Interaktive Demo — Beispieldaten, nichts wird gespeichert.·Impressum·Datenschutz
Interaktive Vorschau, kein Produktivsystem. Alle Daten sind erfunden. Funktionen, die es in der Zeitflex-Anwendung noch nicht gibt, sind mit Vorschau markiert. Die Anwendung selbst ist derzeit nur auf Deutsch verfügbar (der Sprachumschalter gilt nur für diese Vorschau).
Dashboard
KW 33 · August 2026
Beispielbetrieb wählen
Zeitflex ist branchenneutral: Die Funktionen bleiben identisch — nur Begriffe, Team und Beispieldaten wechseln.
Vorschau: Wer sieht was?
Nur eine Vorschau für dich — es wird nichts verändert und niemand wird benachrichtigt.
Benachrichtigungen
Posteingang leer
Nichts Offenes. Sobald jemand an eine Grenze stößt, ein Antrag reinkommt oder sich zwei Schichten beißen, meldest du dich hier — nicht umgekehrt.
Hilfe & Support
Tipp: Suche & Befehle überall mitCtrlK
Zeitflex · Dashboard
Hier siehst du auf einen Blick, wer gerade arbeitet, was der Monat kostet und was noch zu erledigen ist.
Ayşe: 92 % der 556-€-Grenze erreicht — max. 3,4 h zusätzlich einplanbar.
Einsatzort wählen
Wird mit jedem Stempel gespeichert — für Kostenstellen & Projekte.
Mitarbeiter-App · iOS & Android
Stempeln in einer Sekunde.
Dein Team stempelt per Smartphone oder am Terminal — mit Standort-Nachweis, auch ohne Netz und ohne Schulung. Stempel-Knopf, Pause und Einsatzort-Wechsel kannst du links alles ausprobieren.
Ein Knopf, fertig. Kommen, Gehen, Pause — mehr sieht das Team nicht.
Standort-Chip statt Überwachung. Nur beim Stempeln, nie dazwischen.
Urlaub & Überstunden immer transparent — weniger Rückfragen im Büro.
Offline-fähig: Stempel werden synchronisiert, sobald Netz da ist.
Fünf Schritte bis zum ersten Stempeln: Betrieb anlegen, Regeln setzen, Team einladen — alles zum Durchklicken.
Schritt 1 von 5⏱ ca. 3 Minuten
Willkommen! Erzähl uns von deinem Betrieb
Alles später änderbar — wir konfigurieren damit Vorlagen, Feiertage und Zuschläge.
Die Branche bestimmt Zuschlags-Vorlagen und Feiertage — du kannst alles anpassen.
Wie arbeitet dein Team?
Vorlagen wählen — Soll-Zeiten, Pausenregeln und Grenzen sind vorkonfiguriert. Mehrfachauswahl möglich.
Typisch für deine Branche — als Vorschlag vorausgewählt:
Team einladen
CSV hochladen — oder später einzeln per E-Mail einladen.
Zuschläge aktivieren
Empfohlen für Gastronomie — steuerfrei nach §3b EStG und automatisch berechnet.
Sonntagszuschlag50 % · steuerfreiFür alle Sonntagsstunden, 0–24 Uhr
Nachtzuschlag25 % · steuerfreiFür Arbeit zwischen 20:00 und 6:00 Uhr
Feiertagszuschlag125 % · steuerfreiGesetzliche Feiertage, je nach Bundesland
Samstagszuschlag20 % · freiwilligNicht steuerfrei — rein betriebliche Zulage
Alles startklar, Café Sonnendeck!
12 Einladungen verschickt. Dein Team scannt den QR-Code, lädt die App und stempelt los.
App laden & einstempeln
Plane die Woche per Klick — Zeitflex warnt dich sofort, wenn eine Schicht gegen Ruhezeiten oder Verträge läuft.
Sa, 15.08. · Spätschicht 14–22 Uhr · beide haben zugestimmt
Urlaub, Krankheit und Feiertage für das ganze Jahr an einem Ort — mit Resturlaub und offenen Anträgen.
