Stundenzettel für Minijobber: Was § 17 MiLoG verlangt — mit Muster zum Ausdrucken

Für geringfügig Beschäftigte gilt bei der Zeiterfassung eine genauere Regel als für viele andere: Das Mindestlohngesetz schreibt vor, was je Arbeitstag festgehalten wird, bis wann und wie lange. Hier steht, was auf den Stundenzettel gehört, wie Sie die Frist zählen, welche Geldbußen das Gesetz vorsieht — und am Ende ein Muster, das Sie direkt ausdrucken können.

Für wen die Pflicht gilt

§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG verpflichtet jeden Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer „nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch" beschäftigt. Das sind die geringfügig Beschäftigten, und zwar in beiden Formen, die § 8 Abs. 1 SGB IV kennt:

• Minijob mit Verdienstgrenze (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV): Das Entgelt übersteigt regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht. Sie liegt 2026 laut Minijob-Zentrale bei 603 Euro im Monat.
• Kurzfristige Beschäftigung (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV): im Kalenderjahr auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt, und zwar nach ihrer Eigenart oder im Voraus per Vertrag — etwa die Saisonkraft im Sommer. In einem landwirtschaftlichen Betrieb liegt die Grenze bei 15 Wochen oder 90 Arbeitstagen. Keine kurzfristige Beschäftigung ist es, wenn sie berufsmäßig ausgeübt wird und ihr Entgelt die Geringfügigkeitsgrenze übersteigt.

Branche und Betriebsgröße spielen dabei keine Rolle. Die Aushilfe an der Bäckertheke fällt genauso darunter wie der Minijobber, der zweimal die Woche im Büro Ablage macht. Unabhängig vom Minijob gilt dieselbe Pflicht grundsätzlich auch für die übrigen Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Dazu zählen unter anderem Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Ausgenommen sind dort nach § 1 Abs. 1 der Mindestlohn­dokumentations­pflichten­verordnung (MiLoDokV) Beschäftigte, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro übersteigt, oder 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat (Stand: 28. September 2026).

Zwei Ausnahmen sind für kleine Betriebe wichtig. Erstens gilt die Pflicht nach § 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG nicht für Minijobs im Privathaushalt (§ 8a SGB IV) — die Minijob-Zentrale spricht ausdrücklich von einer Pflicht „nur im gewerblichen Bereich". Zweitens entfällt sie nach § 1 Abs. 2 MiLoDokV für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, die im Betrieb arbeiten. Ist der Arbeitgeber eine juristische Person wie eine GmbH oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, gilt das für die Angehörigen der Vertretungsberechtigten, also etwa der Geschäftsführung oder der vertretungsberechtigten Gesellschafter. Die Unterlagen, aus denen sich das Verwandtschaftsverhältnis ergibt, sind bereitzuhalten (§ 1 Abs. 3 MiLoDokV). Diese Ausnahme betrifft nur die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Die allgemeine Pflicht, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen, folgt nach dem Bundesarbeitsgericht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21) und gilt auch für angestellte Angehörige.

Was auf den Stundenzettel gehört

Das Gesetz nennt genau drei Angaben: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Täglich heißt: je Arbeitstag eine Zeile. Eine Monatssumme wie „38 Stunden im Oktober" erfüllt die Pflicht nicht, denn aus ihr geht weder hervor, wann gearbeitet wurde, noch wie lange an welchem Tag.

Eine Vereinfachung gibt es nach § 1 der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV): Bei ausschließlich mobilen Tätigkeiten, etwa in der Zustellung, genügt die tägliche Dauer — aber nur, wenn es keine Vorgaben zu Beginn und Ende der Arbeitszeit gibt und die Beschäftigten ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Die Zollverwaltung formuliert es so, dass die Aufzeichnungen „sowohl elektronisch als auch schriftlich" geführt werden können; die Minijob-Zentrale nennt maschinelle Zeiterfassung und manuelle Aufzeichnungen nebeneinander und bietet selbst einen Musterbogen an. Auch wer die Zeilen ausfüllt, regelt § 17 nicht — verpflichtet ist aber der Arbeitgeber. Schreibt die Aushilfe ihren Zettel selbst, bleibt es Ihre Aufgabe, dass er vollständig ist, rechtzeitig vorliegt und aufbewahrt wird.

