Eine oft gehörte Annahme lautet: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung komme erst noch, mit einer Gesetzesreform. Das trifft nicht zu. Die Pflicht besteht bereits — seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Was daraus folgt, was zusätzlich im Mindestlohn- und Arbeitszeitgesetz steht und was bislang nur ein Entwurf ist: eine Einordnung für Inhaber kleiner Betriebe.

Das BAG-Urteil als Startschuss

Der Wendepunkt kam am 13. September 2022. An diesem Tag entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt in einem Beschluss (Az. 1 ABR 22/21) über eine auf den ersten Blick unscheinbare Frage: Darf ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen? Die Antwort des Gerichts fiel überraschend grundsätzlich aus — und veränderte die Rechtslage für alle Arbeitgeber in Deutschland.

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann." — Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21

Das BAG leitete aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG — unionsrechtskonform ausgelegt — eine bereits bestehende Pflicht ab, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Nicht erst „irgendwann, wenn der Gesetzgeber tätig wird", sondern seit dem Beschluss. Zur Form hat sich das Gericht nicht festgelegt: Papier, Tabelle oder Software sind rechtlich alle denkbar. Und es hat den Gesetzgeber nicht ersetzt — die Details einer gesetzlichen Ausgestaltung bleiben ihm überlassen.

Wer erfassen muss, was genau und seit wann, fasst die Hilfeseite Aufzeichnungspflicht — verständlich erklärt zusammen.

Das „Stechuhr-Urteil" des EuGH

Das BAG hat sich diese Auslegung nicht ausgedacht. Die Grundlage lieferte der Europäische Gerichtshof am 14. Mai 2019 mit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil" (Rechtssache C-55/18, CCOO gegen Deutsche Bank). Eine spanische Gewerkschaft hatte geklagt, weil sich Überstunden ohne systematische Erfassung schlicht nicht nachweisen ließen.

Der EuGH entschied: Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Ohne ein solches System, so die Richter, blieben Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten praktisch wirkungslos — Rechte, die die EU-Grundrechtecharta jedem Beschäftigten garantiert.

Deutschland hat dieses Urteil bis heute nicht in ein eigenes Gesetz gegossen. Das BAG schloss die Lücke 2022 per Rechtsprechung — sie gilt seither unmittelbar.

Was zusätzlich schon im Gesetz steht

Neben der aus dem ArbSchG abgeleiteten Pflicht gibt es zwei geschriebene Aufzeichnungspflichten, die viele Kleinbetriebe direkt betreffen:

• § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit aufzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit (acht Stunden) hinausgeht, und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
• § 17 Abs. 1 MiLoG: In den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden — spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung, aufzubewahren zwei Jahre. Zu § 2a SchwarzArbG zählen unter anderem Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung, Speditions- und Logistikgewerbe sowie Messebau.

Was das für Kleinbetriebe konkret bedeutet

Die Form ist rechtlich offen — Papier und Tabelle sind zulässig. Praktisch entscheidet aber, ob die Aufzeichnungen im Zweifel etwas belegen. Der EuGH verlangt ein „objektives, verlässliches und zugängliches" System; eine Tabelle, die sich nachträglich spurlos ändern lässt, erfüllt das nur schwer. Das ist eine Frage der Beweiskraft, nicht des Verbots.

Konkret heißt das für den Alltag:

• Zeitnah erfassen: Arbeitszeiten am selben Tag dokumentieren statt am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruieren. In den § 2a-Branchen gibt § 17 Abs. 1 MiLoG dafür eine Frist von sieben Tagen vor.
• Nachvollziehbare Änderungen: Korrekturen müssen möglich bleiben (Tippfehler passieren), sollten aber protokolliert sein.
• Zugänglichkeit: Beschäftigte sollten ihre eigenen Zeiten einsehen können; bei einer Prüfung müssen die Daten verfügbar sein. Was die Finanzkontrolle Schwarzarbeit dabei sehen will, erklärt die Hilfeseite Zollprüfung.
• Aufbewahren: § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG verlangen jeweils zwei Jahre Aufbewahrung. Welche Frist für welche Unterlage gilt, zeigt die Hilfeseite Aufbewahrungsfristen.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich — aber als „Vertrauen plus Dokumentation": Die Zeiten werden erfasst, auch wenn niemand täglich draufschaut. Die Erfassung darf an Beschäftigte delegiert werden; verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.