Team-Kalender 2026
12 Monate im Überblick
Mitarbeiter
Jan
Feb
Mär
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dez
ADAyşe
JWJonas
LFLeon
MKMarta
PZPiotr
EŞElif
UrlaubKrankFeiertage / Betriebsruhe
Urlaubs-Konflikt in KW 423 Personen gleichzeitig weg (12.–18.10.): Jonas, Marta, Elif — Service wäre unterbesetzt.
Offene Anträge
2
LF
Leon Fischer · Urlaub
07.–11.09. · 5 Tage · Rest danach: 9 Tage
HB
Hannah Berger · Urlaub
28.–30.09. · 3 Tage · keine Überschneidung
Alle Anträge bearbeitet
Nichts mehr zu entscheiden. Genehmigte Tage stehen sofort im Team-Kalender und im Dienstplan.
Urlaubskonten
Jonas Weber17 / 28 · Rest 11
Marta Kowalska10 / 26 · Rest 16
Piotr Zieliński24 / 28 · Rest 4
Nur noch 4 Resttage — Resturlaub verfällt am 31.03.2027.
Elif Şahin8 / 24 · Rest 16
Alle Mitarbeitenden mit Vertrag, Wochenstunden und Status — ein Klick auf eine Zeile öffnet das ganze Profil.
Name
Rolle
Beschäftigung
Wochen-Soll
Status
Lohndaten rollenbasiert geschützt — nur die Inhaberin sieht Stundensätze. Klick auf eine Zeile öffnet das Profil.
Zahlen, die dir bei Entscheidungen helfen: Überstunden, Kosten, Krankheitstage und Projekte — auch als Datei zum Weitergeben.
Analyse
Automatisch berechnet — ohne KI
Lohnkosten-Hochrechnung: +12 % ggü. JuliAutomatisch berechnet — ohne KI
+9 % durch 14 zusätzliche Sonntagsstunden (Zuschläge) · +3 % durch Neuzugang Nadia (ab 01.08.)
So gerechnet:
Position
Rechenweg
Effekt
Sonntagsstunden
14 h × 15,50 € × 150 % (Lohn + 50 % Zuschlag)
+9,0 %
Neuzugang Nadia (ab 01.08.)
28 h × 15,00 € (anteiliger Monat)
+3,0 %
Hochrechnung 31.08.
13.981 € (Juli) → 15.659 €
+12,0 %
Ayşe erreicht die 556-€-Grenze voraussichtlich am 24.08.Automatisch berechnet — ohne KI
Vorschlag: 2 Schichten an Zofia übertragen (aktuell 61 % Auslastung)
So gerechnet:
Größe
Rechenweg
Wert
Verdienst bis 12.08.
38,0 h × 14,00 €
532,00 €
Geplante Schichten bis 24.08.
2 × 4 h × 14,00 € = 112 € → Grenze am 24.08. überschritten
644,00 €
Lösung
2 Schichten an Zofia (61 % Auslastung, gleiche Rolle)
532,00 € ✓
Krankheitsquote 3,1 % — unter Branchenschnitt GastronomieAutomatisch berechnet — ohne KI
Branche: 4,6 % (Gastgewerbe, Krankenkassen-Report 2025) — dein Team liegt 1,5 Punkte darunter.
So gerechnet:
Größe
Rechenweg
Wert
AU-Stunden August
Piotr 24 h + Ayşe 16 h
40 h
Soll-Stunden Team
12 Mitarbeitende · bis 12.08.
1.290 h
Quote
40 ÷ 1.290 = 3,1 % (Branche: 4,6 %)
3,1 % ✓
Überstunden im ganzen Team
+41,5 h
Ø Überstunden pro Person
+3,5 h
Trend der letzten 4 Wochen
steigend ↗
Überstunden-Saldo · letzte 8 Wochen
Lohnkosten August (Hochrechnung)
14.230 €
Lohnkosten Juli (abgeschlossen)
13.981 €
Veränderung zum Vormonat
+1,8 %
Lohnkosten pro Woche · August vs. Juli
Krankheitsquote im August
3,1 %
Durchschnitt im Gastgewerbe
4,6 %
Krankheitstage 2026 gesamt
37
Krankheitsquote · letzte 6 Monate
Café Sonnendeck
1.248 h
Foodtruck
182 h
Backoffice
96 h
Stunden nach Einsatzort · August
Die digitale Personalakte: Verträge, Krankmeldungen und Stundenzettel liegen sicher an einem Ort statt in fünf Postfächern.