Bis wann: die Sieben-Tage-Frist

Der Wortlaut ist genau: Aufzuzeichnen ist „spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages". Daraus folgen drei Dinge für die Praxis:

• Gezählt wird ab dem Folgetag. Der Arbeitstag selbst ist Tag null.
• Es zählen Kalendertage, nicht Werktage. Wochenenden und Feiertage laufen mit.
• Die Frist gilt je Arbeitstag. Wer den Stundenzettel erst am Monatsende ausfüllt, ist für die ersten drei Wochen des Monats zu spät — auch wenn die Zeiten stimmen.

Ein Beispiel: Ihre Aushilfe arbeitet am Freitag, 9. Oktober 2026. Tag eins der Frist ist Samstag, der 10. Oktober, Tag sieben ist Freitag, der 16. Oktober. Die Aufzeichnung muss also bis zum Ablauf des 16. Oktober 2026 vorliegen. Am sichersten ist, was am selben Tag entsteht: Zeiten, die am Abend notiert werden, müssen nicht eine Woche später aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden.

Wie lange aufbewahren

Die Aufzeichnungen sind nach § 17 Abs. 1 MiLoG „mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt" aufzubewahren. Die Frist läuft also je Aufzeichnung, nicht erst ab Jahresende. Zwei Jahre sind eine Untergrenze: Für Lohnunterlagen können aus anderen Gesetzen längere Fristen folgen. Welche das in Ihrem Fall sind, klärt Ihre Steuerkanzlei.

Dazu kommt das Bereithalten nach § 17 Abs. 2 MiLoG: Die für die Kontrolle erforderlichen Unterlagen sind im Inland und in deutscher Sprache bereitzuhalten, und zwar für die gesamte Dauer der Beschäftigung, insgesamt aber nicht länger als zwei Jahre. Auf Verlangen der Prüfbehörde gilt das auch am Ort der Beschäftigung. Prüfbehörde ist die Zollverwaltung (§§ 14, 15 MiLoG). Ein Ordner im Büro, den am Prüfungstag niemand findet, hilft also wenig.

Bußgeldrahmen

Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten, und zwar schon bei Fahrlässigkeit: § 21 Abs. 1 MiLoG erfasst, wer „vorsätzlich oder fahrlässig" handelt. Ein vergessener Stundenzettel ist also kein Freibrief. Die Obergrenzen stehen in § 21 Abs. 3 MiLoG:

Das sind Höchstbeträge, keine Regelsätze. Wie hoch eine Geldbuße im Einzelfall ausfällt, hängt vom Sachverhalt ab. Der dritte Punkt zeigt aber, warum der Stundenzettel mehr ist als Papierkram: Er ist der Beleg dafür, dass für jede geleistete Stunde mindestens der Mindestlohn gezahlt wurde.

Rechenbeispiel: zwei Tage und ein Monat

Eine Aushilfe im Café verdient den gesetzlichen Mindestlohn, laut Minijob-Zentrale 13,90 Euro je Stunde seit dem 1. Januar 2026. Zwei Zeilen ihres Stundenzettels:

Am Freitag arbeitet sie viereinhalb Stunden ohne Pause. Am Samstag liegen zwischen Beginn und Ende 6 Stunden 45 Minuten. Ohne Pause wäre die Arbeitszeit länger als sechs Stunden, deshalb verlangt § 4 ArbZG eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten. Die Dauer beträgt dann 6 Stunden 15 Minuten, denn Pausen zählen nach § 2 Abs. 1 ArbZG nicht zur Arbeitszeit. Auch sie liegt noch über sechs Stunden, die Pause bleibt also Pflicht. Maßgeblich ist immer die Arbeitszeit ohne Pausen, nicht die Spanne zwischen Beginn und Ende.

