das Paar aus Gerät und Person für fünf Minuten — nicht das ganze Tablet und nicht dieselbe Person am Nachbargerät; die Sperre steht im Protokoll. „Unbekannt“ und „falsch“ ergeben dieselbe Meldung, und die Antwortzeit ist angeglichen, damit sie kein Konto verrät. Entziehen Sie einem Gerät den Zugang, ist das Token unbrauchbar, nicht nur ein Schalter umgelegt.

Zwei Dinge noch: Das Terminal stempelt bis zu 72 Stunden ohne Internet weiter — die PIN wird dabei versiegelt und erst beim Nachliefern geprüft; scheitert sie, wird die Zeit trotzdem aufgezeichnet und wartet auf Ihre Freigabe. Und der Standort wird am Wand-Terminal nie erfasst, auch nicht, wenn Ihr Betrieb ihn für die mobile Stempeluhr eingeschaltet hat.

Sie legen die Person an und schicken eine Einladung per E-Mail; der Link ist 14 Tage gültig. Vier Rollen: Inhaber (alles, auch Abo, Löschung und Rechtliches), Führung (Zeiten korrigieren, Anträge genehmigen, Dienstplan, Auswertungen), Mitarbeitend (eigene Zeiten stempeln und sehen, Anträge stellen) und Steuerkanzlei (ausschließlich lesen und exportieren).

Vergeben Sie „Führung“ sparsam — wer Zeiten anderer korrigiert, sieht Arbeitszeitdaten des ganzen Betriebs.

Ja, im Pro-Tarif. Sie planen Schichten, kopieren eine Woche in die nächste, und Ihre Leute sehen ihren Plan im Handy; 45 Minuten vor Schichtbeginn kommt eine Erinnerung. Schichttausch untereinander läuft über einen Antrag, den die Führung freigibt.

Die Anleitungen „Schichten planen“, „Woche kopieren“ und „Schichttausch“ stehen im Hilfe-Center.

Abwesenheiten sind in jedem Tarif enthalten, auch im Free-Tarif. Mitarbeitende beantragen Urlaub im Handy, die Führung genehmigt oder lehnt ab, der Stundenzettel übernimmt die Tage. Eine Krankmeldung erfasst die Person selbst oder die Führung; die AU-Bescheinigung kann als Foto oder PDF hochgeladen werden.

Wer die Bescheinigung sehen darf, steht unter „Datenschutz & Sicherheit“.

Es gibt einen Team-Chat als Modul, das standardmäßig aus ist — schalten Sie ihn erst ein, wenn Betriebsrat oder Team es tragen. Stilles Mitlesen ist nicht möglich: Wer einer Gruppe beitritt, ist für alle sichtbar und sieht den Verlauf erst ab dem Beitritt.

Nachrichten werden nach 7, 30 oder 90 Tagen gelöscht (Standard 30, länger als 90 geht nicht), die Steuerkanzlei ist nie Mitglied, Push-Benachrichtigungen enthalten nie den Text und schweigen zwischen 21 und 6 Uhr. Der Chat ist bewusst kein Nachweis — Arbeitsanweisungen mit Nachweis gehören in die Ankündigungen.

Über „Ankündigungen“: Sie schreiben einmal, alle sehen es — oder nur eine Rolle, ein Projekt, einzelne Personen. Schalten Sie die Lesebestätigung ein, hält Zeitflex fest, wer wann gelesen hat — als Nachweis etwa für Sicherheitsunterweisungen.

Ankündigungen und „Dokumente & Nachweise“ sind in jedem Betrieb von Anfang an eingeschaltet.

Ja, unter „Dokumente & Nachweise“ — Arbeitsverträge, Nachträge, Bescheinigungen; mit Fotodokumentation als Zusatzmodul auch Leistungsnachweise zu Auftrag oder Schicht.

Die Aufbewahrung folgt Fristen: für Verträge als Vorgabe 10 Jahre ab Jahresende, die der Inhaber unter Einstellungen im Reiter „Aufbewahrung“ ändern kann, auch kürzer; Fotodokumentation 5 Jahre und sonstige Dokumente 3 Jahre sind fest. Die Steuerkanzlei sieht Dokumente nie.