Revisionssicher archiviert · DSGVO-konform · Hosting in der EU
Keine Dokumente in dieser Auswahl
Zu diesem Ordner und Suchbegriff gibt es nichts. Setze den Filter zurück oder lade eine Datei hoch — Zeitflex ordnet sie automatisch zu.
Fotos werden dem Zeiteintrag & Projekt zugeordnet — perfekt als Leistungsnachweis. Projekte sind frei benennbar: hier das Beispiel „Baustelle Kastanienweg“ eines Handwerksbetriebs.
Schreib deinem ganzen Team oder nur einer Schicht — und sieh, wer die Nachricht wirklich gelesen hat.
Lesebestätigung
SKSelin KayaInhaberin vor 2 Std · An alle
Neue Sonntagszuschläge ab September ✓
Ab 01.09. zahlen wir den 50-%-Sonntagszuschlag auch für alle Foodtruck-Schichten. Zeitflex rechnet das automatisch — ihr müsst nichts tun.
ADMKJWEŞLFPZ8 von 12 gelesen
SKSelin Kaya vor 3 Tagen · An alle
Team-Event: Sommerfest am 29.08. 🎉
Ab 19 Uhr am Hafen — Partner:innen willkommen. Bitte bis Freitag zusagen, damit wir planen können.
ADMKJW12 von 12 gelesen
Schwarzes Brett
Geburtstage diese WocheElif (Do) · Piotr (Sa) — Karte liegt im Büro 😉
JubiläumMarta — 5 Jahre im Team 🎊
Neu im TeamNadia Haddad startet am 01.09. im Service — herzlich willkommen!
Hier stellst du ein, wie Zeitflex für deinen Betrieb arbeitet — Pausenregeln, Betriebsdaten und welche Bereiche dein Team überhaupt zu sehen bekommt.
Du entscheidest, welche Bereiche in Zeitflex überhaupt auftauchen. Ausgeschaltete Module verschwinden sofort aus dem Menü und aus der Suche — für alle. Die Daten bleiben erhalten, du kannst jederzeit zurückschalten.
Tipp: Mit „Ansicht als“ oben rechts prüfst du in 2 Sekunden, was deine Leute wirklich sehen.
API-Schlüssel
Demo
Ein API-Schlüssel ist so etwas wie ein Passwort für ein anderes Programm. Damit darf z. B. deine Kassensoftware Zeiten aus Zeitflex abholen — ohne dass sich jemand einloggen muss.
Ein Webhook ist eine automatische Nachricht: Sobald bei uns etwas passiert, sagt Zeitflex einem anderen Programm sofort Bescheid. Kein Abholen, kein Warten.
Mitarbeiter stempelt ein/aus2 Empfänger
Monat gesperrt1 Empfänger
Urlaubsantrag genehmigtkeiner
Wir senden nie Lohndaten an Webhooks — nur Zeitstempel und Status.
Zeiterfassung & Regeln
Demo
Automatische Pausenregel30 min ab 6 h werden automatisch abgezogen (§4 ArbZG)
GPS-Nachweis beim StempelnStandort nur im Stempel-Moment — keine Dauerverfolgung
Monatsabschluss-ErinnerungE-Mail am 1. des Monats an die Inhaberin
Funktioniert offline · Synchronisiert automatisch, sobald Netz da ist
Ayşe Demir
PIN eingeben zum Stempeln
Die PIN stimmt nicht — probier es noch einmal. Vergessen? Die Schichtleitung setzt dir in 10 Sekunden eine neue.
Guten Morgen, Ayşe!
✓ Eingestempelt · 07:58 Uhr
Trinkgeld fair aufteilen und Prämien richtig verbuchen — steuerfrei und steuerpflichtig hält Zeitflex sauber auseinander.
Trinkgeld ist für deine Branche meist nicht relevant
Prämien kannst du trotzdem nutzen. Das ganze Modul „Prämien & Trinkgeld“ blendest du in den Einstellungen mit einem Schalter aus — dann verschwindet es für alle aus Menü und Suche.
