Zeiterfassung Kosten pro Mitarbeiter: 5, 10 und 25 Köpfe

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Vier Mitarbeitende, 4,20 € je Kopf: Das sind 16,80 € im Monat. Auf der Rechnung stehen 26,80 €, weil unter fünf Nutzern eine Plattform-Pauschale von 10 € dazukommt (clockin.de/preise, Abruf 3. November 2026). An solchen Stellen kippt der Vergleich, nach oben wie nach unten. Dieser Beitrag rechnet die Monats- und Jahreskosten für 5, 10 und 25 Mitarbeitende durch. Er legt die vier Posten offen, die den Preis je Kopf verschieben, und nennt die Listenpreise von vier Anbietern mit Abrufdatum. Vergleich des Anbieters Zeitflex, Stand 3. November 2026; an diesem Tag sind alle Preise von den Preisseiten gelesen. Tarif ab 1,49 € je aktivem Mitarbeiter und Monat buchen (netto zzgl. Umsatzsteuer).

Zeiterfassung: welche Kosten pro Mitarbeiter wirklich anfallen

Die Kosten einer Zeiterfassung pro Mitarbeiter sind der Preis je Nutzer und Monat plus alle Posten, die unabhängig von der Kopfzahl anfallen. Der Preis je Kopf ist also einer von vier Posten. Die anderen drei stehen auf den Preisseiten meist eine Bildschirmhöhe weiter unten, im Kleingedruckten oder in den Fragen und Antworten. Alle Preisangaben in diesem Beitrag sind am 3. November 2026 von den Preisseiten der Anbieter gelesen.

• Der Preis je Nutzer und Monat. Die Bezugsgröße heißt Nutzer, Lizenz, Sitz oder aktiver Mitarbeiter. Entscheidend ist, wer gezählt wird. Ein aktiver Mitarbeiter ist bei Zeitflex jeder im Konto angelegte und nicht deaktivierte Zugang. Eine Aushilfe mit fünf Stunden im Monat kostet damit dasselbe wie eine Vollzeitkraft (Preise von Zeitflex).
• Eine Grundgebühr oder Pauschale, die oft gerade kleine Teams trifft. clockin verlangt neben dem Paketpreis eine Plattform-Pauschale von 10 € im Monat, sobald weniger als fünf Nutzer angelegt sind. Zeitflex und Clockodo nennen auf ihren Preisseiten keine Grundgebühr.
• Mindestmenge und Mengenstaffel. Manche Anbieter rechnen erst ab einer Paketgröße ab, andere staffeln nach Nutzerzahl: Bei Crewmeister sinkt der Preis je Nutzer ausdrücklich mit der Zahl der Mitarbeiter. Zeitflex rechnet mindestens einen Sitz ab und nimmt von 1 bis 100 aktiven Mitarbeitenden denselben Preis je Kopf. Ab 101 endet die Selbstbuchung, dann gelten Enterprise-Konditionen auf Anfrage.
• Laufzeit und Zahlweise. Die Jahreszahlung senkt den Monatspreis und bindet zwölf Monate. Der Jahrestarif von Clockodo wird im Voraus bezahlt und verlängert sich automatisch um zwölf Monate; der Monatstarif dort ist zum Monatsende kündbar. Bei Zeitflex ist der Monatstarif ohne Frist und ohne Begründung zum Monatsende kündbar. Bei jährlicher Zahlung läuft der Vertrag zwölf Monate, dafür sind zwei Monate gratis.

Zwei Posten stehen auf keiner Preisseite. Geräte zählen nicht zum Softwarepreis: Welches Tablet am Eingang reicht und was es kostet, steht im Beitrag zur Stempeluhr auf dem Tablet. Und wenn die erfassten Zeiten in die Lohnabrechnung gehen, bleibt das Honorar der Kanzlei bestehen; die Software liefert nur die Daten.

Zeitflex bei 5, 10 und 25 Mitarbeitenden

Die folgenden Beträge sind Listenpreise von zeitflex.de/preise.html, abgerufen am 3. November 2026, netto ohne Umsatzsteuer. Gerechnet ist der einfache Fall: Kopfzahl mal Preis je aktivem Mitarbeiter, monatliche Zahlweise, keine weiteren Posten.