Alles Eigene: die Stempeluhr, den eigenen Stundenzettel, die eigenen Abwesenheiten und Anträge, die eigenen Dokumente, die Ankündigungen des Betriebs und — wo der Dienstplan genutzt wird — die veröffentlichten Schichten des Teams, damit klar ist, wer wann kommt. In den Einstellungen steht dazu die eigene Datenauskunft mit allem, was Zeitflex zu dieser Person speichert.

Nicht sichtbar sind die Zeiten und Anträge der Kolleginnen und Kollegen, deren Löhne, Zuschläge und Vertragsdaten, Atteste und Verträge anderer Personen — nie, in keiner Liste, unter keinem Filter —, Dienstplan-Entwürfe vor der Veröffentlichung sowie Monatsabschluss, Berichte, Minijob-Übersicht, Import, Projektauswertung und Prämien. Im Dienstplan erscheinen Kollegen nur mit Name und Rolle; Wochensummen sieht jede Person nur für die eigene Zeile.

Zwei Dinge, die wir nicht schönreden: Am Wand-Terminal sieht jeder, der davorsteht, die Namensliste und wer gerade eingestempelt ist — das ist die Kachelliste zum Antippen und der einzige Ort, an dem Anwesenheiten für Nicht-Führung sichtbar sind. Und das eigene Zeitkonto mit Überstunden ist für Mitarbeitende derzeit nicht sichtbar; es ist für die kommende App vorgesehen.

In drei Schritten, und nie ohne Freigabe. Erstens: Die Person öffnet im Dienstplan ihre eigene Schicht und fragt einen Tausch an — fremde Schichten lassen sich nicht anfragen, ein Tausch mit sich selbst auch nicht. Zweitens: Sie wählt die Person, die übernehmen soll, und schreibt bei Bedarf eine Nachricht bis 300 Zeichen; je Schicht läuft nur eine offene Anfrage. Drittens: Die angefragte Person bestätigt oder lehnt ab — und erst danach genehmigt die Führung.

Solange nichts entschieden ist, zieht die anfragende Person ihre Anfrage selbst zurück; die angefragte Person lehnt ab, solange sie noch nicht bestätigt hat. Genehmigen dürfen ausschließlich Inhaber und Führung, und fremde Tauschanfragen sieht niemand sonst. Der Dienstplan gehört zum Pro-Tarif.

Was der Tausch nicht ersetzt: die Prüfung auf Ruhezeit und Höchstarbeitszeit. Die läuft unabhängig davon weiter und meldet sich, wenn aus einem Tausch elf Stunden Ruhe zu wenig werden.

Ja, über ein Kalender-Abo. Jede Person legt in den Einstellungen bis zu fünf Zugänge an — Handy, Tablet, Outlook. Der Kalender zeigt ausschließlich die eigenen veröffentlichten Schichten und auf Wunsch die eigenen genehmigten Abwesenheiten: keine Entwürfe, keine Kolleginnen und Kollegen, keine Löhne. Er reicht 60 Tage zurück und 180 Tage voraus, und die Erinnerung ist zwischen 15 Minuten und einem Tag vorher wählbar.

Die Abo-Adresse ist ein Schlüssel: Wer sie hat, sieht die Schichten ohne Anmeldung. Zeitflex zeigt sie genau einmal an und kann sie nicht erneut anzeigen — ist sie verloren oder weitergegeben, widerrufen Sie den Zugang und legen einen neuen an. Eine Anbindung an Google- oder Outlook-Konten per Freigabedialog gibt es nicht; das Abo ist der Weg.

Eine Einschränkung, die wir nicht verschweigen: Wird eine Schicht gelöscht, sendet der Abo-Feed keine ausdrückliche Absage. Je nach Kalenderprogramm bleibt der Termin dann stehen oder verschwindet kommentarlos. Bei kurzfristigen Änderungen ist der Dienstplan selbst die verlässliche Quelle.

In aller Regel nicht. Jede Person legt unter „Benachrichtigungen“ eine eigene Ruhezeit fest, etwa 20 bis 7 Uhr, in vollen Stunden und über Mitternacht hinweg. Nachrichten in dieser Zeit werden unterdrückt und nicht nachgeholt — der Inhalt steht ohnehin in der Anwendung. Voreingestellt ist keine Ruhezeit; das ist eine bewusste Entscheidung jeder Person, keine Vorgabe des Betriebs. Für den Team-Chat gilt zusätzlich eine feste Nachtruhe von 21 bis 6 Uhr, die niemand abschalten kann.

