Resturlaub verfällt am 31. März? Nur nach konkretem Hinweis des Arbeitgebers

Im Januar fragt die erste Person nach ihren Resttagen aus dem Vorjahr. Viele Inhaber antworten: „Die sind am 31. März weg." Das stimmt nur unter einer Bedingung, die in keinem Gesetzestext steht, sondern aus der Rechtsprechung kommt — und die Sie selbst erfüllen müssen. Dieser Beitrag zeigt, welche Bedingung das ist, wie ein Hinweisschreiben aussehen kann und was bei langer Krankheit und bei der Verjährung gilt.

Was im Gesetz steht

§ 7 Abs. 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) regelt die Befristung in drei Schritten. Erstens: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Zweitens: Übertragen werden darf er nur, wenn dringende betriebliche oder in der Person der Beschäftigten liegende Gründe das rechtfertigen. Drittens: Im Fall der Übertragung muss er in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden — daher der 31. März.

Eine Ausnahme regelt Satz 4: Wer im Eintrittsjahr die sechsmonatige Wartezeit nicht mehr erfüllt und deshalb nur Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 Buchstabe a BUrlG erwirbt, kann verlangen, dass dieser Teilurlaub ins nächste Kalenderjahr übertragen wird — ohne dass es auf dringende Gründe ankommt.

Der 31. März ist also nicht der Regelfall, sondern die Ausnahme. Ohne Übertragungsgrund endet das Urlaubsjahr am 31. Dezember. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 Abs. 1 BUrlG 24 Werktage; Werktage sind alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen.

Lange wurde § 7 Abs. 3 BUrlG so gelesen, dass nicht beantragter Urlaub zum Stichtag von selbst erlischt. Diese Lesart gilt nicht mehr.

Die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers

Am 6. November 2018 hat der Europäische Gerichtshof in der Rechtssache C-684/16 (Max-Planck-Gesellschaft) entschieden: Beschäftigte dürfen ihren Urlaubsanspruch nicht automatisch schon deshalb verlieren, weil sie keinen Urlaub beantragt haben. Untergehen kann der Anspruch nur, wenn der Arbeitgeber die Person tatsächlich in die Lage versetzt hat, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen — und das muss der Arbeitgeber beweisen. Der Gerichtshof betont, dass das für private Arbeitgeber genauso gilt wie für öffentliche.

Das Bundesarbeitsgericht hat das mit Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) in deutsches Recht übertragen. Seitdem gilt: Die Befristung nach § 7 Abs. 3 BUrlG greift nur, wenn Sie Ihre Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt haben. Das Gericht verlangt, dass der Arbeitgeber dies „konkret und in völliger Transparenz" sicherstellt. Die Erfüllung hat der Arbeitgeber darzulegen und im Streitfall zu beweisen.

Wichtig für den Alltag: Sie müssen niemanden in den Urlaub zwingen. Nach dem BAG besteht keine Pflicht, Beschäftigte dazu zu zwingen, den Anspruch tatsächlich wahrzunehmen. Verlangt wird, dass Sie auffordern und aufklären. Wer danach freiwillig und in Kenntnis der Folgen keinen Urlaub nimmt, verliert ihn — so formuliert es auch der EuGH.

Was im Hinweis stehen muss — und wann

Das BAG beschreibt einen Weg, auf dem der Arbeitgeber seine Obliegenheiten „regelmäßig zum Beispiel" erfüllen kann. Er besteht aus drei Teilen, die zusammengehören:

1. Die konkrete Zahl nennenTeilen Sie der Person zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mit, wie viele Arbeitstage Urlaub ihr in diesem Jahr zustehen.
2. Zum rechtzeitigen Antrag auffordernFordern Sie sie auf, den Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann.
3. Über die Folgen belehrenSagen Sie klar, was geschieht, wenn sie den Urlaub nicht entsprechend beantragt: Er verfällt am Ende des Kalenderjahres oder, bei einer Übertragung, am Ende des Übertragungszeitraums.

Was nicht reicht: Abstrakte Angaben im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Kollektivvereinbarung genügen nach dem BAG in der Regel nicht. Der Satz „Nicht genommener Urlaub verfällt nach den gesetzlichen Vorschriften" im Vertrag ersetzt den Hinweis also nicht. Der Hinweis richtet sich an die einzelne Person und nennt ihre Zahl.

Zum Zeitpunkt: Das BAG nennt den Beginn des Kalenderjahres als Beispiel, nicht als feste Frist. Entscheidend ist, dass zwischen Hinweis und Jahresende genug Zeit bleibt, den Urlaub auch wirklich zu nehmen. Ein Schreiben am 20. Dezember, das zwölf Resttage anmahnt, erfüllt diesen Zweck kaum. Wer im Laufe des Jahres einstellt, gibt den Hinweis sinnvollerweise mit dem Eintritt.

