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Zeiterfassung in der Arztpraxis ist in vielen Praxen noch ein Blatt am Empfang, auf dem die MFA ihre Zeiten eintragen, wenn die Sprechstunde es zulässt. Spätestens wenn drei Teilzeitkräfte, eine Auszubildende und eine Minijobberin an wechselnden Tagen arbeiten, fehlt am Monatsende die Hälfte, und das Lohnbüro fragt nach. Dieser Beitrag zeigt, was eine Praxis aufzeichnen muss, was eine Lösung für 1, 4 oder 8 Angestellte im Monat kostet und wie der Umstieg vom Zettel gelingt. Zeiterfassung für Ihre Praxis: Zeitflex-Tarif buchen, ab 1,49 € je aktivem Mitarbeiter im Monat.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Arztpraxen?
Ja, ohne Ausnahme für kleine Praxen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen (Az. 1 ABR 22/21). Eine Mindestgröße des Betriebs nennt der Beschluss nicht. Eine Praxis mit zwei MFA ist also genauso betroffen wie ein MVZ mit vierzig Angestellten.
Wie aufgezeichnet wird, lässt das Gesetz offen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales schreibt in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten sind und dass es dafür keine Formvorschrift gibt. Papier ist also erlaubt. Ob ein Blatt am Empfang im Alltag einer Praxis vollständig bleibt, ist eine andere Frage.
Die Pflicht betrifft die Arbeitszeit der Angestellten, auch die von Reinigungskräften und Aushilfen am Telefon. Was das BAG-Urteil für Kleinbetriebe allgemein bedeutet, steht im Beitrag was das BAG-Urteil für Kleinbetriebe bedeutet.
Was muss für MFA in Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Ausbildung aufgezeichnet werden?
Für alle Angestellten gilt dieselbe Grundpflicht. Unterschiede gibt es bei Fristen und Zusatzregeln, und gerade die Minijobberin am Empfang hat die strengsten.
| Beschäftigtenart | Was aufzuzeichnen ist | Frist und Aufbewahrung | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| MFA in Vollzeit | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit; Zeit über acht Stunden werktäglich gesondert | keine gesetzliche Tagesfrist; Aufzeichnungen über acht Stunden mindestens zwei Jahre aufbewahren | BAG 1 ABR 22/21; § 16 Abs. 2 ArbZG |
| MFA in Teilzeit | wie Vollzeit; Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit; Zeit über acht Stunden werktäglich gesondert | wie Vollzeit | BAG 1 ABR 22/21; § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Minijob (bis 603 € im Monat 2026, 633 € ab 2027) | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit | spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag; mindestens zwei Jahre aufbewahren | § 17 Abs. 1 MiLoG; § 8 Abs. 1a SGB IV |
| Auszubildende | wie alle Angestellten; unter 18 Jahren gelten zusätzlich die Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes | wie Vollzeit | BAG 1 ABR 22/21; § 2 JArbSchG |
Bei der Minijobberin ist die Grenze der eigentliche Knackpunkt. Beim Mindestlohn von 13,90 € sind laut Minijob-Zentrale höchstens 43,38 Stunden im Monat drin, bevor die 603 € überschritten sind. Wer in einem Monat mit Urlaubsvertretung zwei zusätzliche Vormittage übernimmt, kommt schnell darüber. Wie sich die Grenze für einzelne Stundenlöhne rechnet, zeigt der Minijob-Rechner; was auf den Stundenzettel gehört, steht im Beitrag über Stundenzettel für Minijobber.
Wie sieht die Zeiterfassung im Praxisalltag mit Sprechstunde und Wochenenddienst aus?
Gestempelt wird die tatsächliche Arbeitszeit, nicht die Sprechstunde laut Praxisschild. Wer um 7:30 Uhr die Labortüte vorbereitet und nach der Nachmittagssprechstunde noch Abrechnungsunterlagen sortiert, arbeitet länger, als die Öffnungszeit sagt. Genau diese Viertelstunden fehlen auf Papier häufig.