Abschaltbar sind vier Arten: Genehmigungen, Schichterinnerungen, Stempel-Erinnerungen und Minijob-Warnungen. Die Erinnerung „Noch eingestempelt?“ wird in der Ruhezeit zurückgehalten und in der nächsten Stunde erneut geprüft, geht also nicht verloren.

Eine Ausnahme nennen wir offen, statt sie zu beschönigen: Als wichtig markierte Ankündigungen werden derzeit auch in der Ruhezeit zugestellt. Das ist ein bekannter Fehler und kein Vorsatz — bis er behoben ist, markieren Sie eine Ankündigung am Abend besser nicht als wichtig.

Zeitflex erstellt keine Lohnabrechnung — das bleibt Sache Ihres Steuerberaters oder Lohnbüros. Aber Zeitflex übernimmt die komplette Vorarbeit: Zeiten sammeln, Pausen und Zuschläge berechnen, Abwesenheiten zuordnen, alles freigeben und als fertige Bewegungsdaten exportieren. Ihr Steuerberater importiert die Datei und rechnet ab. Genau der Teil, der Sie bisher einen Nachmittag gekostet hat, ist automatisiert.

Ja. Ihre Kanzlei bekommt ab dem Starter-Tarif einen eigenen Zugang mit Leserechten, ohne Sitzpreis: Sie schicken ein Mandat per E-Mail (14 Tage gültig), die Kanzlei lädt Stundenzettel und Exportdateien selbst herunter. Stammdaten sieht sie nur, wenn Sie es freigeben; Krankmeldungen, Anhänge, Standortdaten und PINs sieht sie nie. Sie können den Zugang jederzeit widerrufen.

Exportiert wird ab Starter als CSV und PDF-Lohnübersicht, im Pro-Tarif zusätzlich als DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt — ohne neue Software in der Kanzlei.

Sieben: DATEV LODAS und DATEV Lohn & Gehalt (Bewegungsdaten mit Ihrer 7-stelligen Berater- und 5-stelligen Mandantennummer; Pro), CSV (allgemein), PDF-Lohnübersicht, ein eigenes Lohnprofil (CSV nach einem Spaltenprofil, das Sie in den Einstellungen anlegen — für jedes andere Lohnprogramm), Zeiten für die Buchhaltung (Saldy) und die Prüfungsmappe (Zoll) als PDF-Arbeitszeitnachweis je Person und Kalendertag für die Prüfung nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG (Pro).

Alle Dateien entstehen aus dem eingefrorenen Stand des Monatsabschlusses.

Der Monatsabschluss (ab Starter) friert den Monat ein: Sie prüfen offene Punkte, geben frei, sperren — danach entstehen alle Exportdateien aus genau diesem Stand, und die Lohnperiode wird 6 Jahre aufbewahrt.

Fällt später ein Fehler auf, korrigieren Sie nicht heimlich im gesperrten Monat, sondern als dokumentierte Korrektur, die im Folgemonat mitläuft; das Lohnbüro sieht sie im nächsten Export.

Wie genau: „Monatsabschluss Schritt für Schritt“ und „Korrekturen nach der Sperre“ im Hilfe-Center.

Ab Starter rechnet Zeitflex Zuschlagszeiten nach Ihren Regeln aus; voreingestellt sind die Höchstsätze aus § 3b EStG, bis zu denen Zuschläge steuerfrei bleiben: Nacht 25 %, Nacht zwischen 0 und 4 Uhr 40 %, Sonntag 50 %, Feiertag 125 %. Die 40 % für 0 bis 4 Uhr sind nur steuerfrei, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr begonnen hat. Diese Bedingung berücksichtigt Zeitflex: Der 40-%-Satz wird nur angesetzt, wenn die Schicht vor 0 Uhr begonnen hat (§ 3b Abs. 3 EStG); sonst gilt der 25-%-Satz.

