Zeiterfassung Pflicht 2026/2027: Was gilt, was geplant ist

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In vielen Kleinbetrieben hängt die Arbeitszeiterfassung an einem Blatt Papier: Namen, Datum, Kommen, Gehen, am Monatsende abgeheftet. Rechtlich ist das zulässig. Trotzdem gehen zwei Dinge regelmäßig durcheinander — was heute schon gilt und was erst geplant ist. Dieser Beitrag trennt beides und sagt, was ein Betrieb mit fünf Leuten jetzt tatsächlich erledigen muss. Zeiterfassung für Ihren Betrieb einrichten: Zeitflex ab 0 € starten.

Was heute gilt: ein Beschluss und drei Paragrafen

Dieser Beitrag gibt den Stand vom 4. November 2026 wieder; der ausführliche Hinweis dazu steht am Ende.

Die Zeiterfassungspflicht ist die Pflicht des Arbeitgebers, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder beschäftigten Person festzuhalten und die Aufzeichnungen aufzubewahren. Sie steht in keinem Paragrafen mit dieser Überschrift, sondern folgt aus dem Arbeitsschutzrecht.

Der Wendepunkt liegt im Jahr 2022. Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht in Erfurt über eine Frage, die nach Betriebsratsrecht klang: Darf ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen? Die Antwort fiel grundsätzlich aus und verschob die Rechtslage für jeden Arbeitgeber in Deutschland.

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“ — Bundesarbeitsgericht, Pressemitteilung Nr. 35/22 zum Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21

Auf den Wortlaut kommt es hier an. Das Gericht hat die Pflicht nicht neu geschaffen, sondern festgestellt: Sie folgt schon aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, unionsrechtskonform ausgelegt. Wer bis 2022 nichts erfasst hat, war also nicht vorher im Recht. Zur Form hat sich das Gericht nicht festgelegt, und an die Zahl der Beschäftigten knüpft es nichts: Eine allgemeine Ausnahme für Kleinbetriebe steht in der Entscheidung nicht.

Die Auslegung stammt nicht vom Bundesarbeitsgericht allein. Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18 (CCOO gegen Deutsche Bank SAE). Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem sich die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers messen lässt. In deutsches Gesetzesrecht hat der Gesetzgeber dieses Urteil bis heute nicht umgesetzt; das Bundesarbeitsgericht hat die Lücke 2022 per Rechtsprechung geschlossen.

Daneben stehen zwei Aufzeichnungspflichten, die ausdrücklich im Gesetzestext stehen und kleine Betriebe häufig unmittelbar treffen:

• Über acht Stunden hinaus (§ 16 Abs. 2 ArbZG): Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht, ist aufzuzeichnen; die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wie lang ein Werktag sein darf, regelt § 3 ArbZG: acht Stunden. Zehn Stunden sind nur erlaubt, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen bei acht Stunden bleibt.
• Minijob und Mindestlohnbranche (§ 17 Abs. 1 MiLoG): Bei geringfügig Beschäftigten und in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages; aufzubewahren sind sie zwei Jahre. Zu § 2a SchwarzArbG gehören unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Personenbeförderung, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, die Fleischwirtschaft und die Gebäudereinigung.

Von § 17 Abs. 1 MiLoG befreit erst ein hohes Entgelt. Die Pflicht entfällt ab einem verstetigten Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto. Sie entfällt auch über 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten zwölf Monate nachweist (§ 1 Abs. 1 MiLoDokV). In einem Handwerksbetrieb mit Stundenlöhnen und Minijobs wird diese Schwelle praktisch nie erreicht.

Welche Angaben zu welcher Beschäftigtengruppe gehören, fasst die Aufzeichnungspflicht im Hilfe-Center zusammen.

Reicht Papier? Was das Arbeitsministerium zur Form sagt

Papier ist nicht verboten. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales schreibt in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (Stand 8. Oktober 2025), dass eine bestimmte Form nicht vorgeschrieben ist: Auch handschriftliche Aufzeichnungen sind zulässig, und erfasst werden müssen mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Eine Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung beschreibt das Ministerium dort als angekündigt, nicht als geltend.

Damit ist die rechtliche Frage beantwortet. Die praktische beginnt erst: Der Zettel muss im Zweifel etwas belegen.

Verlangt ist ein System, das die tägliche Arbeitszeit messen kann. Eine Tabelle, die am Monatsende aus dem Gedächtnis gefüllt wird, misst nichts; sie erinnert sich. Das ist keine Frage des Verbots, sondern der Beweiskraft, und die entscheidet im Streit über Überstunden.