Zum Nachweis: Weil Sie die Beweislast tragen, sollte feststehen, wer den Hinweis wann erhalten hat — mit Datum und Namen, nicht nur als Rundmail ohne Empfangsnachweis.

Musterformulierung für das Hinweisschreiben

Die folgende Formulierung ist ein Beispiel und keine Rechtsberatung. Sie bildet die drei Bestandteile ab, die das BAG beschreibt. Passen Sie sie an Ihren Betrieb an; bei Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder vertraglichem Mehrurlaub lassen Sie den Text am besten fachkundig prüfen.

Der Satz über Resttage aus den Vorjahren hat einen Grund: Hat ein Arbeitgeber seine Obliegenheiten in einem früheren Jahr versäumt, kann er sie nach dem BAG für den Urlaub aus zurückliegenden Jahren im aktuellen Urlaubsjahr nachholen. Ohne diesen Nachtrag wächst der alte Rest Jahr für Jahr weiter. Der Hinweis muss sich dabei auf den konkreten Anspruch beziehen — deshalb nennt das Muster auch für die alten Tage ausdrücklich die Folge.

Welches Datum für die alten Tage gilt: Wurde der Rest wirksam übertragen, weil Sie im Vorjahr belehrt hatten und ein Übertragungsgrund bestand, ist es der 31. März. Ist der Rest nur deshalb noch da, weil im Vorjahr der Hinweis fehlte, tritt er nach dem BAG zum Anspruch des laufenden Jahres hinzu — dann gilt wie für den neuen Urlaub der 31. Dezember.

Rechenbeispiel mit den gesetzlichen Zahlen

Eine Beschäftigte arbeitet fünf Tage pro Woche und hat den gesetzlichen Mindesturlaub: 24 Werktage, umgerechnet 24 × 5 ÷ 6 = 20 Arbeitstage. Bis Ende 2026 hat sie 14 Tage genommen, 6 Tage sind offen. Je nach Lage des Betriebs ergibt sich:

Die dritte Zeile ist der teure Fall: Ohne Hinweis sammelt sich der Rest über Jahre, und beim Ausscheiden wird aus Urlaubstagen ein Geldbetrag.

Langzeiterkrankte: die Grenze von 15 Monaten

Wer lange krank ist, kann seinen Urlaub nicht nehmen — egal wie gut der Hinweis war. Für diese Fälle gilt eine eigene Grenze: Der Anspruch erlischt 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also mit Ablauf des 31. März des zweiten Folgejahres. Das BAG hat mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19) klargestellt, wann diese Grenze ohne Hinweis greift und wann nicht:

Praktisch heißt das: Wer im Januar die Hinweise verschickt, schützt sich auch für den Fall, dass jemand im Sommer dauerhaft ausfällt. Im entschiedenen Fall hatte der Kläger im Jahr 2014 noch gearbeitet und wurde erst am 1. Dezember 2014 voll erwerbsgemindert — sein Urlaub aus 2014 war nicht verfallen.

Verjährung: drei Jahre, aber erst ab dem Hinweis

Urlaubsansprüche unterliegen der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Person von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.

Der EuGH hat am 22. September 2022 (C-120/21) entschieden, dass sich ein Arbeitgeber auf die Verjährung nicht berufen kann, wenn er die Person nicht in die Lage versetzt hat, ihren Urlaub zu nehmen. Das BAG hat das mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) umgesetzt: Die Verjährung beginnt nicht zwangsläufig am Jahresende. Zusätzlich ist erforderlich, dass der Arbeitgeber die Person in die Lage versetzt hat, ihren Urlaubsanspruch tatsächlich wahrzunehmen.

Im laufenden Arbeitsverhältnis verfällt der Urlaub ohne Hinweis also nicht, und die Verjährung beginnt nicht. Die verbreitete Annahme „Nach drei Jahren ist ohnehin Schluss" trägt dort nicht.

Anders nach dem Ausscheiden: Endet das Arbeitsverhältnis, wird aus dem offenen Urlaub ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Dieser verjährt nach dem BAG (Urteil vom 31. Januar 2023, 9 AZR 456/20) in der Regel drei Jahre nach dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet — unabhängig davon, ob Sie vorher auf den Verfall hingewiesen haben. Vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen sind davon zu unterscheiden; ob eine solche Frist den Anspruch früher enden lässt, hängt von ihrem Wortlaut ab.