Zeitflex liefert die Zuschlagsstunden im Export; ob und wie viel ausgezahlt wird, bestimmt Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag, und die steuerliche Behandlung macht das Lohnbüro.

Nein. In Zeitflex gibt es keinen Weg zurück — auch nicht für den Inhaber. Ein gesperrter Monat bleibt gesperrt: Zeitkorrekturen, Nachträge, Abwesenheiten, Zusatzbezüge und Importe werden für diesen Zeitraum abgewiesen, und zwar auch dann, wenn eine Korrektur den Monat nur verlassen oder erreichen würde. Beide betroffenen Monate werden geprüft.

Das ist Absicht, denn genau darauf beruht der Wert des Monatsabschlusses: Alle Exportdateien entstehen aus dem eingefrorenen Stand, nicht aus laufenden Zeiteinträgen. Fällt später ein Fehler auf, ist der Weg eine dokumentierte Korrektur, die als Nachtrag im Folgemonat mitläuft — sprechen Sie sie mit Ihrem Lohnbüro ab, denn Zeitflex überträgt sie nicht selbst in den Folgemonat.

Zwei Hinweise vor dem Sperren: Es lässt sich auch ein noch laufender Monat abschließen — Zeitflex prüft nicht, ob der Monat vorbei ist. Und wer noch eingestempelt ist, hält den Abschluss auf; Zeitflex nennt die Anzahl der offenen Stempelungen, statt stillschweigend zu rechnen.

Fünf, im Pro-Tarif unter „Berichte“, wahlweise über Monat, Quartal oder Jahr: Überstundenkonten mit dem kumulierten Saldo je Person und Monat, Soll/Ist-Vergleich, Geplant gegen Gearbeitet, Lohnkosten und Krankheitsquote. Vier davon geben Sie als CSV und PDF aus; „Geplant gegen Gearbeitet“ hat keinen Export. Die Berichte lesen nur — korrigiert wird im Stundenzettel, abgeschlossen im Monatsabschluss. In die Auswertung gehen ausschließlich abgeschlossene Zeiteinträge ein: Wer gerade eingestempelt ist, zählt noch nicht.

Sehen dürfen die Seite nur Inhaber und Führung; Mitarbeitende und die Steuerkanzlei haben keinen Zugriff. In Free und Starter bleiben die Auswertungen leer, und eine Hinweiskarte sagt das offen — erfasst und aufbewahrt werden die Zeiten trotzdem in jedem Tarif.

Was die Lohnkosten-Auswertung nicht sagt: Sie rechnet mit dem hinterlegten Stundenlohn. Personen mit Monatsgehalt stehen darin mit 0 €. Sie taugt damit als Hochrechnung für Stundenlöhne, nicht als Personalkostenrechnung — und sie ersetzt keine Zahl aus Ihrer Lohnabrechnung.

Ja, beides. Das Mandat wird bei jeder einzelnen Anfrage der Kanzlei frisch geprüft und steht bewusst nicht im Anmelde-Token — ein Widerruf wirkt deshalb sofort, nicht erst beim nächsten Anmelden. Widerrufen, reaktivieren und die Rechte ändern darf ausschließlich der Inhaber. Ein Mandat läuft übrigens nicht von selbst ab: Nur die Einladung verfällt nach 14 Tagen.

Die Rechte sind einzeln schaltbar: Exporte herunterladen, Stundenzettel einsehen, Stammdaten einsehen. Stammdaten sind ab Werk aus — die Kanzlei sieht also standardmäßig keine Löhne. Mehrere Kanzleien nebeneinander sind möglich; die Liste zeigt auch die widerrufenen, als Nachweis.

Jeder Zugriff der Kanzlei wird im Protokoll Ihres Betriebs festgehalten, Lesezugriffe zusammengefasst, Downloads einzeln. Und die harte Grenze bleibt in jedem Fall: AU-Bescheinigungen, sämtliche Anhänge, Standortdaten und PINs sieht eine Kanzlei nie — das ist keine Einstellung, sondern fest verdrahtet.