Mit 19 Prozent Umsatzsteuer werden aus 14,90 € brutto 17,73 € und aus 24,90 € brutto 29,63 €. Für einen Betrieb mit Vorsteuerabzug ist der Nettobetrag die Zahl, die in der Kalkulation zählt; für einen Kleinunternehmer nach § 19 UStG der Bruttobetrag. Das ist eine Orientierung, keine Steuerberatung.

Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate gratis: Der Starter-Tarif kostet dann 14,90 € je Mitarbeiter und Jahr statt 17,88 €, der Pro-Tarif 24,90 € statt 29,88 €.

Ob diese 29,80 € die Bindung wert sind, hängt an der Fluktuation. Wächst oder schrumpft die Belegschaft im Jahresverlauf stark, ist die monatliche Zahlweise meist die ruhigere Wahl: Sie zahlen, was gerade angelegt ist.

Was andere Anbieter verlangen

Die Zahlen in dieser Tabelle gelten jeweils für die monatliche Zahlweise und den kleinsten Tarif. Es sind Listenpreise, keine Gesamtkosten: Funktionsumfang, Zusatzmodule und Laufzeiten unterscheiden sich, eine Zahl je Kopf vergleicht also nie zwei gleiche Dinge.

Die niedrigste Zahl in der Spalte „Ab netto“ ist dabei die, auf die man sich am wenigsten verlassen kann.

Crewmeister erklärt das in den eigenen Fragen und Antworten offen: „Unsere Preise richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Betrieb: Je mehr Mitarbeiter Sie haben, desto günstiger wird der Preis pro Nutzer.“ Der genannte Einstieg von 1,50 € „basiert konkret bei einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeitern und einem jährlichen Zahlungsintervall“ (crewmeister.com/de/preise). Ein Betrieb mit zehn Köpfen darf mit dieser Zahl also nicht rechnen. Schichtplaner und DATEV-Anbindung kommen dort als eigene Posten hinzu, ab 2 € beziehungsweise ab 0,60 € je Monat und Nutzer.

clockin trennt Basispaket und Add-ons, und die Add-on-Preise hängen zusätzlich an der Laufzeit. Im Lizenzbereich 1 bis 20 kostet die Schichtplanung bei monatlicher Zahlweise 30 € im Monat, das Add-on für Projekte und Dokumentation 46 €; bei 24 Monaten Bindung sinken die beiden auf 24 € und 39 €. Ein Zehn-Personen-Team, das beides braucht, zahlt monatlich also 76 € zusätzlich zu den 42 € für das Basispaket Starter. Clockodo staffelt stattdessen über die Tarife: 4 € für Kommen, Gehen, Pausen und Urlaub, 10 €, sobald Zeiten auf Kunden und Projekte gebucht und abgerechnet werden sollen. Zusatzmodule nennt die Seite nicht, führt in der Vergleichstabelle aber eine eigene Gruppe „KI-Funktionen (optional)“.

Daraus folgt ein einfacher Weg. Schreiben Sie Ihre Kopfzahl, die drei Funktionen, die Sie wirklich brauchen, und Ihre gewünschte Zahlweise auf einen Zettel. Dann holen Sie sich von jedem Anbieter eine Monatssumme für genau diese Angaben. Welche Funktionen Zeitflex und Crewmeister unterscheiden, steht im Vergleich der beiden Zeiterfassungen. Im Rechner auf der Preisseite stellen Sie Ihre Mitarbeiterzahl ein und sehen beide Tarife nebeneinander.

Sechs Stellen, an denen die Rechnung kippt

Diese sechs Punkte entscheiden häufiger über die Jahressumme als der Preis je Kopf. Jeder ist auf einer öffentlichen Preisseite nachlesbar, Abruf 3. November 2026.