Die geplante Änderung: nicht geltendes Recht

Eine gesetzliche Pflicht, elektronisch aufzuzeichnen, gibt es derzeit nicht: Die Bundesregierung plant sie laut Koalitionsvertrag 2025, einen Entwurf dazu hat das Bundesarbeitsministerium bis zum 28.09.2026 nicht veröffentlicht. Fachbeiträge berichten zwar von einem Entwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes; auf bmas.de war am 28. September 2026 aber keiner zu finden, nur das geltende Gesetz. Er ist geplant, nicht geltend: Solange kein Gesetz beschlossen und verkündet ist, gelten daraus keine Pflichten und keine Fristen. Berichtet wird unter anderem über eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnung und Erleichterungen für kleinere Betriebe. Wie viel davon am Ende im Gesetzblatt steht, ist offen — auch, ob es überhaupt dazu kommt.

Für die Planung im Betrieb ist das nachrangig. Die Erfassungspflicht selbst besteht durch den BAG-Beschluss bereits jetzt; ein späterer Entwurf würde vor allem die Form und die Details regeln. Wer eine Lösung wählt, die zeitnah erfasst und Änderungen protokolliert, ist von der heutigen Rechtslage her sauber aufgestellt und muss bei einer Gesetzesänderung voraussichtlich wenig nachjustieren.

Der 5-Schritte-Handlungsplan für Kleinbetriebe

1. Ist-Zustand ehrlich aufnehmenWie werden Zeiten heute erfasst — Zettel, Tabelle, gar nicht? Für welche Mitarbeitergruppen (Vollzeit, Minijob, Aushilfen) greift § 17 Abs. 1 MiLoG, für welche § 16 Abs. 2 ArbZG?
2. System auswählenKriterien: taggenaue Erfassung per App oder Terminal, Änderungsprotokoll, Pausen- und Ruhezeit-Prüfung, Export für die Lohnabrechnung, zwei Jahre Aufbewahrung. Lieber 30 Minuten testen als drei Jahre ärgern.
3. Team mitnehmen und Regeln klärenKurz erklären, warum erfasst wird (Gesetz, faire Überstunden, korrekte Zuschläge). Festlegen: Wer stempelt wie, wer korrigiert, wer gibt frei?
4. Pausen und Ruhezeiten automatisch prüfen lassenDie Erfassung ist nur die halbe Miete — § 4 (Pausen) und § 5 ArbZG (11 Stunden Ruhezeit) gelten weiter. Gute Systeme warnen, bevor ein Verstoß passiert.
5. Lohnprozess anbindenErfasste Zeiten direkt in die Lohnvorbereitung übernehmen — inklusive Zuschlägen und Export an das Steuerbüro (z. B. DATEV). So wird aus der Pflicht ein Zeitgewinn.

Häufige Fragen

Quellen

• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21: Entscheidung auf bundesarbeitsgericht.de
• Bundesarbeitsgericht, Pressemitteilung Nr. 35/22 zum selben Beschluss (Wortlaut des Zitats oben): Pressemitteilung auf bundesarbeitsgericht.de
• Gerichtshof der Europäischen Union, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO / Deutsche Bank SAE): Pressemitteilung Nr. 61/19 auf curia.europa.eu (PDF)
• § 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
• § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG)
• Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD „Verantwortung für Deutschland“ (2025), S. 17: „Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln“ — Seite der Bundesregierung zum Koalitionsvertrag

A common assumption is that the duty to record working time is still to come, with a reform of the law. That is not the case. The duty already exists — since the Federal Labor Court's decision of September 13, 2022. What follows from it, what the Minimum Wage Act and the Working Time Act require on top, and what so far is only a draft: an overview for owners of small businesses.

The Federal Labor Court ruling that started it all

The turning point came on September 13, 2022. On that day, Germany's Federal Labor Court (Bundesarbeitsgericht, BAG) in Erfurt decided a seemingly unremarkable question in case 1 ABR 22/21: can a works council force the introduction of electronic time tracking? The court's answer was surprisingly fundamental — and changed the legal situation for every employer in Germany.