Ja — über Webhooks, und zum Abholen der Zeiten über einen API-Schlüssel. Im Pro-Tarif tragen Sie in den Einstellungen eine HTTPS-Adresse Ihres Systems ein und wählen aus fünf Ereignissen: Stempelung angelegt, Monat gesperrt, Abwesenheit genehmigt, Abwesenheit zurückgenommen, Dienstplan veröffentlicht. Jede Zustellung ist ein JSON-Dokument mit einer Signatur zum Nachrechnen. Namen, Löhne, Zuschläge, Standortdaten, Begründungstexte und Dateien stehen nie darin — Ihr System bekommt Kennungen und arbeitet mit dem, was es ohnehin weiß.

Drei Grenzen, die Ihre Planung ändern und die deshalb hierher gehören: Es gibt kein Ereignis für das Ausstempeln und keines für eine Korrektur. Stempelungen aus der Handy-App lösen derzeit gar kein Ereignis aus — Nachlieferungen des Wand-Terminals dagegen schon. Und es gibt keinen Wiederholungsdienst: Nach drei Versuchen (sofort, nach 0,5 und nach 2 Sekunden, je 5 Sekunden Zeit) ist ein Ereignis verloren. Gleichen Sie den Stand deshalb zusätzlich über einen Export ab.

Ein API-Schlüssel mit Leserecht holt die Zeiten eines Monats als JSON ab, unter der Adresse /api/v1/zeiten: je Person Kennung, Name und Personalnummer, je Arbeitstag Beginn, Ende, Pausen und Nettominuten — gerechnet wie Stundenzettel und Monatsabschluss, ohne Lohnwerte. Mehr nimmt die Schnittstelle heute nicht an; schreiben lässt sich über sie nichts. Daten hinein bringen Sie über den Import, heraus außerdem über CSV oder DATEV.

Zeitflex ist auf die Anforderungen der DSGVO ausgelegt. Ihre Daten liegen auf einem eigenen Server bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland); die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter — genau drei — sind im Auftragsverarbeitungsvertrag namentlich benannt, den Sie unter zeitflex.de/avv.html einsehen. Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist bleiben erhalten; automatisch gelöscht werden AU-Dateien, Standort-Momentaufnahmen, Chat-Nachrichten und Protokolle nach ihren Fristen. Änderungen werden protokolliert.

Ein Bewegungsprofil entsteht nicht: Der Standort wird — wenn überhaupt — nur im Moment des Stempelns erfasst, und Ihr Betrieb kann diese Funktion komplett abschalten. Gestempelt wird die Zeit, nicht die Person überwacht.

Ausschließlich auf einem eigenen Server bei Hetzner in Falkenstein, in Containern — kein Managed-Cloud-Dienst, keine fremde Datenbank. In der Anwendung ist kein Werkzeug zur Nutzungsanalyse eingebunden, dazu keine Google Fonts und kein externer Fehlerdienst. Auf der Website — nicht in der Anwendung — messen wir die Nutzung mit Microsoft Clarity, und zwar nur, wenn Sie unter „Cookie-Einstellungen“ zustimmen; für Werbung geben wir diese Daten nicht frei.

Sicherungen der Datenbank laufen täglich und werden auf dem Server 30 Tage vorgehalten; die Betriebsprotokolle werden größenbasiert umgewälzt, eine feste Frist in Tagen gibt es nicht.

Nur wenn Sie es wollen, und nur als Momentaufnahme. Die Standortprüfung braucht zwei Schalter: den Pro-Tarif und die ausdrückliche Aktivierung durch Ihren Betrieb. Dann werden beim Ein- und Ausstempeln in der mobilen Stempeluhr einmalig Koordinaten als Nachweis des Arbeitsorts gespeichert — kein Hintergrund-Tracking, kein Geofence, kein Bewegungsprofil, nichts am Wand-Terminal.

Die Koordinaten werden nach 6 Monaten entfernt, der Zeiteintrag bleibt. Die Steuerkanzlei sieht Standortdaten nie.

Nur die Person selbst, der Inhaber und die Führung. Kolleginnen und Kollegen sehen sie nie, die Steuerkanzlei nie.

Die AU-Bescheinigung (JPG, PNG oder PDF, bis 10 MB) wird vor dem Speichern mit AES-256 verschlüsselt, jeder Zugriff wird protokolliert, und die Datei wird 24 Monate nach Ende der Abwesenheit automatisch gelöscht.