Unsere Einschätzung dazu ist deutlich: Bei zwei oder drei Beschäftigten mit festen Zeiten tut ein sauber geführter Stundenzettel seinen Dienst. Ab etwa fünf Beschäftigten, bei wechselnden Einsatzorten oder bei Minijobs mit Entgeltgrenze kehrt sich das um. Dann kostet die Papierspur mehr Arbeit, als sie spart: Jede Korrektur, jede Frist und jede Monatsgrenze wird von Hand überwacht. Wer wechselt, tut es besser vor der ersten Prüfung als danach.

Gilt, geplant, nur berichtet: der Rechtsstand in einer Tabelle

Eine gesetzliche Pflicht, elektronisch aufzuzeichnen, gibt es derzeit nicht: Die Bundesregierung plant sie laut Koalitionsvertrag 2025, einen Entwurf dazu hat das Bundesarbeitsministerium bis zum 28.09.2026 nicht veröffentlicht. Diesen Satz führt zeitflex.de einheitlich, auf der Startseite und in den häufigen Fragen; nachgesehen wurde er am 28. September 2026 auf bmas.de. Belegt ist seitdem nur die Ankündigung: Der Koalitionsvertrag 2025 nennt sie auf Seite 17, und das Arbeitsministerium beschreibt die elektronische Aufzeichnung in seinen Fragen und Antworten als angekündigt. Ein beschlossenes Gesetz mit einem Tag des Inkrafttretens gibt es nicht.

Was Fachbeiträge über Inhalte eines Entwurfs berichten, etwa eine Grenze von zehn Beschäftigten oder Übergangsfristen, ist amtlich nicht belegt. Pflichten und Fristen folgen daraus heute nicht. Die drei Stufen sauber getrennt:

Für die Planung im Betrieb ist die mittlere Spalte die wichtigste. Die Erfassungspflicht selbst besteht bereits; eine Novelle würde vor allem Form und Einzelheiten regeln. Wer heute taggenau erfasst und Änderungen protokolliert, muss bei einer Gesetzesänderung voraussichtlich wenig nachjustieren.

Beispiel: Malerbetrieb mit drei Angestellten, einem Minijobber und einem Azubi

Angenommen, ein Malerbetrieb beschäftigt drei Gesellen in Vollzeit, eine Bürokraft als Minijobberin und einen Auszubildenden. Fünf Personen, drei verschiedene Regelwerke:

• Die drei Gesellen: Erfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss für die gesamte Arbeitszeit. Wird an einem Tag länger als acht Stunden gearbeitet, ist die darüber hinausgehende Zeit zusätzlich nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
• Die Minijobberin: Hier gilt § 17 Abs. 1 MiLoG. Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstages müssen spätestens am siebten Kalendertag danach festgehalten sein. Wer die Zettel erst am Monatsende einsammelt, hat die Frist für jeden Arbeitstag verpasst, der mehr als sieben Tage zurückliegt. Das Muster dafür steht im Beitrag Stundenzettel für Minijobber.

Bleibt der Auszubildende. Für die Erfassung zählt er wie jeder andere Beschäftigte. Ist er noch nicht 18 Jahre alt, kommen die engeren Arbeitszeit- und Pausenregeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes hinzu; was davon im Betriebsalltag auffällt, steht unter Azubi unter 18.

Gerechnet wird in diesem Betrieb mit fünf aktiven Mitarbeitern. Im Starter-Tarif kostet das 5 × 1,49 € = 7,45 € im Monat, zzgl. MwSt. Grundgebühr und Einrichtungsgebühr fallen nicht an, die ersten 14 Tage laufen kostenlos (Preise und Umfang ab 1,49 € je Mitarbeiter, Stand 4. November 2026). Dem gegenüber steht der Aufwand, fünf Zettel einzusammeln, Fristen im Blick zu behalten und bei jeder Korrektur nachvollziehbar zu bleiben.

Die typische Panne in solchen Betrieben ist nicht die fehlende Aufzeichnung, sondern die verspätete: Sie entsteht, wenn Zeiten einmal im Monat nachgetragen werden. Für die Gesellen fällt das kaum auf, für die Minijobberin verstreicht die Sieben-Tage-Frist in jedem Monat mehrfach.

Was bei einer Kontrolle droht

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten sind Ordnungswidrigkeiten. Das Arbeitszeitgesetz sieht dafür Geldbußen bis 30.000 Euro vor (§ 22 Abs. 2 ArbZG). Das Mindestlohngesetz ist strenger: § 21 Abs. 3 MiLoG nennt bei einer fehlenden, falschen oder verspäteten Aufzeichnung nach § 17 Abs. 1 bis 50.000 Euro und bei nicht bereitgehaltenen Unterlagen nach § 17 Abs. 2 bis 30.000 Euro. Ob und in welcher Höhe eine Behörde im Einzelfall ahndet, hängt vom Sachverhalt ab.