• Eine Pauschale unterhalb einer Mindestzahl von Nutzern. Bei clockin sind es 10 € im Monat unter fünf Nutzern, was den Preis je Kopf bei vier Personen von 4,20 € auf 6,70 € hebt.
• Preise mit dem Zusatz „ab“. Sie taugen zum Sortieren, nicht zum Rechnen, denn sie unterstellen oft eine größere Belegschaft als Ihre. Verlangen Sie eine Summe für Ihre Kopfzahl, schriftlich.
• Add-ons, die der Kernpreis nicht enthält und deren Preis zusätzlich an der Laufzeit hängt. Prüfen Sie zuerst, in welchem Tarif oder Modul die Funktion liegt, die Sie überhaupt zum Wechsel bringt.
• Jahresverträge, die sich automatisch verlängern. Clockodo erinnert vor der Verlängerung per E-Mail; darauf verlassen sollte sich niemand, ein Eintrag im eigenen Kalender ist zuverlässiger.
• Die Abrechnungsgröße. Gezählt wird bei Zeitflex der angelegte Zugang, nicht die gestempelte Stunde. Wer Karteileichen im Konto behält, zahlt dafür; wer Ausgeschiedene deaktiviert, zahlt sie ab der nächsten Rechnung nicht mehr.
• Der Weg zurück. Ein Wechsel in einen kleineren Tarif oder zurück auf Monatszahlung greift bei Zeitflex erst zum Ende der bezahlten Laufzeit, ohne anteilige Verrechnung. Wer im Januar ein Jahr vorausbezahlt, hat die Entscheidung für zwölf Monate getroffen.

Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich die Umstellung?

Die Frage ist beliebt, führt aber in die falsche Richtung. Rechnen wir sie trotzdem durch, mit offen genannten Annahmen.

Unter diesen Annahmen rechnet sich die Umstellung schon beim ersten Mitarbeitenden.

Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein: Erst unter rund dreieinhalb Minuten Büroarbeit je Kopf und Monat dreht sich das Ergebnis. Wer das ernsthaft wissen will, schreibt den Aufwand eine Woche lang mit, statt ihn zu schätzen.

Entscheidend ist ohnehin eine andere Größe: wie viel in Ihrem Betrieb schiefgehen kann. Mehrere Baustellen, Schichtwechsel, Zuschläge nach § 3b EStG, Minijobs an der Verdienstgrenze oder eine Kanzlei, die jeden Monat nachfragt, erzeugen Korrekturaufwand, der mit Papier wächst. Bei drei Vollzeitkräften mit festen Arbeitszeiten und ohne Zuschläge genügt oft eine gepflegte Tabelle. Die Pflichten bleiben dabei dieselben: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dazu kommt die Pflicht, überhaupt ein Erfassungssystem einzuführen, die das Bundesarbeitsgericht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ableitet; danach ist die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen (BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21, zusammengefasst in den Fragen und Antworten des BMAS).

Die Kostenfrage hat eine Rückseite, die aber nicht jeden Betrieb gleich trifft. Wer geringfügig Beschäftigte hat oder in einem der Wirtschaftsbereiche des § 2a SchwarzArbG arbeitet, muss nach § 17 Abs. 1 MiLoG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens am siebten Tag danach aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren. Fehlen diese Aufzeichnungen oder kommen sie zu spät, sieht § 21 Abs. 1 Nr. 8 in Verbindung mit Abs. 3 MiLoG eine Geldbuße von bis zu 50.000 € vor. Gegen diesen Rahmen gerechnet sind 149 € im Jahr für zehn Mitarbeitende eine kleine Zahl. Eine Software erfüllt die Pflicht allerdings nicht an Ihrer Stelle; sie hilft, die Nachweise vollständig zu halten. Wer überhaupt erfassen muss, steht im Ratgeber dazu, dass Zeiterfassung Pflicht ist, und für kurze Beschäftigungen in den Hinweisen zum Stundenzettel für Minijobber.

Was Zeitflex übernimmt, und was nicht

Zeitflex erfasst die Zeit, rechnet Pausen, Rundung und Zuschläge und bereitet daraus die Monatsübersicht für die Lohnabrechnung vor. Für die Kostenfrage sind drei Dinge wichtig: Was im Preis steckt, was extra ist und was es gar nicht gibt.