Sie deaktivieren die Person; ab dem nächsten Abrechnungszeitraum kostet der Zugang nichts mehr. Drei Monate nach dem Austritt werden Name, E-Mail, Personalnummer, PIN und Geburtsdatum durch ein Pseudonym ersetzt — die Zeitdaten bleiben unter diesem Pseudonym, weil Sie sie 24 Monate nachweisen müssen.

Exportieren Sie vorher, was Sie für die Personalakte brauchen.

Ja, ohne Anfrage an uns: Jede Person erzeugt unter Einstellungen → „Daten & Löschung“ → „Meine Datenauskunft“ ihre Auskunft selbst — lesbar und als JSON, einschließlich der Liste, wer wann auf ihre AU-Bescheinigungen zugegriffen hat.

Für Kundenkonten derzeit nicht. Das Passwort setzen Sie über „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite zurück; der Link kommt per E-Mail und ist 60 Minuten gültig.

Wenn Sie Zwei-Faktor brauchen, sagen Sie es uns — wir versprechen keinen Termin.

Zeitflex führt zehn Bereiche als Module: Prämien, Fotodokumentation, Standort beim Stempeln, Projektzeiten, Dienstplan, Gleitzeitkonto, Rufbereitschaft, Ankündigungen, Dokumente und Team-Chat. Ab Werk eingeschaltet sind genau zwei — Ankündigungen und Dokumente; beides sind einseitige Aushänge.

Der Team-Chat ist bewusst aus. Ein Chat ist zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet und damit dort, wo ein Betriebsrat besteht, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Ein Modul, das sich von selbst einschaltet, nähme dem Betrieb genau die Entscheidung ab, die er treffen muss.

Wirksam sperren lassen sich heute Ankündigungen, Team-Chat, Dokumente, Fotodokumentation und Prämien. Der Standort beim Stempeln hängt an seinem eigenen Schalter, Dienstplan und Projektauswertung am Tarif. Der Schalter „Gleitzeitkonto“ sperrt derzeit nichts — das sagen wir lieber, als Sie es ausprobieren zu lassen.

Ja. Zeitflex führt ein Änderungsprotokoll je Betrieb: Was geschehen ist, an welchem Objekt, durch wen und wann. Bei einer Zeitkorrektur stehen der alte und der neue Stand samt Begründung darin, beim Monatsabschluss Jahr, Monat und die Zahl der eingefrorenen Positionen, bei jedem Abruf der Steuerkanzlei der Zugriff selbst. Aufbewahrt wird das Protokoll 36 Monate — begründet mit der Rechenschaftspflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Wer was sieht: Inhaber und Führung sehen in den Einstellungen die letzten 50 Vorgänge mit Aktion, Objekt, Person und Zeit; der vollständige Verlauf mit Vorher und Nachher steckt im Gesamtexport, den der Inhaber ziehen kann. Mitarbeitende sehen einen eigenen, engen Ausschnitt: wer wann auf ihre AU-Bescheinigungen und Dokumente zugegriffen hat. Die Steuerkanzlei sieht nur die abrechnungsrelevanten Änderungen seit ihrem letzten Export.

Eine Einschränkung der Anzeige: Die Beschriftungen decken nicht jeden Vorgang ab. Was Zeitflex nicht übersetzen kann, erscheint mit seiner technischen Kennung — sichtbar bleibt es in jedem Fall.

Ein Passwort hat mindestens 10 Zeichen, mindestens einen Buchstaben und mindestens eine Ziffer, dazu entweder ein Sonderzeichen oder eine Länge von mindestens 16 Zeichen — Passphrasen sind ausdrücklich erlaubt. Abgewiesen werden gängige Trivialwörter und alles, was einen Bestandteil des eigenen Namens, der E-Mail-Adresse oder des Betriebsnamens enthält. Die Stärkeanzeige ist ein Hinweis, keine Hürde. Gespeichert wird nie das Passwort, sondern ein bcrypt-Hash.

Nach zehn Fehlversuchen innerhalb von zehn Minuten ist die Anmeldung für zehn Minuten gesperrt. Ehrlich dazugesagt: Die Anmeldeseite zeigt in diesem Fall dieselbe Meldung wie bei einem Tippfehler — wer gesperrt ist, erkennt es nicht am Text. Warten hilft, weiterprobieren nicht.