Praktisch wichtiger als der Höchstbetrag ist, wer prüft. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung kontrolliert in den Bereichen des § 2a SchwarzArbG unangekündigt und verlangt die Aufzeichnungen vor Ort; was dabei abläuft, steht im Beitrag zur Zollprüfung. Ohne Aufzeichnungen fehlt außerdem der Nachweis im Streit über Überstunden, und die Pausen- und Ruhezeitregeln der §§ 4 und 5 ArbZG lassen sich gar nicht belegen.

Die Pausen nach § 4 ArbZG muss ein Betrieb ohnehin im Blick behalten. Eine laufende Erfassung liefert das mit: Die Arbeitszeit-Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz meldet Pausen- und Ruhezeitlücken, bevor sie im Monatsabschluss stehen. Was eine solche Meldung bedeutet, erklärt die Hilfeseite Meldung der Arbeitszeit-Prüfung verstehen. Die Pflichten selbst nimmt kein Programm ab; dafür bleibt der Betrieb verantwortlich.

Sieben Punkte, die ein Kleinbetrieb jetzt erledigt

1. Beschäftigte nach Regelwerk sortierenWer fällt unter § 17 Abs. 1 MiLoG (Minijobs, Bereiche des § 2a SchwarzArbG), wer nur unter § 16 Abs. 2 ArbZG? Daran hängt die Sieben-Tage-Frist.
2. Beginn, Ende und Dauer festhalten, nicht nur die StundenzahlEine Spalte „8 Std.“ erfüllt § 17 Abs. 1 MiLoG nicht, gefordert sind die drei Angaben je Arbeitstag.
3. Taggenau erfassen statt am Monatsende nachtragenFür Minijobs läuft die Frist sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag ab. Ein Nachtrag am Monatsende verfehlt sie regelmäßig.
4. Korrekturen nachvollziehbar machenTippfehler passieren. Wichtig ist, dass später zu erkennen ist, wer wann was geändert hat. Eine Liste ohne Änderungsspur zeigt das nicht.
5. Zwei Jahre aufbewahren und auffindbar halten§ 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG verlangen jeweils zwei Jahre. Bei einer Prüfung müssen die Unterlagen verfügbar sein.
6. Pausen und Ruhezeiten mitprüfenDie Erfassung allein genügt nicht: § 4 ArbZG (Pausen) und § 5 ArbZG (elf Stunden Ruhezeit) gelten unverändert weiter.
7. Vertrauensarbeitszeit neu fassenSie bleibt möglich, aber als Vertrauen plus Dokumentation. Das Erfassen darf an die Beschäftigten delegiert werden; verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.

Offen gesagt: Für einen Betrieb mit einer einzigen Vollzeitkraft und festen Zeiten lohnt kein neues System; dort reicht eine ordentliche Liste. Sobald Minijobs, Baustellen oder Schichten dazukommen, ändert sich das. Weitere Antworten zu Pflichten, Fristen und Funktionen stehen in den häufigen Fragen.

Häufige Fragen

Quellen

• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21: Entscheidung auf bundesarbeitsgericht.de (Erfassungspflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; abgerufen 04.11.2026)
• Bundesarbeitsgericht, Pressemitteilung Nr. 35/22 zum selben Beschluss: Pressemitteilung auf bundesarbeitsgericht.de (Wortlaut des oben zitierten Satzes; abgerufen 04.11.2026)
• Gerichtshof der Europäischen Union, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO / Deutsche Bank SAE): Pressemitteilung Nr. 61/19 auf curia.europa.eu (PDF) (Pflicht der Mitgliedstaaten, ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit zu verlangen; der Urteilsvolltext auf curia.europa.eu liefert nur eine Skript-Hülle, deshalb die Pressemitteilung)
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (keine Formvorschrift, handschriftlich zulässig, mindestens Beginn, Ende und Dauer; Stand 08.10.2025, abgerufen 04.11.2026)
• § 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) (Grundpflichten des Arbeitgebers)
• § 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) (acht Stunden werktäglich, bis zehn Stunden mit Ausgleich in sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen)
• § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) (Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit, zwei Jahre Aufbewahrung)
• § 22 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) (Bußgeldrahmen bis 30.000 Euro, in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 8 bis 5.000 Euro)
• § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) (Beginn, Ende und Dauer, Frist von sieben Kalendertagen, zwei Jahre Aufbewahrung)
• § 21 Mindestlohngesetz (MiLoG) (Bußgeldrahmen)
• § 1 Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) (Entgeltgrenzen 4.461 Euro und 2.974 Euro)
• Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD „Verantwortung für Deutschland“ (2025), S. 17: Seite der Bundesregierung zum Koalitionsvertrag („Wir werden die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch regeln“)