Was Zeitflex dabei übernimmt — und was nicht

Zeitflex ist eine Zeiterfassung mit eingebauter Lohnvorbereitung für kleine Betriebe in Deutschland. Ihre Leute stempeln im Handy-Browser, an einem Tablet am Eingang oder am PC; Zeitflex rechnet Pausen, Rundung und Zuschläge minutengenau, prüft die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und übergibt den fertigen Monat als DATEV- oder CSV-Datei an das Lohnbüro. Die Lohnabrechnung selbst macht Zeitflex nicht.

Für den Urlaub heißt das konkret:

• Die Zahl für den Hinweis: Die Karte „Urlaubskonten" unter Abwesenheiten zeigt Inhaber und Führung je Person Anspruch, genommene Tage, Rest und ein Verfallsdatum, mit Warnung bei knappem Rest. Im Browser sehen Beschäftigte ihre eigenen Anträge, ihren Resturlaub aber noch nicht; die Zahl für das Schreiben liefert deshalb die Karte „Urlaubskonten". Wie Zeitflex den Anspruch zwölftelt und zählt, steht in der Hilfe Urlaub beantragen und genehmigen.
• Den Hinweis mit Lesebestätigung verteilen: Eine Ankündigung mit „Lesebestätigung verlangen" hält fest, wer wann „Gelesen und verstanden" geklickt hat; nach der ersten Bestätigung lässt sich der Text nicht mehr ändern. Weil die Zahl persönlich ist, braucht jede Person eine eigene Ankündigung mit ihrer Zahl (Zielgruppe „Einzelne Personen", eine Person). Die Lesebestätigung ist ein zusätzlicher Nachweis, wer den Text wann gelesen hat — ob sie das unterschriebene Schreiben ersetzt, kann Zeitflex nicht zusagen. Details unter Ankündigungen mit Nachweis.
• Das unterschriebene Schreiben ablegen: Eine eingescannte Empfangsbestätigung gehört in die Dokumentenablage der Person. Achten Sie auf den Ordner, denn an ihm hängt die Löschfrist: Unter „Sonstiges" löscht Zeitflex drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem hochgeladen wurde, spätestens aber drei Monate nach dem Austritt der Person, wenn ihre Daten pseudonymisiert werden; bei „Verträge" und „Unterweisungen" bleibt die Datei über den Austritt hinaus, die Frist beginnt erst mit dem Ende des Austrittsjahres. Den Nachweis brauchen Sie oft erst beim Ausscheiden, also genau dann, wenn eine Datei unter „Sonstiges" schon gelöscht sein kann. Mehr unter Dokumente und Nachweise.

Was Zeitflex nicht tut:

• Den Hinweis erteilt Zeitflex nicht von selbst. Es verschickt keine Aufforderung und keine Belehrung; das bleibt Ihre Aufgabe.
• Das angezeigte Verfallsdatum ist fest der 31. März des Folgejahres. Zeitflex weiß weder, ob Sie belehrt haben, noch ob ein Übertragungsgrund vorliegt oder jemand langzeiterkrankt ist. Ob der Urlaub an diesem Tag tatsächlich verfällt, entscheidet die Rechtslage, nicht die Anzeige.
• Kein automatischer Übertrag des Rests ins Folgejahr.
• Heute zählt Zeitflex Kalendertage zwischen Von und Bis eines genehmigten Antrags, also auch Wochenenden; die Zählung in Arbeitstagen ist gebaut, aber noch nicht eingeschaltet. Prüfen Sie die Restzahl deshalb, bevor Sie sie in ein Schreiben übernehmen.
• Keine Rechtsberatung. Zeitflex warnt früh, entscheidet nicht.

Häufige Fragen

Quellen

• § 3 und § 7 Bundesurlaubsgesetz: § 3 BUrlG, § 7 BUrlG
• § 195 und § 199 BGB: § 195 BGB, § 199 BGB
• EuGH, Urteil vom 6. November 2018, C-684/16 (Max-Planck-Gesellschaft): Verfahren bei curia.europa.eu, Pressemitteilung Nr. 165/18
• BAG, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15: bundesarbeitsgericht.de
• EuGH, Urteil vom 22. September 2022, C-120/21: Verfahren bei curia.europa.eu
• BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 266/20 (Verjährung): bundesarbeitsgericht.de
• BAG, Urteil vom 31. Januar 2023, 9 AZR 456/20 (Verjährung der Urlaubsabgeltung): bundesarbeitsgericht.de
• BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022, 9 AZR 245/19 (Erwerbsminderung, 15 Monate): bundesarbeitsgericht.de