"Under Section 3(2) No. 1 of the Occupational Health and Safety Act, the employer is obliged to introduce a system with which the working time performed by employees can be recorded." — Federal Labor Court, decision of Sept 13, 2022, 1 ABR 22/21

Interpreting Section 3(2) No. 1 of the Occupational Health and Safety Act in line with EU law, the BAG derived an already existing obligation to introduce a system for recording working time. Not "someday, once parliament acts" — the duty applies from that decision onwards. The court did not commit to a form: paper, spreadsheet or software are all legally conceivable. Nor did it replace the legislature — the details of a statutory framework remain for parliament.

The ECJ "time clock" judgment

The BAG did not invent this interpretation. The foundation was laid by the European Court of Justice on May 14, 2019 with the so-called "time clock" judgment (case C-55/18, CCOO v Deutsche Bank). A Spanish trade union had sued because overtime simply could not be proven without systematic records.

The ECJ ruled that member states must require employers to set up an "objective, reliable and accessible system" enabling the daily working time of each worker to be measured. Without such a system, the judges argued, maximum working hours and rest periods remain practically unenforceable — rights the EU Charter of Fundamental Rights guarantees every employee.

To this day, Germany has not translated the judgment into a dedicated statute. The BAG closed the gap through case law in 2022 — and that duty has applied directly ever since.

What the statutes already require on top

Alongside the duty derived from the Occupational Health and Safety Act, two written recording duties apply directly to many small businesses:

• Section 16(2) ArbZG: Employers must record working time that exceeds the eight-hour statutory working day and keep those records for at least two years.
• Section 17(1) Minimum Wage Act (MiLoG): In the sectors listed in Section 2a of the Undeclared Work Act and for marginally employed staff, the start, end and duration of daily working time must be recorded — no later than seven days after the work was performed, kept for two years. Section 2a covers construction, hospitality and accommodation, the meat industry, building cleaning, haulage and logistics, and trade-fair construction, among others.

What this means for small businesses in practice

The form is legally open — paper and spreadsheets are permitted. In practice, what matters is whether the records prove anything when it counts. The ECJ requires an "objective, reliable and accessible" system; a spreadsheet that can be altered afterwards without a trace meets that only with difficulty. That is a question of evidential weight, not of prohibition.

In day-to-day terms this means:

• Record promptly: Document hours on the day itself rather than reconstructing them from memory at month end. In the Section 2a sectors, Section 17(1) MiLoG sets a seven-day deadline.
• Traceable corrections: Corrections must remain possible (typos happen), but should be logged.
• Accessibility: Employees should be able to view their own times; the data must be available during an inspection.
• Retention: Section 16(2) ArbZG and Section 17(1) MiLoG each require two years of retention.
• Trust-based working time remains possible — but as "trust plus documentation": hours are recorded even if nobody checks them daily. Recording may be delegated to employees; responsibility stays with the employer.

The planned amendment: not applicable law

There is currently no statutory duty to record electronically: the Federal Government plans one according to its 2025 coalition agreement, and the Federal Ministry of Labour had not published a draft by 28 September 2026. Specialist articles do report a draft by the Federal Ministry of Labour to amend the Working Time Act; on September 28, 2026, however, bmas.de listed none, only the statute in force. It is planned, not applicable law: as long as no statute has been passed and promulgated, it creates no duties and no deadlines. Among the points reported are electronic recording as the general rule and easements for smaller businesses. How much of that ends up in the statute book is open — as is whether it gets there at all.

For planning purposes this is secondary. The recording duty itself already applies because of the BAG decision; a future statute would mainly settle the form and the details. If you choose a solution that records promptly and logs changes, you are sound under the law as it stands today and would likely have little to adjust if the statute changes.

The 5-step action plan for small businesses

1. Take honest stock of the status quoHow are hours recorded today — paper, spreadsheet, not at all? Which employee groups (full-time, mini-job, casual staff) fall under Section 17(1) MiLoG, which under Section 16(2) ArbZG?
2. Choose a systemCriteria: same-day recording via app or terminal, audit trail, break and rest-period checks, payroll export, two years of retention. Better to test for 30 minutes than to be annoyed for three years.
3. Bring the team on board and clarify rulesBriefly explain why time is recorded (the law, fair overtime, correct premiums). Define: who clocks how, who corrects, who approves?
4. Automate break and rest-period checksRecording is only half the job — Section 4 (breaks) and Section 5 ArbZG (11-hour rest) continue to apply. Good systems warn before a violation happens.
5. Connect the payroll processFeed recorded hours directly into payroll preparation — including premiums and export to your tax accountant (e.g. DATEV). That turns the obligation into a time saver.

Frequently asked questions