Beispiel (kein echter Betrieb): MFA mit 20 Wochenstunden an wechselnden Tagen
Vertrag: 20 Stunden je Woche, Einsatz je nach Plan montags, mittwochs und donnerstags oder dienstags und freitags.
Monatssoll in Zeitflex: 20 × 4,33 = 86,6 Stunden, also 86 Stunden und 36 Minuten.
Tatsächlich im Oktober gestempelt: 91 Stunden, davon ein Samstagsdienst über 4 Stunden.
Ergebnis: 4 Stunden und 24 Minuten über dem Soll; der Samstag ist als eigener Eintrag sichtbar; ein vertraglicher Samstagszuschlag wird beim Lohnbüro berechnet.
Zwei Punkte entscheiden, ob so eine Rechnung am Monatsende stimmt. Erstens braucht jede Teilzeitkraft ihre eigene Sollzeit, sonst rechnet das System mit einem Wert, der für niemanden gilt. Zweitens muss die Pause echt erfasst werden. Nach § 4 ArbZG stehen bei mehr als sechs Stunden 30 Minuten Pause zu, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Wer die Mittagspause wegen eines Notfalls nicht nehmen konnte, sollte das auch so stempeln, statt pauschal 30 Minuten abzuziehen. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zu den Pausen nach § 4 ArbZG.
Fortbildungen sind in Praxen häufig, vom Hygienekurs bis zum Abrechnungsseminar. Eine angeordnete Fortbildung gehört als Arbeitszeit in den Stundenzettel; damit Praxisleitung und Lohnbüro sie wiederfinden, lohnt ein kurzer Kommentar am Eintrag.
Was kostet Zeiterfassung für eine Praxis mit 1, 4 und 8 Angestellten?
Bei Zeitflex zahlen Sie je aktivem Mitarbeiter und Monat, ohne Grundgebühr. Kostenlos bleibt es nur, solange genau eine Person erfasst wird; für eine Praxis mit mehreren MFA ist der Tarif Free deshalb keine Lösung.
| Aktive Mitarbeiter | Free | Starter (1,49 € je Kopf) | Pro (2,49 € je Kopf) |
|---|---|---|---|
| 1 | 0 € | 1,49 € | 2,49 € |
| 4 | nicht möglich (nur 1 Nutzer) | 5,96 € | 9,96 € |
| 8 | nicht möglich (nur 1 Nutzer) | 11,92 € | 19,92 € |
Alle Beträge im Monat, netto zuzüglich Umsatzsteuer, Stand 23.10.2026 laut Preise von Zeitflex. Gezählt wird jede Person, die in Zeitflex als aktiver Mitarbeiter angelegt ist. Bei jährlicher Zahlung kostet ein Platz 14,90 € (Starter) oder 24,90 € (Pro) im Jahr. Im Monatstarif ist der Vertrag zum Monatsende kündbar.
Welcher Tarif passt, hängt an zwei Fragen. Starter enthält die Stempeluhr, Stundenzettel mit Änderungsprotokoll, Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag, Warnungen nach dem Arbeitszeitgesetz, den Monatsabschluss und einen kostenlosen Zugang für das Steuerbüro. Pro lohnt sich, wenn die Kanzlei eine DATEV-Datei möchte oder die Praxis ihren Dienstplan in Zeitflex führen will. Starter reicht, solange das Lohnbüro mit einer CSV-Datei arbeitet und kein Dienstplan in Zeitflex nötig ist.
Welche Daten speichert die Zeiterfassung über Angestellte, und gehören Patientendaten hinein?
Patientendaten gehören in keine Zeiterfassung, auch nicht in ein Bemerkungsfeld. Ein Eintrag wie „länger wegen Frau M., Wundversorgung“ ist für die Arbeitszeit überflüssig und bringt Gesundheitsdaten Dritter in ein System, das dafür nicht gedacht ist. Als Begründung für eine längere Schicht genügt „Notfall nach Sprechstunde“.