Eine Web-Sitzung läuft nach 7 Tagen ab und verlängert sich bei Nutzung; die Handy-App arbeitet mit einem kurzlebigen Zugangs-Token und einem 30 Tage gültigen Erneuerungs-Token, das sich widerrufen lässt. Wird jemand deaktiviert oder die Rolle geändert, wirkt das sofort und nicht erst zum Sitzungsende. Eine Zwei-Faktor-Anmeldung für Kundenkonten gibt es derzeit nicht.

Ja. Im Monatstarif kündigen Sie jederzeit ohne Frist und ohne Begründung; die Kündigung wird zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums wirksam. Sie kündigen als Inhaber direkt in der Anwendung unter Einstellungen → Abo & Abrechnung mit einem Klick — die Kündigung lässt sich dort bis zum Laufzeitende wieder zurücknehmen. Daneben genügt eine E-Mail in Textform.

Bei jährlicher Zahlung läuft der Vertrag zwölf Monate und verlängert sich nur, wenn Sie nichts tun. Die bereits bezahlte Laufzeit bleibt in jedem Fall vollständig nutzbar; danach wechselt das Konto in den Free-Tarif.

Ab dem Starter-Tarif exportieren Sie Stundenzettel und Lohnübersicht jederzeit selbst als CSV und PDF; im Pro-Tarif zusätzlich Berichte und DATEV-Dateien. Der Export ist im Preis enthalten, es gibt keinen Ausgabe-Aufschlag, und er steht nach einer Kündigung bis zum Ende der bezahlten Laufzeit zur Verfügung — exportieren Sie also vor dem Ende. Im Free-Tarif sehen Sie Ihre Zeiten in der Anwendung; als Datei gibt es dort nur den tarifunabhängigen JSON-Export Ihrer Kerndaten, nicht CSV, PDF oder DATEV.

Löschen Sie den Betrieb ganz, wird der Zugang gesperrt, die Löschung bleibt 30 Tage widerrufbar, und die Export- und Auskunftsfunktionen bleiben in diesen 30 Tagen ausdrücklich nutzbar (JSON-Export und Datenauskunft; hochgeladene Dateien vorher herunterladen — im Sperrfenster sind sie nicht mehr abrufbar).

1. Erstens: die Statusseite unter app.zeitflex.de/status ansehen — sie ist öffentlich, ohne Anmeldung. Steht dort eine Störung, liegt es nicht am Passwort.
2. Zweitens: das Passwort über „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite neu setzen; der Link ist 60 Minuten gültig.
3. Drittens: Nach zehn Fehlversuchen in zehn Minuten ist die Anmeldung zehn Minuten gesperrt — warten statt weiterprobieren.
4. Viertens: ein anderes Gerät oder ein anderes Netz probieren (Mobilfunk statt WLAN).

Hilft nichts davon, schreiben Sie uns — am besten aus dem Postfach, das im Konto hinterlegt ist.

Drei Angaben: Was haben Sie getan, was ist passiert, und was hätten Sie erwartet. Dazu Datum und ungefähre Uhrzeit sowie der Name Ihres Betriebs. Ein Bildschirmfoto hilft, ist aber kein Muss — die Beschreibung ist wichtiger. Über das Formular im Produkt erhalten Sie eine Vorgangsnummer.

Erfassen Sie den Tag auf Papier: Name, Datum, Beginn, Ende, Pausen. Ein Blatt je Person reicht, Uhrzeiten auf fünf Minuten genau. Fotografieren Sie die Zettel am Abend ab. Sobald es wieder läuft, tragen Sie die Zeiten im Stundenzettel als Korrektur nach.

Die Aufzeichnungspflicht nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG — für Minijobs zusätzlich § 17 MiLoG — gilt auch bei einer Störung bei uns — der Nachweis zählt, nicht das Werkzeug.

Nein — eine bestimmte Verfügbarkeitsquote ist nicht vereinbart, und wir nennen keine Prozentzahl, die wir nicht gemessen haben. Zeitflex läuft auf einem eigenen Server bei Hetzner mit täglichen Sicherungen, und unter app.zeitflex.de/status sehen Sie jederzeit den aktuellen Zustand und die Vorfälle der letzten Tage. Fällt etwas aus, stempeln Ihre Leute im Handy offline weiter (siehe „Zeiterfassung im Alltag“).

