Warum Zeitflex — und was Ihr Betrieb davon hat

Der Monatsabschluss ist ein geführter Ablauf statt eines Nachmittags mit Excel.

Weil Zeitflex zuerst die offenen Punkte zeigt, den Monat dann einfriert und alle Exportdateien aus genau diesem eingefrorenen Stand erzeugt. Fällt später doch ein Fehler auf, wird er nicht heimlich im gesperrten Monat geändert, sondern als nachvollziehbare Korrektur geführt. Monatsabschluss und Sperre gibt es ab dem Tarif Starter.

Die Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag rechnet niemand mehr von Hand nach.

Weil Zeitflex die Zuschlagszeiten minutengenau ausrechnet — 25 % für 23 bis 6 Uhr, 40 % für 0 bis 4 Uhr, 50 % am Sonntag, 125 % am gesetzlichen Feiertag und 150 % am 24.12. ab 14 Uhr sowie am 25. und 26.12. und am 1. Mai — und dabei den steuerfreien vom steuerpflichtigen Anteil trennt (§ 3b EStG). Die Feiertage kennt Zeitflex für alle 16 Bundesländer. Zuschläge ab dem Tarif Starter.

Eine Aushilfe rutscht nicht mehr unbemerkt über die Geringfügigkeitsgrenze.

Weil der Minijob-Wächter in jedem Tarif läuft, auch im kostenlosen: Er rechnet die erfassten Stunden mit dem Stundenlohn hoch und misst am vorausschauend geschätzten Jahresverdienst statt am einzelnen Monat — 2026 sind das 7.236 € im Jahr. Die Monatsgrenze ist dabei keine eingetragene Zahl, sondern eine Formel aus dem Mindestlohn (Mindestlohn × 130 ÷ 3, aufgerundet), 2026 also 603 €. Eine fest hinterlegte Zahl wäre im nächsten Jahr falsch — und ein Wächter mit falscher Zahl wäre schlimmer als keiner.

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz fallen auf, bevor eine Prüfung sie findet.

Weil Zeitflex die erfassten Zeiten mit Höchstarbeitszeit, Wochengrenze, Ruhezeit und Pausenpflicht vergleicht, jeden Befund in Hinweis, Warnung oder Verstoß einsortiert und die Führung einmal pro Woche per E-Mail über die Meldungen unterrichtet. Im Dienstplan meldet Zeitflex Konflikte bei Ruhezeit und Höchstarbeitszeit schon, bevor die Schicht steht. Arbeitszeit-Prüfung ab Starter, Planung ab Pro.

Kommt der Zoll, liegt der Nachweis fertig da.

Weil die Prüfungsmappe je Person und Kalendertag ein PDF erzeugt — genau die Aufzeichnung, die § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG verlangen. Gesucht werden muss dafür nichts: Die Mappe entsteht aus denselben Daten wie der Stundenzettel. Prüfungsmappe ab dem Tarif Pro.

Der Umstieg braucht keinen Projektplan.

Weil Mitarbeiter, Zeiten, Abwesenheiten und Projekte aus einer Excel- oder CSV-Datei kommen — mit Vorschau vor dem Speichern und Rücknahme danach. Eine von 13 Branchenvorlagen belegt Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, Begriffe und Module vor, änderbar bleibt alles. Der Einrichtungs-Assistent hat vier Schritte, Pflicht ist nur der erste.

Der Wochenplan entsteht nicht jede Woche von vorn.

Weil Zeitflex Schichten im Wochenraster plant, die Besetzung prüft und eine fertige Woche auf eine andere Woche überträgt. Veröffentlicht wird der Plan einmal; danach steht er im Handy der Belegschaft, und 45 Minuten vor Schichtbeginn erinnert Zeitflex daran. Dienstplan ab dem Tarif Pro.

Konflikte bei Ruhezeit und Höchstarbeitszeit zeigen sich beim Planen.

Weil Zeitflex die geplanten Schichten gegen dieselben Grenzen prüft wie die gestempelten Zeiten — zehn Stunden am Tag, elf Stunden Ruhezeit dazwischen — und die Meldung ausgibt, bevor die Schicht veröffentlicht ist. Ein Verstoß, der erst im Stundenzettel auffällt, ist bereits passiert.

Der Schichttausch läuft geordnet statt über Zurufe.

Weil zwei Personen ihren Dienst über einen Antrag tauschen, den die Führung freigibt oder ablehnt. Danach steht der Tausch im Plan — und nicht in einem Gruppenchat, in dem niemand mehr weiß, welche Nachricht die letzte war. Schichttausch ab dem Tarif Pro.

Eine vergessene Stempelung kostet keine Diskussion am Monatsende.

Weil Zeitflex erinnert, wenn jemand 14 Stunden am Stück eingestempelt ist, und die Führung die fehlende Zeit mit Begründung nachträgt. Mitarbeitende ändern ihre Zeiten nicht selbst. Jede Korrektur hält Original, Änderung, Zeitpunkt und Person fest; die ursprüngliche Aufzeichnung wird nie gelöscht.