Trinkgeld & Prämien fließen automatisch in die Lohnvorbereitung — steuerfreie Positionen werden separat ausgewiesen.
Trinkgeld-Pool · August
Regelbasiert — ohne KI
€
Mitarbeiter
Basis
Anteil
Trinkgeld ist steuerfrei (§3 Nr. 51 EStG) — es wird separat vom Lohn ausgewiesen und mindert keine Zuschläge.
Übernommen ✓
Prämien
MKMitarbeiterin des Monats · MartaAugust 2026 ·steuerfrei*100 €
* Sachbezugsgrenze: 50 €/Monat steuerfrei nur als Sachleistung (§8 Abs. 2 EStG) — Geldprämien sind steuerpflichtig.
Prämien fließen automatisch in die Lohnvorbereitung — inklusive korrekter Lohnart für DATEV.
Wer Zeitflex weiterempfiehlt, spart selbst — und der empfohlene Betrieb auch. Kein Kleingedrucktes, keine Werbe-E-Mails an Fremde: Du teilst einen Link, den Rest macht Zeitflex.
Empfehlungsprogramm
Empfehle Zeitflex — spart euch beiden Geld
Schickst du deinen Link an einen befreundeten Betrieb und der bleibt nach der Testphase dabei, bekommt ihr beide einen Monat geschenkt — automatisch, ohne Gutscheincode.
Der Link enthält keine Daten deiner Mitarbeitenden — nur deine Betriebskennung.
Abfotografieren & teilen
Deine Stufen
–
1 Empfehlung1 Monat gratis3 Empfehlungenzusätzlich 25 % für ein Jahr5 Empfehlungenein Jahr gratis
Gezählt wird erst, wenn der empfohlene Betrieb zahlender Kunde ist und die 30 Tage Karenzzeit vorbei sind.
Link teilen
Empfohlen
Der datenschutzfreundliche Weg: Du verschickst den Link selbst, wir sehen keine fremden Adressen und schreiben niemanden ungefragt an.
In dieser Vorschau öffnet sich nichts — wir zeigen dir nur, was passieren würde.
Direkt einladen
Mehrere möglich — mit Enter bestätigen.
Von: Zeitflex · Antworten gehen an dich
Betreff: Ein Tipp für deine Zeiterfassung
Hallo, ein Betrieb aus deiner Branche nutzt Zeitflex für Zeiterfassung und Lohnvorbereitung und empfiehlt es dir. Über den Link unten bekommt ihr beide einen Monat geschenkt.
„Hier kommt dein persönlicher Zusatz hin.“
Zeitflex 14 Tage testen
0 / 220
Wir speichern die Adressen nur für diese eine Einladung und löschen sie nach 30 Tagen.
Deine Empfehlungen
Anonymisiert
Betrieb
Status
Zeitpunkt
Prämie
–
Dein Guthaben
Verfügbar
0 €
Nächste Verrechnung
1. September 2026 · Rechnung Pro
Guthaben wird automatisch abgezogen — nichts zu beantragen.
Es gelten die Teilnahmebedingungen.
Was dir fehlt, entscheidet mit, was wir als Nächstes bauen. Stimm für Ideen anderer Betriebe ab, schlag eigene vor — und sieh hier, was daraus geworden ist.
Deine Meldungen
0
Juli 2026 abschließen & sperren?
Sperren heißt: Die Stunden vom Juli stehen fest und gehen so an dein Steuerbüro.
Was passiert danach?Alle Stundenzettel vom Juli werden eingefroren und sicher archiviert. Dein Team kann für diesen Monat nichts mehr ändern, und dein Steuerbüro bekommt automatisch Bescheid, dass die Zahlen bereitstehen.
Kann ich das rückgängig machen?Die Sperre selbst nicht — aber einzelne Tage kannst du weiter korrigieren. Jede Korrektur wird mit Grund, Name und Uhrzeit protokolliert, damit bei einer Prüfung alles nachvollziehbar bleibt.