Ja. Fragen vor der Entscheidung sind uns lieber als Enttäuschungen danach. Wenn etwas nicht geht, sagen wir das auch — auf dieser Seite stehen deshalb auch die Fragen, deren Antwort „noch nicht“ lautet.

Prüfen Sie zuerst die Adresse und den Spam-Ordner; der Einladungslink ist 14 Tage gültig und lässt sich neu verschicken. Kommt trotzdem nichts an, gibt es einen häufigen und wenig offensichtlichen Grund: Zeitflex überspringt beim Einladen jede Adresse, zu der bereits ein Konto besteht — die Person bekommt dann keine Mail. Der Weg, der in diesem Fall funktioniert, ist „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite; der Link dorthin ist 60 Minuten gültig.

Für Beschäftigte ohne eigene E-Mail-Adresse ist die Einladung ohnehin nicht der Weg: Sie stempeln mit ihrer persönlichen PIN am Wand-Terminal und brauchen kein Konto.

Hilft nichts davon, schreiben Sie uns — am besten aus dem Postfach, das im Konto hinterlegt ist, mit Betriebsname und der betroffenen Adresse.

Es bleibt bestehen. Nach dem Ende der bezahlten Laufzeit wechselt Ihr Betrieb in den Free-Tarif und läuft dort weiter — es wird nichts gelöscht, niemand deaktiviert, keine Frist gestartet. Ihre Leute stempeln weiter, die Zeiten bleiben sichtbar. Was wegfällt, ist die Ausgabe: Export, Zuschlagsregeln, Arbeitszeit-Prüfung und Monatsabschluss. Exportieren Sie also vor dem Ende, was Sie als Datei brauchen.

Ihre alten Rechnungen bleiben abrufbar. Die Aufbewahrungsfristen der einzelnen Datenarten laufen unabhängig vom Abo weiter — 24 Monate für Zeiten, 6 Jahre für gesperrte Lohnperioden, 36 Monate für das Änderungsprotokoll.

Endgültig gelöscht wird nur, was Sie ausdrücklich löschen lassen — siehe die nächste Frage. Ein gekündigtes Konto verschwindet nicht von selbst; das ist Absicht, denn Ihre Aufzeichnungspflicht endet nicht mit dem Abo.

Ja, in zwei Stufen. Sie bestellen die Löschung in den Einstellungen unter „Daten & Löschung“ und tippen dabei den Betriebsnamen als Bestätigung. Danach ist der Zugang für alle sofort gesperrt, das Abo wird sofort gekündigt, und der anteilige Betrag der angefangenen Periode wird als Guthaben beim Zahlungsdienstleister eingestellt, das ausschließlich mit künftigen Rechnungen verrechnet wird; ausgezahlt wird es nicht (AGB § 5 Abs. 11). Nach der endgültigen Löschung gibt es keine künftige Rechnung mehr — das Guthaben ist dann nicht mehr nutzbar. Alle Inhaber und Führungskräfte bekommen eine Bestätigungsmail mit Widerrufslink.

Es folgen 30 Tage Widerrufsfrist. In dieser Zeit bleiben trotz Sperre ausdrücklich möglich: der Widerruf, die Anzeige des Löschstands, der Datenexport und die Datenauskunft. Eines sagen wir dazu, weil es sonst überrascht: Ein Widerruf stellt den Zugang wieder her, aber nicht das gekündigte Abo — das schließen Sie neu ab.

Nach 30 Tagen läuft die endgültige Löschung. Dokumente samt Dateien, Schichten, Projekte, Einladungen, Schlüssel, Zuschlagsregeln und Chat werden entfernt, Personen pseudonymisiert. Nicht entfernt werden Arbeitszeiten und Lohnunterlagen (gesetzliche Fristen 2 bzw. 6 Jahre) und das Änderungsprotokoll (von Zeitflex gewählte 36 Monate), und der Betrieb bleibt dafür in pseudonymisierter, gesperrter Form bestehen. Vollständige Löschung und Aufzeichnungspflicht gehen nur so zusammen.