Und der Monat: Die Geringfügigkeitsgrenze berechnet sich nach § 8 Abs. 1a SGB IV aus dem Mindestlohn mal zehn Wochenstunden — 13,90 Euro × 130 ÷ 3 = 602,33 Euro, aufgerundet 603 Euro. Geteilt durch 13,90 Euro sind das 43,38 Stunden. Zum Mindestlohn passen also im Monatsdurchschnitt höchstens gut 43 Stunden in einen Minijob; 43 volle Stunden ergeben 597,70 Euro. Wer mehr als den Mindestlohn zahlt, hat entsprechend weniger Stunden Spielraum — wie viele es bei Ihrem Stundenlohn genau sind, zeigt der kostenlose Minijob-Rechner. Die Minijob-Zentrale nennt als Jahresbetrag 7.236 Euro — ein einzelner stärkerer Monat ist nicht automatisch schädlich. Woher Sie wissen, wo Ihre Aushilfe steht? Aus der Summe der Dauer-Spalte. Ohne vollständigen Stundenzettel gibt es diese Zahl nicht.

Was Zeitflex dabei übernimmt — und was nicht

Zeitflex ist eine Zeiterfassung mit eingebauter Lohnvorbereitung für kleine Betriebe in Deutschland. Ihre Leute stempeln im Handy-Browser, an einem Tablet am Eingang oder am PC; Zeitflex rechnet Pausen, Rundung und Zuschläge minutengenau, prüft die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und übergibt den fertigen Monat als DATEV- oder CSV-Datei an das Lohnbüro. Die Lohnabrechnung selbst macht Zeitflex nicht.

Für den Minijob heißt das konkret:

• Beginn und Ende entstehen beim Stempeln, nicht eine Woche später aus dem Gedächtnis. Aushilfen ohne eigene E-Mail-Adresse stempeln am Tablet mit einer sechsstelligen PIN; fällt das Netz aus, arbeitet das Tablet bis zu 72 Stunden weiter und liefert die Stempel nach (Stempeln per Handy, Tablet oder Browser).
• Der Stundenzettel zeigt in jedem Tarif je Person und Tag Beginn, Ende, Pause und Dauer. Der kostenlose Tarif Free gilt allerdings für genau einen Nutzer; für einen Betrieb mit Aushilfe braucht es deshalb mindestens Starter (Preise).
• Korrekturen dürfen nur Inhaber und Führung vornehmen, immer mit einer Begründung von 5 bis 500 Zeichen. Die alte Fassung bleibt erhalten, das Änderungsprotokoll 36 Monate lang.
• Aufbewahrung: Zeiteinträge hält Zeitflex mindestens 24 Monate vor, gesperrte Lohnperioden sechs Jahre (Aufbewahrungsfristen).
• Der Minijob-Wächter ist in allen Tarifen enthalten und warnt Inhaber und Führung bei 80, 95 und 100 Prozent der Grenze (Die Minijob-Grenze).
• Die Prüfungsmappe (Zoll) im Tarif Pro fasst einen abgeschlossenen Monat als PDF zusammen: ein Blatt je Person, eine Zeile je Kalendertag, alle Korrekturen mit Grund (Zollprüfung: was Sie vorlegen).

Was Zeitflex nicht übernimmt: die Lohnabrechnung und die Meldungen an die Sozialversicherung — das bleibt beim Lohnbüro. Zeitflex ist keine Rechtsberatung; es warnt früh, entscheidet aber nicht, ob eine Beschäftigung noch geringfügig ist. Und es zeichnet nicht von allein auf: Wer nicht stempelt, steht nicht im Stundenzettel. Die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber.

Häufige Fragen

Quellen

Alle Angaben am 28. September 2026 an diesen Stellen nachgelesen:

• § 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
• § 21 MiLoG — Bußgeldvorschriften
• § 14 MiLoG — Zuständigkeit der Zollverwaltung und § 15 MiLoG — Befugnisse der Zollverwaltung
• § 1 MiLoDokV — Einschränkung der Dokumentationspflichten
• § 1 MiLoAufzV — vereinfachte Aufzeichnung bei mobilen Tätigkeiten
• § 1 ArbSchG — Geltungsbereich und BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
• § 2a SchwarzArbG — Wirtschaftsbereiche
• § 8 SGB IV — Geringfügige Beschäftigung und § 8a SGB IV — Privathaushalte
• § 2 ArbZG — Begriff der Arbeitszeit und § 4 ArbZG — Ruhepausen
• Minijob-Zentrale: Mindestlohn im Minijob
• Minijob-Zentrale: Minijob mit Verdienstgrenze
• Zoll: Sonstige Pflichten (Aufzeichnungspflichten)