Vorher noch prüfen?Es sind aktuell keine Auffälligkeiten mehr offen. Wenn du unsicher bist: Schritt 2 im Assistenten zeigt jede Abweichung noch einmal einzeln.
esc
Schnellzugriff
Dazu haben wir nichts gefunden
Versuch es mit einem kürzeren Wort — z. B. „Urlaub“, „Export“ oder einem Namen. Manche Bereiche sind ausgeblendet; die schaltest du in den Einstellungen unter „Module“ wieder ein.
↑↓ wählen · ↵ öffnen · esc schließen
Prämie hinzufügen
Wird der Lohnvorbereitung des laufenden Monats zugeordnet.
Steuerfrei (Sachbezug bis 50 €)
Mitarbeiter einladen
Wir senden einen Einladungslink — die Person lädt die App, setzt ein Passwort und stempelt sofort los.
Café Sonnendeck endgültig löschen?
Das ist der größte Schritt in Zeitflex — bitte lies kurz, was danach passiert.
Was passiert danach?Alle Stundenzettel, Dienstpläne, Dokumente und Konten von 12 Mitarbeitenden werden nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Alle können sich sofort nicht mehr einloggen.
Kann ich das rückgängig machen?Ja — 30 Tage lang. Melde dich beim Support, dann holen wir alles zurück. Nach 30 Tagen ist es endgültig weg.
Und meine Aufbewahrungspflicht?Du musst Arbeitszeiten 2 Jahre aufbewahren (§17 MiLoG). Lade dir vorher den Komplett-Export herunter — sonst fehlt dir bei einer Prüfung der Nachweis.
Wir fragen so genau nach, damit das niemals aus Versehen passiert.
–
Deaktivieren heißt: Die Person kann nicht mehr stempeln — gelöscht wird nichts.
Was passiert danach?Login und Terminal-PIN funktionieren ab sofort nicht mehr, und die Person taucht im Dienstplan nicht mehr auf. Bereits erfasste Stunden bleiben vollständig erhalten und laufen ganz normal in den Monatsabschluss.
Kann ich das rückgängig machen?Ja, jederzeit mit einem Klick. Nutze das für Saisonkräfte oder Elternzeit — löschen musst du niemanden.
Was ist mit offenen Stunden?Läuft gerade eine Schicht, stempeln wir sie automatisch aus und markieren sie zur Prüfung.
–
Ein API-Schlüssel ist der Zugang eines anderen Programms zu deinen Daten. Widerrufen heißt: dieser Zugang endet sofort.
Was passiert danach?Das verbundene Programm kann ab der nächsten Sekunde keine Daten mehr abholen. Läuft dort etwas automatisch (z. B. Zeiten aus der Kasse), bleibt das stehen — bis jemand einen neuen Schlüssel einträgt.
Kann ich das rückgängig machen?Diesen Schlüssel nicht — aus Sicherheitsgründen zeigen wir ihn nie wieder an. Du kannst aber sofort einen neuen erstellen und im anderen Programm eintragen.
Deine Zeitdaten?Bleiben unangetastet. Es endet nur der Zugang von außen.
Teilnahmebedingungen — in verständlich
Kein Kleingedrucktes, das dich später überrascht. Das Wichtigste in vier Punkten.
Wer darf mitmachen?Jeder Zeitflex-Betrieb mit einem bezahlten Plan. Empfehlen kannst du Betriebe, die noch nie ein Zeitflex-Konto hatten — dich selbst oder ein zweites Konto deines Betriebs also nicht.
Wann gibt es die Prämie?Sobald der empfohlene Betrieb 30 Tage zahlender Kunde ist. Diese Karenzzeit schützt vor Konten, die nur für die Prämie angelegt werden. Danach landet das Guthaben automatisch auf deiner nächsten Rechnung.
Was ist mit Werbe-E-Mails?Wir schreiben niemanden ungefragt an. Eine Einladung geht nur raus, wenn du bestätigst, dass du die Person persönlich kennst (§ 7 UWG). Die Adresse nutzen wir ausschließlich für diese eine Mail und löschen sie nach 30 Tagen.
Und steuerlich?Die Prämie ist eine Preisminderung auf deine Zeitflex-Rechnung, keine Auszahlung. In deiner Buchhaltung mindert sie den Betriebsausgaben-Abzug — die Rechnung weist das getrennt aus. Bei Fragen: kurz mit deinem Steuerbüro sprechen.