Was Zeitflex übernimmt:

• In jedem Tarif: Stempeluhr mit Ein-Tipp-Erfassung, Stundenzettel mit Änderungsprotokoll, Abwesenheiten für Urlaub und Krankheit und der Minijob-Wächter für die Geringfügigkeitsgrenze (Funktionen von Zeitflex)
• Ab dem Starter-Tarif: CSV-Export, Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag, Warnungen nach dem Arbeitszeitgesetz, Monatsabschluss mit Freigabe und Sperre, Zugang für die Steuerkanzlei
• Nur im Pro-Tarif: DATEV-Export sowie Dienst- und Schichtplan
• Abrechnung, Zahlweise und Tarifwechsel sehen Sie selbst nach: Pläne und Preise im Hilfe-Center und Zahlung und Rechnungen

Was Zeitflex nicht übernimmt:

• Keine Lohnabrechnung. Zeitflex liefert die geprüften Bewegungsdaten; abgerechnet wird beim Steuerberater oder im Lohnbüro, und dieses Honorar bleibt. Wie die Übergabe läuft, zeigt der Beitrag zur Lohnvorbereitung im Kleinbetrieb.
• Keine Personalverwaltung: keine Bewerberverwaltung, keine Gehaltsbänder, keine Zielvereinbarungen, keine digitale Personalakte, keine Weiterbildungsplanung.
• Keine Geräte. Der Preis je Mitarbeiter ist ein Softwarepreis.
• Keine zugesicherte Reaktionszeit in den Self-Service-Tarifen. Ein Service-Level-Agreement gibt es nur im Enterprise-Vertrag.
• Keine Rechtsprüfung. Ob Ihr Betrieb die Arbeitszeitvorschriften einhält, entscheiden Ihre Abläufe; die Verantwortung dafür bleibt beim Arbeitgeber.

Damit ist auch gesagt, für wen das nicht passt: Wer eine fertige Lohnabrechnung, eine Personalsuite oder eine vertraglich zugesicherte Reaktionszeit braucht, ist mit einem größeren Paket besser beraten. Wer vor allem saubere Zeiten für die Kanzlei braucht, zahlt dafür bei Zeitflex 1,49 € je Kopf und Monat. Mehr zu den Posten, die dabei im Betrieb sonst noch zusammenkommen, steht unter was Zeitflex Ihrem Betrieb bringt.

Häufige Fragen

Quellen

• Gesetz: § 16 ArbZG (Abs. 2: Pflicht, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen; Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren; Abruf 03.11.2026)
• Gesetz: § 21 MiLoG (Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3: Geldbuße bis zu 50.000 € bei nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig erstellten Aufzeichnungen; Abruf 30.10.2026)
• Behörde: BMAS, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen; Abruf 03.11.2026)
• Preisseite: Zeitflex, Preise (Starter 1,49 €, Pro 2,49 € je aktivem Mitarbeiter und Monat netto, keine Grundgebühr, keine Einrichtungsgebühr, Mindestmenge ein Sitz, Jahreszahlung mit zwei Monaten gratis; Abruf 03.11.2026)
• Preisseite: Crewmeister, Preise (Go ab 1,65 €, Easy ab 2,20 €, Pro ab 3,30 € je Monat und Nutzer, bei jährlicher Abrechnung ab 1,50 €, 2 € bzw. 3 €, zzgl. MwSt.; Fragen und Antworten: der Preis sinkt mit der Mitarbeiterzahl, die 1,50 € „basiert konkret bei einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeitern und einem jährlichen Zahlungsintervall“; Schichtplaner ab 2 €, DATEV-Integration ab 0,60 € je Monat und Nutzer; 14 Tage kostenlos testen; Abruf 03.11.2026)
• Preisseite: Clockodo, Preise (Basic 4 €, Basic Plus 6 €, Pro 10 €, Pro Plus 12 € je Monat je Nutzer; 5 % weniger bei Jahreszahlung, dann zwölf Monate Laufzeit mit automatischer Verlängerung und E-Mail-Erinnerung; keine Grundgebühr; Vergleichstabelle mit der Gruppe „KI-Funktionen (optional)“; Free-Tarif für einen Nutzer; 14 Tage kostenlos testen; Abruf 03.11.2026)
• Preisseite: clockin, Preise und Pakete (Starter 4,20 €, Pro 7,20 €, Expert 14,40 € je Monat und Nutzer bei monatlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. und Plattform-Pauschale von 10 €/Monat bei unter fünf Nutzern; Add-ons im Lizenzbereich 1–20: Schichtplanung 30 € monatlich / 28,50 € jährlich / 24 € zweijährlich, Projekte und Dokumentation 46 € / 43 € / 39 €; 14 Tage kostenlos testen; Abruf 03.11.2026)