Über die Angestellten selbst speichert Zeitflex Kommen, Gehen, die Art des Eintrags und jede spätere Korrektur mit Grund. Arbeitszeiten werden zwei Jahre aufbewahrt. Einen Standort beim Stempeln gibt es nur im Tarif Pro, nur in der mobilen App, die noch nicht in den App-Stores ist, und nur, wenn die Praxis ihn ausdrücklich einschaltet. Im Browser und am Wand-Terminal wird kein Standort gesendet. Jede Person kann selbst nachsehen, was über sie gespeichert ist; wie das geht, erklärt die Hilfe Was Zeitflex über mich speichert.
Ein Punkt verdient in Praxen Aufmerksamkeit: Krankmeldungen. Eine in Zeitflex abgelegte AU-Bescheinigung bleibt verschlüsselt gespeichert, und jeder Zugriff darauf wird protokolliert, auch ein abgewiesener Versuch.
Wie läuft der Start mit Stempeln am Empfangstablet und am Handy?
Für eine Praxis sind zwei Wege üblich. MFA mit eigenem Konto stempeln im Browser des Handys oder am Praxisrechner. Wer kein eigenes Konto möchte, etwa die Reinigungskraft oder eine Aushilfe, kann an einem Tablet am Empfang mit einer persönlichen sechsstelligen PIN stempeln; in welchem Tarif dieses Terminal enthalten ist, steht noch nicht fest (siehe unten). Beide Wege schreiben in denselben Stundenzettel.
- Praxis anlegen und je Angestellter die Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Azubi) und die vertraglichen Wochenstunden eintragen. Daraus rechnet Zeitflex das Monatssoll; siehe Sollstunden und Arbeitszeitmodell.
- Angestellte einladen oder für das Tablet eine PIN vergeben.
- Tablet koppeln: Unter Einstellungen einen Kopplungscode erzeugen und am Gerät eingeben. Der Code gilt 60 Minuten. Die Schritte im Einzelnen stehen in der Hilfe Stempeln per Handy, Tablet oder Browser.
- Den ersten Monat parallel zum alten Zettel laufen lassen und beide am Monatsende vergleichen. So fällt auf, wer das Ausstempeln vergisst, bevor es das Lohnbüro bemerkt.
Zum Wand-Terminal gehört ein offener Punkt: Auf der Funktionsseite steht dort derzeit „Tarifangabe wird geprüft“, weil noch nicht entschieden ist, in welchem Tarif das Terminal enthalten ist (Stand 23.10.2026). Bis das feststeht, nennen wir dafür keinen Preis. Fällt in der Praxis das Internet aus, sammelt das Tablet die Stempel bis zu 72 Stunden und sendet sie nach.
Wie die Stempeluhr aussieht, bevor Sie etwas einrichten, zeigt die Stempeluhr in der Demo mit Beispieldaten und ohne Anmeldung.
Für wen reicht die kostenlose Stufe, und wann braucht die Praxis mehr?
Free reicht, wenn genau eine Person ihre Zeit erfasst, etwa eine Therapeutin mit eigener Praxis ohne Angestellte, die ihre Stunden für sich nachweisen will. Sobald eine zweite Person stempelt, braucht die Praxis Starter oder Pro.
Was Zeitflex in der Praxis übernimmt:
- Erfassung am Handy oder am Rechner, mit Protokoll jeder Änderung; dazu das Tablet am Empfang (Tarif dafür noch offen, siehe oben).
- Eigene Sollzeit je Teilzeitvertrag und Plus- und Minusstunden je Person.
- Überwachung der Minijob-Grenze; Hintergrund in der Hilfe Die Minijob-Grenze.