Eine Information erreicht das ganze Team — auf Wunsch mit Nachweis.

Weil eine Ankündigung an alle geht, an eine Rolle, an ein Projekt oder an einzelne Personen — und Zeitflex bei eingeschalteter Lesebestätigung festhält, wer sie wann gelesen hat. Für kurze Absprachen gibt es zusätzlich einen Team-Chat mit Frist; was belegbar bleiben muss, gehört in die Ankündigungen.

Ein Tipp zum Kommen, ein Tipp zum Gehen.

Weil dieselbe Stempelung im selben Stundenzettel landet, gleich ob sie im Handy-Browser, am Tablet neben der Tür oder am PC entsteht. Zeitflex läuft dabei vollständig im Browser und lässt sich auf dem Handy zum Startbildschirm hinzufügen — mit Symbol und Vollbild. Wer keine E-Mail-Adresse hat, stempelt am Wand-Terminal mit einer persönlichen sechsstelligen PIN; ein eigenes Konto braucht es dafür nicht.

Funkloch, Keller oder Tour ändern nichts an der erfassten Zeit.

Weil jede Stempelung zuerst auf dem Gerät gespeichert und danach automatisch nachgesendet wird. Gezählt wird die Uhrzeit des Stempelns, nicht die des Nachsendens. Das Wand-Terminal arbeitet dabei bis zu 72 Stunden ohne Netz weiter — ein Wochenende plus Feiertag legt es nicht lahm.

Die Rundung geht nie zu Lasten der Beschäftigten.

Weil die Netto-Tagesarbeitszeit für die Lohnabrechnung wahlweise gar nicht, auf 5 oder auf 15 Minuten aufgerundet wird — abgerundet wird nie. Gerechnet wird tagesgenau: Eine Nachtschicht von 22 bis 6 Uhr gilt als ein Arbeitstag, und Pausenpflicht wie Rundung wirken je Tag.

Urlaub, Krankmeldung und der eigene Plan laufen an einer Stelle zusammen.

Weil der Urlaubsantrag selbst gestellt und von der Führung genehmigt oder abgelehnt wird, der anteilige Anspruch bei unterjährigem Ein- oder Austritt nach dem Zwölftelungsprinzip aus vollen Beschäftigungsmonaten entsteht (§ 5 BUrlG) und die Krankmeldung samt Bescheinigung an derselben Stelle liegt: verschlüsselt gespeichert, jeder Zugriff protokolliert. Die eigenen Schichten und Abwesenheiten lassen sich zusätzlich im eigenen Handy- oder Outlook-Kalender abonnieren — nur lesend, bis zu fünf Zugänge, jeder einzeln widerrufbar.

Es entsteht kein Bewegungsprofil.

Weil der Standort — wenn überhaupt — einmalig im Moment des Ein- und Ausstempelns erfasst wird: kein Tracking im Hintergrund, kein Geofence, kein Radius um die Baustelle, keine Route, keine Karte, nichts am Wand-Terminal. Die Erfassung setzt den Tarif Pro und die ausdrückliche Freischaltung durch den Betrieb voraus; in jedem neuen Betrieb ist sie aus. Die Führung sieht dabei keine Koordinaten, sondern nur den Vermerk „Standort erfasst“ — die Koordinaten selbst erscheinen ausschließlich in der Datenauskunft der betroffenen Person und werden nach sechs Monaten gelöscht.

Der Kanzlei-Zugang kostet nichts extra.

Weil er keinen Sitzpreis hat und nicht als zusätzlicher Nutzer auf der Rechnung steht. Das Mandat wird per E-Mail eingeladen; die Einladung ist 14 Tage gültig. Kanzlei-Zugang ab dem Tarif Starter.

Die Dateien holt sich die Kanzlei selbst.

Weil Stundenzettel und Exportdateien im Zugang liegen, statt beim Betrieb angefordert zu werden: DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt mit siebenstelliger Berater- und fünfstelliger Mandantennummer (ab Pro); ohne DATEV im Haus stattdessen CSV, die PDF-Lohnübersicht des Monatsabschlusses oder ein einmal festgelegtes Spaltenprofil für andere Lohnprogramme (ab Starter).

Alle Dateien stammen aus einem einzigen, eingefrorenen Stand.

Weil sie erst nach dem Monatsabschluss entstehen und dann alle aus demselben gesperrten Monat kommen — es gibt keine zweite Zahl, die noch einmal nachgerechnet werden müsste. Fällt später ein Fehler auf, erreicht er die Kanzlei als dokumentierte Korrektur und nicht als stille Änderung im bereits gesperrten Monat.

Der Zugang ist strikt lesend und jederzeit widerrufbar.

Weil die Kanzlei keine Krankmeldungen, keine Anhänge, keine Standortdaten, keine PINs und keine Betriebsinterna sieht; auch Ankündigungen und Team-Chat bleiben ihr verschlossen. Sie sieht, was sie für die Abrechnung braucht — und sonst nichts.