- Ab Starter: Zuschläge für Sonntag und Feiertag, Warnungen nach dem Arbeitszeitgesetz und ein Zugang für das Steuerbüro.
Was Zeitflex nicht übernimmt:
- Keine Lohnabrechnung. Zeitflex liefert die Stunden, abgerechnet wird beim Steuerbüro oder Lohnbüro.
- Keine Prüfung, ob Arbeitsverträge und Zuschläge in Ihrer Praxis richtig vereinbart sind. Die Verantwortung für vollständige und richtige Aufzeichnungen bleibt bei der Praxis als Arbeitgeber.
- Keine Patientenverwaltung und keine Anbindung an das Praxisverwaltungssystem.
Mehr zu den Branchen, für die Zeitflex gebaut ist, steht auf der Startseite unter Zeitflex für Arztpraxis und Therapie.
Zeitflex läuft 14 Tage mit vollem Tarifumfang, abgebucht wird in dieser Zeit nichts. Danach kostet Starter 1,49 € je aktivem Mitarbeiter und Monat zuzüglich Umsatzsteuer (Stand 23.10.2026).
Häufige Fragen
Muss auch eine kleine Praxis mit drei Angestellten die Arbeitszeit erfassen?
Ja. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) nennt keine Mindestgröße des Betriebs, die Pflicht gilt also schon für die erste Angestellte. Für Minijobberinnen kommt § 17 MiLoG hinzu: Beginn, Ende und Dauer müssen dort spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag aufgeschrieben sein und zwei Jahre aufbewahrt werden.
Reicht ein Stundenzettel auf Papier am Empfang?
Rechtlich ja, eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Das BMAS nennt in seinen Antworten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. In der Praxis scheitert Papier meist an Lücken: Nachträge aus dem Gedächtnis, fehlende Pausen, unleserliche Einträge. Prüfen Sie am Monatsende, ob jeder Tag vollständig ist, bevor das Blatt zum Lohnbüro geht.
Was kostet Zeiterfassung für eine Praxis mit fünf MFA?
Bei Zeitflex im Tarif Starter 7,45 € im Monat (5 × 1,49 €), im Tarif Pro 12,45 € (5 × 2,49 €), jeweils netto zuzüglich Umsatzsteuer und ohne Grundgebühr, Stand 23.10.2026. Der kostenlose Tarif Free gilt nur für eine einzelne Person und passt deshalb nicht für fünf MFA. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite.
Quellen
- Urteil: Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; Abruf 23.10.2026)
- Behörde: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, FAQ Arbeitszeiterfassung (Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, keine Formvorschrift; Abruf 23.10.2026)
- Gesetz: § 16 ArbZG (Abs. 2: Aufzeichnung der Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre)
- Gesetz: § 4 ArbZG (Ruhepausen: 30 Minuten bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden)
- Gesetz: § 17 MiLoG (Abs. 1: Aufzeichnung für geringfügig Beschäftigte bis zum siebten Kalendertag, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre)
- Gesetz: § 2 JArbSchG (Jugendlicher ist, wer 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist)
- Behörde: Minijob-Zentrale, Minijob mit Verdienstgrenze (Verdienstgrenze 603 € im Monat 2026, 43,38 Stunden beim Mindestlohn; Abruf 23.10.2026)
- Gesetz: § 8 SGB IV (Abs. 1a: Geringfügigkeitsgrenze aus Mindestlohn × 130 : 3)
- Behörde: Minijob-Zentrale, Magazin: Minijob und Mindestlohn 2026/2027 (Verdienstgrenze 633 € ab 01.01.2027; Abruf 23.10.2026)
- Anbieter: Zeitflex, Preise (Tarife Free, Starter, Pro, Jahreszahlung, Testphase; Abruf 23.10.2026)
- Zeitflex, Funktionen (Erfassungswege, Wand-Terminal mit PIN, 72 Stunden ohne Netz, Standort nur beim Stempeln; Abruf 23.10.2026)